Das kommunale Magazin für nachhaltige Beschaffung, Ausgabe April 2022

Aus nationalen Kompetenzzentren der Beschaffung
Standardisierung für
mehr Innovationen in der öffentlichen Beschaffung
Wieso sollte ausgerechnet eine Standardisierung zu mehr Innovationen in der öffentlichen
Beschaffung führen? Würde man nicht eher vermuten, dass durch das Setzen von Standards die
systematische Beschaffung von Innovationen gehemmt wird? Das Kompetenzzentrum innovative
Beschaffung (KOINNO) wird sich in den nächsten Monaten diesen Fragen verstärkt widmen und
gemeinsam mit Experten aus der Praxis mögliche Standards erarbeiten.
Ein Beitrag von Judith Jung
Gerade in den frühen Phasen des Beschaffungsprozesses erkennt
man eine eher heterogene Ausgestaltung. Dies betrifft insbesondere
die Phasen vor der eigentlichen Ausschreibung. Dazu zählen vor
allem das Bedarfsmanagement sowie die Beschaffungsmarktforschung
(oder auch Markterkundung).
Neben der Beschaffung spielen zwei weitere Akteure hier eine
besonders wichtige Rolle: die Bedarfsträger sowie die potenziellen
Lieferanten. Gerade an diesen beiden entscheidenden Schnittstellen
entstehen häufig Informationsasymmetrien und Unsicherheiten.
Die Ideen zur Beschaffung von Innovationen kommen meist
von den Bedarfsträgern. Sie verfügen in der Regel über alle nötigen
Informationen bezogen auf die Problemstellung, d.h. sie sind in der
Lage, ihren Bedarf zu beschreiben. Potenzielle Lieferanten hingegen
verfügen über Informationen hinsichtlich ihrer Fähigkeit zur
Problemlösung. Aufgabe der Beschaffung ist es nun, diese beiden
Informationsstände zu kombinieren und so Bedarfsträger und potenzielle
Anbieter zusammenzuführen, um letztendlich Innovationen zu
realisieren. Dies kann jedoch nur gelingen, wenn die Beschaffung
frühzeitig über Bedarfe in Kenntnis gesetzt wird und so bereits bei
der Ideenentwicklung involviert ist.
Die Entwicklung eines systematischen Vorgehens, eines sog.
Standards, könnte hier Abhilfe schaffen.
Wie kann Standardisierung zu mehr
Innovationen führen?
Bei einem Standard handelt es sich um eine vergleichsweise
einheitliche oder vereinheitlichte, von bestimmten Kreisen anerkannte
und meist auch angewandte (oder zumindest angestrebte)
Art und Weise, etwas herzustellen oder durchzuführen, die sich
gegenüber anderen Arten und Weisen durchgesetzt hat . Ein
wichtiges Unterscheidungsmerkmal zur sog. Norm ist, dass der
Standardisierungsprozess nicht zwingend unter Einbeziehung
aller interessierten Kreise und der Öffentlichkeit abläuft. Derartig
entwickelte Standards können aber durchaus die Basis für spätere
Normen sein.
Die Entwicklung von Standards verfolgt in erster Linie das
Ziel, die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen innerhalb
und zwischen Unternehmen zu steigern. Überträgt man dieses
Verständnis auf die öffentliche Beschaffung, ergeben sich mehrere
Ansatzpunkte für eine Standardisierung. Innerhalb von KOINNO
möchten wir den Fokus zunächst auf die drei folgenden Hebel legen:
• Standardisierung des Beschaffungsprozesses unter Berücksichtigung
der Anforderungen für die Beschaffung von Innovationen.
• Standardisierung der Art und Weise der Bedarfsspezifikation
von Innovationen, d.h. die Art und Weise wie Bedarfe an die
Beschaffungsstelle kommuniziert werden.
• Standardisierung der Interaktion mit der Anbieterseite
Entstehen von Standards
Die Entstehung eines Standards folgt in der Regel einem festen
Vorgehen. Die im nachfolgenden beschriebene Vorgehensweise orientiert
sich am Standardisierungsmodell nach de Vries .
Standards werden üblicherweise von Unternehmen oder
anderen Organisationen für den internen Gebrauch entwickelt. Aber
auch Unternehmenskonsortien oder Regierungsstellen entwickeln
Standards.
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