Aprender a redactar documentos empresariales[1]

En la vida diaria, entendemos que un remedio es eficaz cuando
sana o atenúa las dolencias de una enfermedad. De manera
parecida, un escrito se considera eficaz cuando consigue comunicar
información de manera clara, precisa, concisa, correcta y adecuada.
El estilo eficaz apuesta por el lenguaje sencillo e inteligible y evita el
estilo barroco y retórico. Esta tendencia a la simplicidad de
expresión, conocida en inglés como Plain english, surgió en los
Estados Unidos durante la década de los setenta, como
consecuencia de la presión social a favor de una mayor comprensión
de los documentos jurídicos y administrativos. A raíz de las
demandas de los usuarios, muchas compañías tuvieron que
replantearse el estilo de redacción de sus escritos. Redactar
pólizas , contratos o normas de manera críptica y ambigua empezó
a sancionarse, tanto desde un punto de vista ético como económico.
Con el fin de mejorar la calidad de su comunicación escrita, los
manuales de estilo de muchas empresas empezaron a recomendar
la redacción clara y concisa
Los obstáculos a la comprensión del escrito son diversos. En
capítulos anteriores hemos tratado del papel de la estructura en la
construcción de un texto lógico y ordenado. En éste nos ocuparemos
de la estructura de la frase. Las siguientes recomendaciones,
difundidas por diversos manuales de estilo, se apoyan en el
resultado de estudios sobre la capacidad del lector para retener el
mensaje durante la lectura. 4 Según estos estudios, el número de
palabras que estamos capacitados para recordar mientras leemos
es limitado. Por este motivo, son más comprensibles las frases
cortas, ordenadas y económicas.
Escriba frases eficaces
En el capítulo anterior comparábamos los párrafos con los bloques
de construcción del texto. Pues bien: los párrafos están constituidos
por frases y éstas, a su vez, por palabras. Una frase es un conjunto
de palabras que expresan una idea.
La frase eficaz es aquella que transmite la idea de la manera más
nítida posible.
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