Spezialgebiete der Fertigung

Effiziente Rechnungsbearbeitung in der Medizintechnik
Eine Lösung, die sich rechnet
Ordner, wohin das Auge reicht, und ständig kommen neue hinzu. Was tun, wenn sich im
Archiv die Papierberge stapeln? Gerade Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Aus-
und Eingangsrechnungen klagen häufig über Platznot. Eine traditionelle Rechnungsablage
in Papierform benötigt aber nicht nur viel Raum – auch der Dokumentenzugriff kostet zeit.
Eine solche Rechungsbearbeitung ist
damit wenig effizient. Zudem erlaubt
die Ordnerablage wenig Transparenz
in der Bearbeitung. Unternehmen
wie die Schwarzer GmbH stellen daher
auf automatisierte Rechnungsbearbeitung
um. Die Medizintechnik-Firma
entwickelt Geräte für die klinische Diagnostik
und fertigt diese in Serie. Die
Anwender der Messsysteme vertrauen
auf die Präzisionstechnik von Schwarzer
– und Schwarzer vertraut auf die
Rechnungseingangs-Workflow-Lösung
für Varial und auf das Archivsystem
Easy der Hetkamp GmbH.
zielsetzungen
Bisher hatte das Unternehmen die
Rechnungsbearbeitung manuell abgewickelt.
In diesem Punkt sah man
Handlungsbedarf. Auf die Lösungen
von Varial war man bereits aufmerksam
geworden – folglich wurde die
Hetkamp GmbH damit beauftragt, eine
Umstellung auf die papierlose Rechnungsprüfung
in die Wege zu leiten.
Ziel war eine Straffung der internen Geschäftsprozesse
und eine neue Transparenz
im Ablauf. Der Bearbeitungsstatus
einer Rechnung sollte künftig jederzeit
einsehbar sein. Ein weiterer Grund für
die Entscheidung zugunsten einer automatisierten
Rechnungsprüfung war der
Wunsch, Archivraum freizugeben. „Wir
haben nur einen Standort in München
und das Archiv hat derart viel Raum belegt,
dass wir Platz schaffen mussten.
Sonst hätten wir zusätzliche Räume anmieten
müssen“, sagt Markus Volk, Leiter
des Finanz- und Rechnungswesens.
Entlastung und Geldersparnis
Statt das Archiv ständig zu vergrößern,
wurde das Modul Rechnungseingangs-
Workflow für Varial (RWF-VARIAL)
implementiert, das von der Hetkamp
GmbH in Kooperation mit der IQUA-
DRAT AG entwickelt wurde. Das Sys-
tem verwaltet alle Informationen zur
Belegprüfung sowie den Beleg selbst.
Fazit
Das Modul wurde zügig und unkompliziert
installiert. Markus Volk fasst
zusammen: „Dank der kompetenten
Mitarbeiter der Firmen Hetkamp und
IQUADRAT klappte die Einführung problemlos.
Das System ist verständlich,
die Arbeit gestaltet sich simpel und
auch nachträgliche Änderungen lassen
sich leicht umsetzen.“ Die Anwender
seien mit der Bedienbarkeit der Lösung
sehr zufrieden. Mit der Einführung
konnten die gewünschten Ergebnisse
also vollständig erreicht werden. Die Effizienz
wurde gesteigert, Übersicht und
Transparenz geschaffen – und mittels
Digitalisierung gelang es, die lästigen
Papierberge im Archiv abzubauen. ó
Hetkamp gmbH, Borken
www.hetkamp-edv.de
6/2009 · MIDRANGE MAgAZIN
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