Aprender a redactar documentos empresariales[1]

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¿En qué se parecen? Aunque son documentos diferentes (ver cuadro), presentan características comunes que permiten tratar su redacción de manera conjunta: Suelen ser escritos de “larga duración”, es decir, su contenido se mantiene vigente durante meses e incluso años. Requieren una escritura reflexiva y analítica. No se limitan a constatar hechos, sino que analizan información y proponen soluciones. Presentan los datos de manera elaborada, con el fin de que la dirección o una unidad de la organización puedan acceder a ellos cuando sea necesario. Son documentos estructurados, es decir, las partes se ordenan siguiendo un orden preciso. Requieren un estilo conciso pero exhaustivo. No basta con presentar una lista de frases desconectadas. Utilizan recursos visuales, como gráficos y tablas, para representar gráficamente los datos. Etapa de Gestión Objetivo DIFERENCIAS PRINCIPALES Material protegido por derechos de autor PROYECTO INFORME MEMORIA Inicio de la actividad Planificar las tareas Planificar las tareas para conseguir un fin Inicio Puesta en práctica Recoge información Analiza un Tema Propone soluciones Balance Evalúa una actuación Aprender a redactar documentos empresariales 11
La opinión de los lectores “Este informe carece de estructura” “Faltan datos” “La representación gráfica de los datos no es clara” “No consigo entender la idea principal” “Demasiado telegráfico. Por favor, explíquese un poco más.” “¡Esto no es lo que le pedí!” ¿Quién no ha tenido alguna vez que soportar críticas parecidas a estas? En muchos casos, los documentos no consiguen superar el primer obstáculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco importa ya si la idea inicial era interesante y oportuna... En todo caso, no lo parecía. Sin duda, los comentarios de su lector le aportarán información sobre aspectos a mejorar en su escrito. Al fin y al cabo, su jefe, sus clientes, sus compañeros de trabajo, son los únicos autorizados para juzgar la validez de un escrito, sus verdaderos árbitros. Pero, ¿cómo debe ser un documento para conseguir la aceptación de sus lectores?¿qué factores determinan el éxito del escrito? ¿qué aspectos de mi escrito debo revisar?. En este apartado nos ocuparemos de las condiciones que debe reunir un escrito para ser leído con facilidad: Estructura Legibilidad Objetividad Autosuficiencia Material protegido por derechos de autor Aprender a redactar documentos empresariales 12
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