BMEnet Guide Mobilität 2009

Bei der Instandhaltung stellt sich die Frage ob offene
oder geschlossene Wartungsverträge vereinbart
werden sollen. Bei der Wahl eines offenen Wartungsvertrages
ist einerseits mit der Ablehnung des
Besuches einer tendenziell günstigen Werkstattkette
durch das Management zu rechnen. Andererseits
können sich Probleme beim vereinbarten Rückkaufwert
ergeben. Der Vorteil einer Werkstattkette liegt
in der Möglichkeit, einen deutschlandweit einheitlich
organisierten Ansprechpartner zu haben. Der Besuch
einer solchen Kette sollte unbedingt im Vertrag geregelt
werden. Bei nachträglichen Einbauten wie z.B.
Russfiltern können über die Ketten Einsparungen realisiert
werden. Um Probleme mit dem Rückkaufwert
bei der Rückgabe zu vermeiden, sollte die Zustimmung
des Herstellers eingeholt werden. Unter Umständen
kann bei der Wahl einer Werkstattkette die
zum Konzern des Herstellers gehört diese Problematik
umgangen werden.
Fragen des Sonderzubehörs und die Zahlungsmodalitäten
sind in der Car Policy genau festzulegen. Es ist
zu berücksichtigen, dass ungewöhnliche Ausstattungen
zu einer Wertminderung zum Laufzeitende führen
können.
In Deutschland existieren zwei große Tankstellennetze.
Von beiden sind Tankarten im Umlauf. Allerdings
ist die Nutzung nur einer Tankkarte ausreichend.
Es ist ratsam den Tankkartenvertrag direkt
mit dem Mineralölkonzern abzuschließen. Der Abschluss
über die Leasinggesellschaft führt dazu, dass
die Rabatte bei dieser verbleiben und nicht an den
Leasingnehmer weitergegeben werden.
Ein weiterer interessanter Punkt ist die Frage des
Zahlungszieles. Der Leasinggeber möchte eine möglichst
frühzeitige Zahlung, der Leasingnehmer möchte
möglichst spät bezahlen. In der Regel wird man
sich in der Mitte treffen. Häufig wird eine Abrechnung
zum Ende des Monats erstellt. Diese wird im
Laufe des Folgemonates beglichen.
Im Umgang mit den Rädern kristallisiert sich folgendes
Vorgehen als üblich heraus:
� Diese sind ein relevanter Kostenblock
� Keine Ganzjahresreifen („Fahren im Sommer wie
im Winter schlechter.“)
� Bei Abgabe des Kfzs die Winterräder in den Kofferraum
und mit abgeben
� Selten Second Brand Räder
� Zumeist Alufelgen. Diese sind in den letzten Jahren
stetig verbessert worden und benötigen keine Radkappen.
� Winterräder gleich mitbestellen. Somit ist die Eigentümerfrage
geklärt.
Der Aufzug der Winterreifen sollte entweder in einem
festgelegten Zeitraum zentral gesteuert erfolgen
oder in die Verantwortung des Fahrers übertra-
gen werden. Im zweiten Falle ist jedoch ein besonderes
Vertrauen nötig! Es sollte auch hier ein Zeitraum
vorgegeben werden, innerhalb dessen der Wechsel
stattfinden muss. Das Unternehmen / der Fuhrparkleiter
darf auch in diesem Zusammenhang die Halterhaftung
nicht aus dem Auge verlieren.
Die Auswahl der Lieferantenstruktur (single-dualmultiple)
sollte frühzeitig erfolgen und im Ausschreibungsprozess
berücksichtigt werden. Grundsätzlich
sind unterschiedlichste Lösungen denkbar
und möglich. Ist lediglich ein Partner gewünscht, so
könnte der Ausschreibung bspw. der Hinweis voranstehen,
so zu bieten, dass man den gesamten Auftrag
erhält.
Da der Ausschreibungsprozess 7 bis 8 Monate beansprucht
sind jährliche Ausschreibungen problematisch.
Zu Überprüfung der Vorteilhaftigkeit des bestehenden
Vertrages ist es sinnvoll Quick-Checks
durchzuführen.
3.4 Erkenntnisse und Empfehlungen bei
Ausschreibungen
Es wird empfohlen, die Ausschreibungsgrundlagen,
die Zusammensetzung des Fuhrparks und weitere
Rahmenbedingungen möglichst detailliert zu kommunizieren:
Dazu gehören:
Anzahl Kfz
� Anzahl Neukauf pro Jahr
� „Kernfahrzeuge“
� Anteile Marken
� Anteile Modelle
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� Laufzeiten
� Laufleistungen
� Car Policy
� Wie sieht sie aus (Plan) und wie wird sie gelebt (Ist)?
� Marken und Modelle
� Kaufpreise
� Total Cost of Ownership
� Sonderausstattung
� Gewünschtes Logistikkonzept (Übergabe, Abholung aber auch z.B. bei Winterreifen)
� Einbauten nach Werk, falls nötig
� „Komfortextras“: Netze, Navigationssysteme, etc. (zumeist problemfrei, wenn 100% rückrüstbar)
� „Funktionsextras“: Kastenwägen, Werkzeugregale, Werbebeschriftung
� Vertragsbeginn
� Zulassung?
� Übergabe? (Was passiert bei Verzögerungen der Übergabe)
� Versicherung (maßgeschneiderte Angebote für Leasing existieren zwar bereits – Aber: Versicherung aus dem
Paket herauszunehmen und gesondert auszuschreiben kann gute Einsparungen bringen)
� Rückgaberegelungen
� Eigene Aufbereitung? Spart Geld, wenn Kapazität vorhanden
� Pauschale denkbar – Anbieter profitiert auch: Keine Diskussion mehr, ob bei der Endabnahme noch ver-
sucht wird Profit herauszuschlagen
� Betreuerteam auf Anbieterseite (Größe, Struktur und Background)
� Zahlungsziele (kann allerdings separat eingepreist werden)
� Reifen
� Runflat – viel teurer als Reserverad: Bei Plattem viel höhere Kosten
� Ganzjahresreifen: Winter und Sommer schlechter und gefährlicher. Einhellige Meinung: fast immer unsinnig
� Logistikkonzept (Wann, wo und wie wechseln?)
� Preisbindung – begrenzt relevanter Punkt, da sie mit dem ersten Modellwechsel ausgehebelt wird.
� Weiche Ausschreibungsfaktoren zu Struktur, Kooperation, etc. die in Freitextfeldern angegeben werden
können.
� Diese qualitativen Faktoren zeigen die Dienstleistungsbereitschaft der einzelnen Anbieter und liefern eine
gute Grundlage für das spätere Verständnis der Dienstleistungsbeziehung.
� So können z.B. Billigangebote, die auf lange Sicht hohe Prozesskosten mit sich bringen, besser als solche
identifiziert werden.