KÜCHENPLANER Ausgabe 12-2019

Betriebsführung
Expertenbeitrag von Volker Schmidt, SEB Steuerberatung
Die Fallen der Digitalisierung
rechtzeitig erkennen
Die Digitalisierung hat für den Küchenhandel positive Aspekte, birgt aber auch
konkrete Risiken. Volker Schmidt von der SEB Steuerberatung weist auf zwei Digitalfallen
hin, die unter Umständen teuer werden können und die durch neue Gesetze
und Verordnungen entstanden sind – und er beschreibt, wie man vermeiden kann,
in sie hineinzutappen.
Die Digitalisierung birgt gerade für die Küchenbranche
große Potenziale. Die Planung kann individueller
und anschaulicher gemacht werden. In der Abwicklung
lassen sich Vorgänge automatisieren. Neue Vertriebskanäle
öffnen sich, und die Küche selbst wird
intelligenter. Doch wie so oft im Leben gehen diese Vorteile
auch mit einer Reihe von Risiken einher. Risiken,
die für den einzelnen Küchenhändler richtig teuer werden
können. Zwei dieser neuen Digitalrisiken lassen
sich leicht vermeiden – wenn man sie denn kennt.
Risiko 1: Systemwechsel in der Buchführung
Das erste Risiko liegt in einem Vorgang, zu dem die
meisten Unternehmer grundsätzlich schon ein zwiespältiges
Verhältnis haben dürften: in der Betriebsprüfung.
Bei Unternehmen haben die Finanzämter
ohne weitere Voraussetzungen das Recht, Außenprüfungen
vorzunehmen, um die Korrektheit der steuerlich
relevanten Vorgänge sicherzustellen. Es liegt in
der Natur der Sache, dass Betriebsprüfer des Finanzamtes
eher mit dem Interesse in ein Unternehmen gehen,
Abweichungen zu finden, als dass sie das Unternehmen
entlasten wollen. Doch das war schon immer
so. Ein Betriebsprüfer im Haus war noch nie die pure
Freude für den Unternehmer. Wo liegt nun also das Digitalisierungsproblem?
Früher hatte der Betriebsprüfer
Zugang zur Buchführung und zu den Bankunterlagen.
Heute reicht das nicht mehr, denn die Art, wie
Küchenstudios arbeiten, hat sich geändert. Durch Gesetz-
und Verordnungsänderungen ist also neuerdings
der Ablauf zu beschreiben, wie die Zahlen der Buchführung
zustande kommen. Den Umfang der Buchhaltungsunterlagen
hat der Gesetzgeber dabei erweitert.
Als maßgeblich gelten schon seit einiger Zeit die
Unterlagen und vor allem Programme, mit denen die
betriebswirtschaftlichen Prozesse im Küchenhandel
abgebildet werden, also im Wesentlichen die Planungsprogramme,
die eventuell daran anschließenden Warenwirtschaftsprogramme,
die Montagepläne oder die
Fakturierungssoftware.
Unterschiedliche Zahlen
in unterschiedlichen Systemen
Der Prüfer macht nun Folgendes: Er gleicht die Angebote
aus der Planungssoftware mit den Umsätzen in der
Buchhaltung ab. Maßgebend sind für ihn die Angaben
der Software. Ist zwischen den Planungs- und Buchhaltungssystemen
alles identisch, hat das Küchenstudio
kein Problem. Doch in der Realität ergeben sich häufig
größere Unterschiede. Zum Beispiel, wenn Rabatte eingeräumt
werden, die dann in der Software nicht mehr
vermerkt werden. Oder wenn Angebote überschrieben
werden. Diese Praxis ist durchaus gängig. Der Händler
nutzt ein altes Angebot, das zu keinem Kaufvertrag geführt
hat, um einem Neukunden ein Angebot zu unterbreiten.
Die alten Daten werden durch neue Daten er-
Foto: SEB
Volker Schmidt und die SEB Steuerberatung
Volker Schmidt ist nicht nur Steuerberater und Vereidigter
Buchprüfer – er ist ebenfalls Fachberater für Unternehmensnachfolge
und für die Umstrukturierung von Unternehmen
sowie Datenschutzbeauftragter insbesondere für
den Küchenhandel. Die SEB Steuerberatung beschäftigt 50
Mitarbeiter und ist seit 1990 auf den Kücheneinzelhandel
spezialisiert. Derzeit betreut die Beratungsgesellschaft
rund 80 Kücheneinzelhandelsunternehmen unterschiedlicher
Größen mit diversen Verbandszugehörigkeiten. Die
persönliche Betreuung hinsichtlich betriebswirtschaftlicher,
steuerrechtlicher, buchhalterischer und datenschutzrechtlicher
Fragen steht dabei im Vordergrund.
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