MEDorganizer - MEDI Deutschland

MEDItimes Praxisteam
Wie wird die Post schnell
und reibungslos erledigt?
In jeder Arztpraxis spielt sich jeden
Tag der Vorgang „Post machen“ ab.
Manchmal werden die dazu gehörigen
Tätigkeiten effizient gestaltet,
in vielen Fällen allerdings nicht. Ein
paar Tipps rund um die Poststapel der
Eingangspost.
Der Posteingang sieht in einer Arztpraxis
meist noch so aus, dass der Briefträger
klingelt und die Post abliefert. Viele Praxis–Briefkästen
sind für die Stapel von
Zeitschriften, Werbebroschüren und Briefen
nämlich zu klein bemessen. Wenn
die Post sowieso im Lauf der Vormittagssprechstunde
kommt, macht diese
Störung meist keine größeren Probleme.
Für andere Praxen ist ein Postfach vielleicht
die bessere Lösung.
Den Postberg abtragen
Wenn nur halb so viel Post wie bisher in
der Praxis ankommt, braucht man auch
weniger Zeit, um die Post zu sortieren,
Umschläge zu öffnen und unnötigen
Papiermüll zu entsorgen.
Es wäre natürlich geschickt, wenn
Schriftverkehr mit Kollegen und Kassen
möglichst in elektronischer Form erledigt
werden könnte. Aber das bleibt in den
meisten Praxen wohl noch eine Zeitlang
ein Wunschtraum. Viel versprechend und
schnell umsetzbar ist dagegen das gezielte
Verweigern unerwünschter Zeitschriften
und Werbesendungen: Mit dem Vermerk
„Annahme verweigert – zurück“ in den
nächsten Briefkasten. Besonders hartnäckigen
Werbesendungen entkommt man
angeblich, indem man die unerwünschten
Werbepostumschläge mit ein paar
zusätzlichen Ballastblättern füllt, sodass
für den Empfänger (den ursprünglichen
Sender also) ein Nachporto fällig wird.
Freundlichere Naturen zeigen mit ihrem
Eintrag in die Robinsonliste (www.direkt
marketing­info.de/robinson.html), dass
sie es vorziehen, so viel Werbepost wie
Robinson Crusoe zu erhalten.
„Post machen“ –
was umfasst das?
In den meisten Praxen wird die Aufgabe,
„Post zu machen“, an eine Arzthelferin
delegiert – eine vernünftige Entscheidung,
wenn Ärzte dadurch tatsächlich entlastet
werden. Voraussetzung dafür sind gute
Absprachen. Unter „Post machen“ kann
man nämlich sehr unterschiedliche Tätigkeiten
verstehen: Manche Arzthelferinnen
bereiten Vorgänge aus der Post bereits
bis zur Unterschriftsreife vor, andere legen
den Stapel ungeprüft auf den Arztschreibtisch,
nachdem sie in den eingehenden
Zeitschriften geblättert haben. Die Entscheidung
und Erklärung, welches Vorgehen
gewünscht ist, sollte Chefsache sein.
Was gehört in Ihrer Praxis
zum Posteingang?
• Zu welchem Zeitpunkt soll Ihnen die
Post vorliegen? Wollen Sie die Mittagspause
mit dem Blättern der Post oder
vielleicht doch mit einem Spaziergang
an der frischen Luft verbringen?
• Darf/soll die Arzthelferin grundsätzlich
die gesamte Post annehmen, oder gibt
es eine Liste der Zeitschriften/Werbeschreiben,
die ohne Rücksprache mit
dem Arzt an den Absender zurückgehen?
• Darf/soll die Arzthelferin alle Briefe öffnen?
Machen Sie eine Ausnahme­Liste
(z.B. KV, Bank, Steuerberater) oder lassen
Sie solche Briefe anIhrePrivatadresse
liefern.
• Erspart es Ihnen Arbeit, wenn die Arzthelferin
die Post in wichtige und weniger
wichtige Schriftstücke sortiert?
• Möchten Sie, dass eine Arzthelferin die
Zeitschriften nach Artikeln zu bestimmten
(vorgegebenen) Themen durchsucht
und diese markiert oder ausreißt?
• Soll sie eventuell wichtige Hinweisemarkieren
(z.B. bei Rechnungen Zahlungsziel
oder bei Arztbriefen Diagnose)?
• Soll sie aktuellen Schreiben den bisherigen
Briefwechsel zu dem Vorgang
beilegen?
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• In Gemeinschaftspraxen oder Praxisgemeinschaften
wird eine Mitarbeiterin die
Post üblicherweise nach Empfängern
vorsortieren. Wie soll Post behandelt
werden, die an die Praxis oder das Praxisteam
gerichtet ist?
• Bekommen alle Schreiben und Druckerzeugnisse
einen Eingangsstempel?
Muss das sein?
• Werbrauchteine Postvollmacht,umEinschreiben
entgegennehmen zu können?
• Wie soll die Post in Urlaubszeiten bearbeitet
werden?
• Dürfen die Arzthelferinnen sich private
Post, z.B. Versandhausbestellungen, an
die Praxisadresse liefern lassen?
• Gibt es eine Arbeitsanweisung „Post
machen“, die auch für eine Aushilfe verständlich
ist?
Jeder Arzt in einer städtischen Praxis
kennt das Problem, dass Brief­ und
Paketdienste in seiner Praxis Post für
nicht anwesende Hausbewohner abgeben
möchten. Die Annahme fremder Post
ist einerseits eine freundliche Geste Ihrer
Praxis, kostet andererseits aber richtig
Zeit. Patienten empfinden es als echte
Geduldsprobe, am Empfang zu warten,
weil die Zustellprobleme der Nachbarschaft
Vorrang haben.
Ruth Auschra
Tipps für den Postausgang
Frankiermaschinen sind höchstens für
sehr große Praxen interessant. Aber auch
für die gibt es heute bequeme Alternativen:
das Stampit–Verfahren (online
Porto kaufen und mit dem Drucker frankieren)
oder vorfrankierte Umschläge der
Post, die kaum teurer sind als das aufgedruckte
Porto. Briefmarkenfreunde lassen
sich über den Business–Service der Deutschen
Post Sondermarken frei Haus liefern
(www.efiliale.de).
Nicht vergessen: Inzwischen gibt es
in vielen Städten Alternativunternehmen
zur Post, die die Briefe teilweise sogar
abholen und deutlich kostengünstiger
arbeiten. Anbieter findet man über
das Internet oder die „Gelben Seiten“.
Größere Anbieter stehen auch bei www.
posttip.de auf der Liste. ra