Als PDF downloaden - Haufe.de

durchblick
Auftragsklärung bei Prozessmoderation
unter der Oberfläche noch weitere „Baustellen“ existieren, die bislang tabuisiert wurden. Dann wird die Auftragsklärung
zur Konfliktmoderation innerhalb des Moderationsprozesses. Wenn Sie die Diskussion darauf
fokussieren, was allen gemeinsam ist, vor allem mit welchem Ziel alle einverstanden sind, dann kann die
Zielklärung trotzdem zügig gelingen.
4. „Woran erkennen Sie, dass das, was Sie vorhaben, wirklich gelungen ist?“
Dies ist eine visionsinduzierende Frage. Häufig wird der Auftraggeber durch diese Frage überrascht und mag
sogar für eine Weile in einen in Gedanken versunkenen Zustand verfallen, weil er über die Frage der Wirksamkeit
noch nicht nachgedacht hat. Vielleicht hatte er sich schon Erfolgsindikatoren überlegt, selten jedoch die
durch den Prozess veränderte Zukunft bewusst benannt. Wenn er die Frage beantwortet hat, haben Sie den
Auftrag so herausgearbeitet, dass Sie auf dessen Grundlage den Prozess erfolgreich zu gestalten beginnen
können.
5. „Wer sind die notwendigen Akteure?“
Die Anzahl der Akteure ist abhängig vom Ziel, das langfristig erreicht werden muss. Soll eine Entscheidung
herbeigeführt werden? Dann müssen die wichtigsten Beteiligten auf jeden Fall am Prozess teilnehmen, das
heißt die Meinungsführer oder Entscheider.
Geht es um Einbindung oder Abgrenzung? Einbindung verlangt einen von Anfang auf Konsens angelegten
Dialogprozess, während der Wunsch nach Abgrenzung andererseits Pointierung, Provokation, Überraschung
bedeutet.
Sollen Kontroversen ans Licht gebracht werden, um eine Richtungsentscheidung herbeizuführen, oder geht es
um die Schaffung einer gemeinsamen Vision? Oder sogar um ein intensives „Bonding“ für eine gemeinsame
Vision, also ein intensives Gruppenerlebnis?
Die Kernfragen an den Auftraggeber lauten also:
Wer muss unbedingt eingebunden werden? Welches sind die Kernakteure?
Wer wird durch das Ergebnis des Prozesses betroffen?
Wer könnte benachteiligt werden? Wer könnte begünstigt werden?
Wessen Kenntnisse, Wissen, Erfahrungen, Kontakte, sind wichtig für das Ziel, auch im Hinblick auf die spätere
Umsetzung der Ergebnisse? Das sind in der Regel: Kunden, Zulieferer, gesellschaftsrelevante Akteure,
Mitgestalter im politischen Prozess, Außenstruktur, Hilfskräfte.
6. „Wie sollen die Akteure eingebunden werden?“
Ist die Akteurslandschaft identifiziert, ist zu entscheiden, in welcher Weise sie eingebunden werden soll –
schon im Vorbereitungsprozess oder erst in der Veranstaltung selbst? Gerade im Vorbereitungsprozess ist es
wichtig zu klären, welche Einbindung in welcher Intensität sinnvoll ist. Denn die Überfrachtung mit zu vielen
Köpfen kann eine effektive Steuerung unmöglich machen.
Die Einrichtung einer Steuerungsgruppe kann für eine Strategieentwicklung des Gesamtunternehmens sehr
sinnvoll sein. Für eine Neustrukturierung einer Abteilung oder eine Konfliktmoderation eines Teams können
halbstrukturierte Interviews mit allen Beteiligten eine entscheidende Komponente für das Gelingen sein.
Dabei muss geklärt werden, wie stark die Steuerungsgruppe den Prozess mitgestalten können soll
und will: Soll sie nur über die wesentlichen Eckpunkt informiert werden und ansonsten in hohem
Maß an den Moderator delegieren? Oder soll sie engmaschig mitentscheiden?
14 wirtschaft + weiterbildung 02_2010
7. „Welche Kommunikationsstrukturen sind zieldienlich?“
Stehen die in die Vorbereitung einzubindenden Akteure fest, fragt sich: Wie soll wer wann mit
wem wie kommunizieren, damit effizient und effektiv entschieden und gestaltet werden kann.
Kurze Wege und möglichst umfangreich zu delegieren sind nützliche Entscheidungskriterien für
die Kommunikationsarchitektur. Zentral ist die Klarheit der Kommunikationswege und -regeln
– der Moderator wacht darüber, dass sie eingehalten werden.