BMEnet Guide Mobilität 2009

5.2 Zuschüsse und Zuwendungen
� Es existieren umsatzabhängige Superprovisionen.
Diese stellen einen signifikanten Zugewinn für die
Reisebüros dar.
� Bei Flügen stellt die Provision zum Teil bis zu 3%
dar. Dies kann in einigen Fällen durchaus das
Buchungsverhalten der Reisebüros beeinflussen.
� Reisebüros können zudem Kickbacks für Vollzahler
und Business Class Tickets erhalten: Ein weiterer
Anreiz, nicht die günstigste Reise auszuwählen und
zu buchen.
� In diesen Fällen kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter
bessere Reisen, d.h. günstigere Reisen bei
identischer Leistung, finden als das Reisebüro.
Mögliche Lösungsansätze
� OBEs als Lösungsansatz:
� Eine selbst gepflegte OBE stellt zwar einen hohen
Arbeitsaufwand dar, dies ist jedoch in der
Regel mit einer hohen Adaptionsratequote verbunden.
� Das Ausblenden nicht zu buchender Airlines ist
möglich.
� Prioritäten bei Leistungsträgern können selbst
gesetzt werden.
� „Travel Policy Alerts“ können definiert und
automatisch ausgelöst werden.
� Um unkontrollierten Buchungen über das Internet
zu vermeiden, sollte die Nutzung der OBE in
der Reiserichtlinie vorgeschrieben werden.
� Eigene Raten nutzen
� Selbst verhandelte Rahmenabkommen sind für die
Reisebüros frei von Superprovisionen. Die Volumenboni
kommen dem eigenen Unternehmen zugute.
� Alle Aussagen und Angaben der Reisebüros sollten
vom Einkauf hinterfragt werden.
Grundsätzlich gilt auch hier: Durch Steuerung des
Volumens und Verhandlungsgeschick können Erfolge
erzielt werden.
5.3 Reisekostenabgleich für mehr Transparenz
� Überprüfung der Reisekostenabrechnungen und
der Kreditkartenabrechnungen repräsentieren eine
Möglichkeit mehr Transparenz zu erhalten.
� Reisekostenabrechnungen sind eine Angelegenheit,
die man in fast allen Fällen im eigenen Haus
behalten will.
� Abrechnungssysteme wie SAP oder „Reisekosten
Classic“ (DATEV) existieren.
� Kreditkartendaten liefern eine solide Basis – vor
allem in der Kombination aus Reisendenkarten und
Reisestellenkarten.
� Probleme bei der Auswertung der Daten sind insbesondere
mit dem Bereich „Hotel“ verbunden. So
stellen die abgerechneten Preise zumeist Kombipreise
aus Übernachtung, Parken und Bewirtung
dar. Weiterhin sind die Angaben für ein und dasselbe
Hotel oftmals unterschiedlich, z.B. „The
Dorchester“, „The Dorchester, London“ oder
„Dorchester, London“.
� So das Unternehmen bereits über SAP verfügt,
stellt das HR-Modul ein hilfreiches System für Reisekostenabrechnungen
dar. Ein Anschaffung nur
zum Zwecke der Abrechnung ist kostspielig und
sollte gründlich überdacht werden.
6 Meeting, Incentive, Convention, Event (M.I.C.E.)
6.1 Allgemeines
Im Bereich MICE finden in Deutschland jährlich
1,9 Mio. Veranstaltungen mit 91 Mio. Teilnehmern
und einem Umsatz von 58 Mrd. EURO statt. Dabei
werden 63.000 Veranstaltungsräume und 74 Mio.
Übernachtungen gebucht. Im Gegensatz zur klassischen
und prozessgetriebenen Dienstreise sind MICE-
Veranstaltungen objektspezifisch.
6.2 Entwurf eines MICE-Rahmenvertrages
Die BME-Fachgruppe „Einkauf von Reisedienstleistungen“
hat es sich zum Ziel gesetzt, einen Rahmenvertrag
für den Einkauf von MICE-Leistungen zu
erarbeiten. Dieser kann für solche Unternehmen von
Interesse sein, die einen gewissen Mindestumsatz bei
MICE haben. Für Unternehmen, die diesen Umsatz
nicht erreichen, ist der Aufwand, eine komplexe
MICE-Einkaufsstrukturen zu schaffen, prohibitiv.
§ 1 Vertragsgegenstand
� Vertrag zwischen Auftragsgeber (AG) und Auftragsnehmer
(AN)
� Mögliche Anlagen: Service Level Agreements
� Differenzierung: Rahmenvertrag und Einzelverträge
§ 2 Einzelverträge
� Einzelverträge für die einzelnen Bestellungen
� Trennung von Transport und Veranstaltungsleistungen
� Geschäftsbeziehung: AG – AN – Subkontraktoren
� Zuwendungen und Zuschüsse müssen weitergereicht
werden
� Änderungen und Abweichungen
� „Nicht erhebliche“ in Ordnung: Müssen genehmigt
werden
� Höhere Gewalt
� Sorgfältigkeit bei Auswahl Subkontraktoren: Hinweis
auf Risiken
� Kontrolle bei Stornos: Wiederverkauf und Kontrolle,
ob unbesetzt
§ 3 Haftung Gewährleistung
� „Kaufmännische Haftung“ für Erbringung der Leistung
– auch für betraute Mitarbeiter und Subkontraktoren
� Haftungsbeschränkung: x-fache des Leistungsentgeltes
solange keine grobe Fahrlässigkeit
� Keine Haftung des AN für lediglich „vermittelte“
Dienstleistungen
� Leistungserbringung durch AN entsprechend den
Zusicherungen
� „Nachbesserungen / Abhilfe“ bei unzureichender
Leistung
� AG kann fordern
� AN kann Abhilfe schaffen oder diese bei „unverhältnismäßigem
Aufwand“ bei vermindertem Leistungsentgelt
verweigern
� Kündigung von Einzelverträgen bei unzureichender
Leistung möglich
� Schadenersatz kann gefordert werden – unabhängig
von Leistungsminderung
� Haftung nach §701 BGB bleibt unberührt
§ 4 Geheimhaltung / Datenschutz
� Vertraulichkeit ist – soweit nicht anders vereinbart
– vorausgesetzt
� Alle Rechte an den Daten verbleiben beim AG
� Exklusivitätsklausel
§ 5 Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung
� AGUN erhält alle Rechnungen als Empfänger
(Kontrolle über Subkontraktoren)
� Nutzung von Corporate Meeting Cards
§ 6 Laufzeit und Kündigung
� Unbefristet ABER Preislaufzeit
� Fristlose Kündigungen erlaubt
� Kündigung Rahmenvertrag wirkt sich nicht auf
Einzelverträge aus
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