BMEnet Guide Mobilität 2009
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Gleichzeitig sollten Rahmenvereinbarungen mit Leasinggesellschaften/-banken<br />
über die Leasingbedingungen<br />
abgeschlossen werden. Diese gesonderten<br />
Vereinbarungen mit den Leasinggebern sind ab einer<br />
gewissen Flottengröße möglich und sollten immer<br />
den Standardleasingbedingen vorgezogen werden.<br />
Auf Basis der bestehenden Vereinbarungen erfolgt<br />
dann die Bestellung des Fahrzeuges, welche in vielen<br />
Fällen eine Beratung (auch datentechnisch möglich)<br />
des Fahrers voraussetzt. Nach Lieferung des Pkw an<br />
den Nutzer setzt sich die „Fahrerdirektkommunikation“<br />
über die gesamte Pkw-Laufzeit fort und beinhaltet<br />
u.a. nachstehende Bereiche: Überbringung des<br />
Pkw, Tankkartenservice, Versicherungsservice, Schadensabwicklung,<br />
Info Werkstatt, Pkw-Aufarbeitung<br />
bei Rückgabe. Wurde nur Finanzleasing über den<br />
Leasinggeber geordert, fällt auch noch die Prüfung<br />
der Werkstattrechnungen für Instandhaltung/Reparatur<br />
an. Gleichzeitig zu den oben geschilderten Serviceleistungen<br />
müssen die Dienstleistungen hinsichtlich<br />
der anfallenden Leistungen/Kosten im Rechnungswesen<br />
abgebildet werden; dieser Aufwand<br />
wird in der Regel häufig unterschätzt.<br />
3.2. Kommunikationszubehör<br />
Intern - Extern �<br />
Zusatzausrüstungen wie Mobiltelefoneinrichtungen<br />
mit Freisprechanlage (ggf. Bluetooth-gesteuert) oder<br />
auch GPS-gesteuerte Navigationssysteme bis hin zu<br />
mobilen Büroeinrichtungen (Laptop, Fax, Internetverbindung<br />
etc.) können in unterschiedlichen Kombinationen<br />
und Ausführungen fabrikatsabhängig z.T.<br />
bereits ab Werk, über den Fabrikatshändler oder<br />
nachträglich auch über spezialisierte dritte Anbieter<br />
für das Fahrzeug bestellt bzw. eingebaut werden. Bei<br />
werkseingebauten Modulen ist zu beachten, dass solches<br />
Sonderzubehör vom Leasinggeber Abschreibungs-/Restwertseitig<br />
unterschiedlich behandelt werden<br />
kann und somit die Leasingrate beeinflusst. Bei<br />
Nutzung solcher Module über die geplante Nutzungsdauer<br />
des Fahrzeugs hinaus ist es sinnvoll, diese<br />
Module nachträglich in das Fahrzeug einzubringen<br />
und vor Rückgabe/Verwertung für ein Folgefahrzeug<br />
wieder auszubauen.<br />
3.3. Sondereinbauten<br />
Intern - Extern �<br />
Hierzu zählt man individuelle nachträgliche Einbauten,<br />
die für die meist gewerbliche Nutzung des jeweiligen<br />
Fahrzeugs notwendig sind. Es handelt sich<br />
hier meistens um Werkstatt- und Werkzeugeinrichtungen<br />
(z.B. ADAC-Pannenfahrzeug), Einrichtungen<br />
für Muster oder Kollektionen (Schuh- oder Bekleidungsindustrie)<br />
oder auch besondere Vorrichtungen<br />
für spezielle Transportaufgaben (Personenschutz,<br />
Spezial- oder auch Gefahrguttransporte). Hier ist jeweils<br />
im Vorfeld mit dem Leasing-Provider zu klären,<br />
in welchem Umfang Fahrzeug und Sondereinbauten<br />
für die wirtschaftliche Nutzung bewertet und abgeschrieben<br />
werden, sowie welche Vertragsart sinnvollerweise<br />
angewandt werden kann.<br />
B. Verwaltung<br />
1. Zulassung<br />
Intern - Extern �<br />
Die Neuzulassung der Firmenfahrzeuge wird in der<br />
Regel durch das Autohaus oder durch einen externen<br />
Zulassungsdienst veranlasst. Wichtig ist hierbei die<br />
entsprechende Überlassung von Legitimationen (Vollmachten,<br />
Kopie des HR-Auszuges, Deckungskarten<br />
der Versicherungsgesellschaft, Nachweis für Einzugsermächtigung<br />
der Kfz-Steuer u.ä.) für eine Zulassung.<br />
2. Fahrzeugübergabe<br />
Intern - Extern �<br />
Die Fahrzeugübergabe kann durch das Autohaus<br />
oder durch einen externen Dienstleister erfolgen. Sofern<br />
der Fahrer nicht bereits Kenntnisse über die Bedienung<br />
des Fahrzeugs hat, muss er vor Übernahme<br />
in alle Funktionen (z.B. Audio- und Navigationssystem,<br />
Bedienelemente, Sicherheitseinrichtungen etc.)<br />
eingewiesen werden. Vorteilhaft ist ebenfalls, dass<br />
begleitende Nutzungsunterlagen (Tankkarte, Full-<br />
Service Unterlagen, Versicherungsnachweis etc.) bei<br />
Übergabe/Übernahme des Fahrzeugs ebenfalls bereits<br />
ausgehändigt werden können.<br />
3. Fahrerberatung<br />
Intern (�) Extern �<br />
Für den Nutzer sollte eine „Hotline“ eingerichtet<br />
sein, bei der er in Fragen der Fahrzeugnutzung von<br />
der technischen bis hin zu personalrechtlichen Fragen<br />
Hilfestellung und Informationen erhalten kann.<br />
4. Dienstwagenordnung<br />
Intern � Extern (�)<br />
Die Car Policy muss durch das Unternehmen (Fahrzeughalter)<br />
grundsätzlich selbst entwickelt werden<br />
und den Voraussetzungen und Bedingungen, unter<br />
denen die Firma ihren Mitarbeitern ein Dienstfahrzeug<br />
überlässt, Rechung tragen. Wegen der komplexen<br />
rechtlichen und Unternehmensindividuellen<br />
Lage ist eine ergänzende (Rechts-)Beratung durch<br />
Dritte, wie z.B. Leasinggeber, professionelle Fuhrparkmanagement-Unternehmen<br />
und -Provider empfehlenswert.<br />
5. Wartung, Inspektionen, Reifenwechsel<br />
Intern - Extern �<br />
Die Wartungsintervall-Vorgaben sowie die unterschiedlichen<br />
Inhalte und Umfänge der regelmäßig<br />
auszuführenden Wartungsmaßnahmen der Automobil-Hersteller<br />
und -Importeure sind für den Nichtfachmann<br />
schwer kontrollierbar. Sach- und fachkundiges<br />
Personal in der Rechnungsprüfung und -bearbeitung,<br />
wie es von entsprechenden Fuhrpark-<br />
Providern vorgehalten wird, bezahlt sich vor dem<br />
Hintergrund der möglichen Einsparungen (durchschnittlich<br />
bis zu 30%) quasi mindestens von selbst.<br />
Gleiches gilt für Reifenersatz und Reifenwechsel, da<br />
die möglichen Kombinationen von Reifenmarken,<br />
-größen, -ausführungen und -preisen für den Laien<br />
zu einem nahezu undurchdringlichen Dschungel werden.<br />
6. Rechnungswesen<br />
Intern - Extern �<br />
Das Prüfen und Buchen von Einzelrechnungen bzw.belegen<br />
sollte von einem externen Dienstleister wie<br />
z.B. dem Leasinggeber durchgeführt werden, so dass<br />
intern nur noch das Buchen von konsolidierten Sammelrechnungen<br />
auf entsprechende Kostenstellen erfolgt.<br />
Das gleiche gilt auch für das Zahlen von Rechnungen.<br />
7. Stammdatenverwaltung<br />
Intern - Extern �<br />
Die Erfassung und Verwaltung von Fahrzeugstammdaten<br />
in DV-Systemen ist eine wesentliche Voraussetzung<br />
zur Steuerung von Fuhrparks. Hier werden<br />
die wesentlichen Daten des Fahrzeugs, der Nutzer<br />
und deren Unternehmensbereiche, der geplanten<br />
Laufzeit und Kilometerleistung, der Lieferanten und<br />
ggf. auch der Provider festgehalten und ausgewertet.<br />
Die zu den Fahrzeugen zugebuchten „Betriebskosten“<br />
führen zu einem erweiterten und aussagefähigen<br />
Reporting. Bereits bei Flotten mit mehr als<br />
ca. 30-50 Fahrzeugen erscheint es sinnvoll, die Systeme<br />
von externen Providern zu nutzen.<br />
8. Reporting und Monitoring<br />
Intern - Extern �<br />
Um eine Fahrzeugflotte sinnvoll und effektiv zu<br />
steuern, müssen Einzelfahrzeuge im Verhältnis zur<br />
Gesamtflotte regelmäßig nach Abweichungen im<br />
Soll-/Ist-Kostenbereich der fixen und variablen Betriebskosten<br />
ausgewertet und bewertet werden.<br />
Gleiches gilt für den Bereich der Soll-/Ist-Kilometer,<br />
sowie den Soll-/Ist-Kostenbereich der Tankdaten. Nur<br />
wenn alle Daten zeitnah und korrekt geführt werden,<br />
ist es möglich, „Ausreißer“ oder auch sog.<br />
„schwarze Schafe“ zu identifizieren und korrektive<br />
Maßnahmen einzuleiten.<br />
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