KÜCHENPLANER Ausgabe 12-2019

setzt. Nach neuerer Definition kann die Buchhaltung
so nicht mehr ordnungsgemäß sein. Für einen Außenstehenden
ist es nun unmöglich, die Gesamtzahl der
Angebote festzustellen, bzw. Angebote und Verträge
zu vergleichen. Alle Details, bei denen Software und
Buchführung Divergenzen aufweisen, müssen im Detail
nachvollziehbar gemacht werden – was im Einzelfall
sehr schwierig sein kann. Gelingt dies nicht zur
Zufriedenheit des Finanzamtsprüfers, wird er im günstigsten
Fall wegen der Unsicherheiten Umsatz und Gewinn
schätzen. Im schlechtesten Fall, also bei großen
Abweichungen, müssen eventuell sogar Steuerstrafverfahren
eingeleitet werden.
Keine alten Angebote überschreiben
Beides sind keine schönen Szenarien, und so gilt es,
diese zu vermeiden. Und zwar durch größere Sorgfalt
bei der Nutzung der Daten im Planungs- und Kundenrechnungsprogramm.
Diese Daten müssen über 10
Jahre gesichert und lesbar sein. Programmbeschreibungen
und -einstellungen sind ebenso lange vorzuhalten.
Außerdem sollte unbedingt darauf geachtet
werden, dass die Daten aus der Planungssoftware mit
den Buchungen in der Buchhaltung übereinstimmen.
Die Praxis, alte Angebote für neue Kunden zu überschreiben,
muss unbedingt vermieden werden – darauf
sollten Küchenstudioinhaber ihre Verkaufsmitarbeiter
in Schulungen nachdrücklich hinweisen.
Kücheneinzelhändler sind darüber hinaus angehalten,
eine Verfahrensbeschreibung bereitzustellen, mit
der erklärt wird, wie die Zahlen in die Buchhaltung
kommen. So sollen die Betriebsprüfer Schwachstellen
identifizieren können. Über den Sinn solcher Beschreibungen
kann man streiten. Fakt ist aber, dass sie häufig
fehlen – und das kann wiederum zur Schätzung
von Umsatz und Gewinn führen. Um das zu umgehen,
sollten Küchenstudios die Beschreibung unbedingt bereithalten:
Wesentlich ist in diesem Zusammenhang
der Wareneingangsfluss (von der Bestellung bis zur
Auslieferung an den Kunden) und der Umsatzprozess
(vom Angebot bis zur Reklamationsabwicklung). Da
diese Verfahren im Kücheneinzelhandel vielfach sehr
ähnlich sind, sollte der Handel hier auf Vervielfältigung
und Anpassung setzen.
Risiko 2: Verletzung von Datenschutzvorschriften
Die meisten Unternehmen werden sich noch erinnern:
Am 25. Mai 2018 trat die neue Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) in Kraft. Die Verunsicherung war
groß. Jeder redete darüber. Und wie beim Millenniumswechsel
wurde mit dem Stichtag der Zusammenbruch
der Weltwirtschaft erwartet, bzw. bei den eher realistisch
veranlagten Menschen eine riesige Abmahnwelle.
Und was passierte? Nichts. Nach und nach ebbte das
Interesse an dem doch eher trockenen Thema ab und
während große Unternehmen ihre Abläufe DSGVOkonform
gestalten ließen, war das Thema gerade bei
kleineren Unternehmen schnell vergessen. Die Ruhe
jedoch trügt: Kürzlich wurde in den Medien über ein
Bußgeld von 14,5 Mio. Euro berichtet. Die Datenschutzbehörden
haben sich fachlich und personell konsolidiert
– und der Bußgeldkatalog sieht happige Strafen
selbst für kleinere Vergehen vor.
Datenschutz ist Chefsache
Doch auch hier kann entgegengesteuert werden. Zunächst
zur Zuständigkeit: Datenschutz ist Chefsache.
Gerade in kleinen Unternehmen, in denen kein Datenschutz-Beauftragter
notwendig ist, ist der Unternehmer
für Risiken, die sich aus der Datenverwaltung ergeben,
verantwortlich. Und was sollte er tun? Zunächst
die betreffenden Daten identifizieren: Im Kücheneinzelhandel
sind die wesentlichen Risiken bei den Kundendaten
und den Daten der Mitarbeiter zu sehen.
Wurde zum Beispiel ein Kreditantrag mit der neuen
Küche gestellt, sind damit sensible Daten des Kunden
(Lohnbescheinigungen oder Ähnliches) gespeichert.
Wird nun der Rechner zum Beispiel gehackt, kann das
teuer werden. Gleiches gilt für Mitarbeiterunterlagen,
wie zum Beispiel Krankenakten. Diese beiden Personengruppen
sind es, die entsprechende Anfragen stellen
können – und dies gegebenenfalls auch werden.
Ein vorausschauender Unternehmer sollte daher Verfahrensanweisungen
erstellen, wie er mit Kunden- und
Mitarbeiterdaten umgeht und wie diese im Unternehmen
geschützt sind. Wo sind die Daten gespeichert, wie
lange sind sie gespeichert, wann werden sie gelöscht,
wie sind die Datenträger geschützt? Das sind die Fragen,
die in diese Beschreibungen hineingehören. Auch
Meldepflichten muss nachgegangen werden. Gab es
ein Datenleck, muss dieses innerhalb von bestimmten
Fris ten gemeldet werden. Es würde den Rahmen sprengen,
auf alle Feinheiten der neuen DSGVO einzugehen.
Wichtig ist: Wenn das Küchenstudio erst einmal angefangen
hat, die Prozesse zu beschreiben, werden sich
die Schwachstellen schnell zeigen. Und wenn diese
Schwachstellen eliminiert sind und man auf Nachfrage
ein Verarbeitungsverzeichnis vorlegen kann, sind
wichtige Bußgeldrisiken aus der neuen DSGVO schon
ausgeschaltet.
Maßnahmenpläne
Maßnahmenplan aufgrund der neuesten Gesetze und Verordnungen
bei:
1. Betriebsprüfungen
• Rechnungsausgang über eine Schnittstelle automatisiert
in die Buchhaltung übertragen.
• Anweisung über den Umgang mit Planungen und Angeboten
schreiben. Die Mitarbeiter unterrichten und die
Unterweisung einmal im Jahr wiederholen.
• Verfahrensdokumentationen erstellen:
• Für den Wareneingangsfluss.
• Für den Umsatzprozess.
2. Datenschutz
• Verarbeitungsverzeichnis erstellen für den Umgang mit
Kundendaten.
• Verarbeitungsverzeichnis erstellen für den Umgang mit
den Daten der Mitarbeiter.
• Mitarbeiter unterweisen und dies dokumentieren.
• Dokumentieren, wie mit einer Datenschutzpanne umgegangen
wird, sodass bei Auftreten schnell und richtig reagiert
werden kann.
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