Aprender a redactar documentos empresariales[1]

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El lector: póngase en su lugar ¿Qué esperan encontrar mis lectores en este informe? ¿Les interesará realmente esta propuesta? ¿Entenderán este concepto? ¿ A cuantas manos va a llegar esta memoria? Estas cuestiones son fundamentales no sólo en el momento de plantear el trabajo, sinó también al seleccionar la información. Hasta el lector más bien dispuesto abandonaría la lectura de un documento que no responde a sus expectativas o que no facilita las ayudas y explicaciones suficientes. El escritor y pensador Baltasar Gracián (1601-1658) comparó un buen discurso con un festín, en el que el cocinero no prepara los platos a su gusto sino al de sus invitados. 2 A nuestro modo de ver, esta analogía puede aplicarse también a la redacción de documentos empresariales . Conocer al lector y tener en cuenta sus necesidades es fundamental para decidir qué decir—datos, explicaciones, argumentos— y cómo decirlo—estructura y lenguaje—. En efecto, un escrito técnico conseguirá ser eficaz si su autor comprende claramente las necesidades de los lectores y las satisface. Por ejemplo, un lector poco experto en un tema — economía, electrónica, derecho, etc. — agradecerá que el informe explicite el significado de siglas, términos técnicos y conceptos poco conocidos. En pocas palabras: facilite las cosas a su lector y no le escatime explicaciones. 2. Perelman. Tratado de la argumentación, Gredos, 1994, pág. 61 . La comparación procede de El Discreto, cap.X. . Material protegido por derechos de autor Aprender a redactar documentos empresariales 18
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