Aprender a redactar documentos empresariales[1]

El lector: póngase en su lugar
¿Qué esperan encontrar mis lectores en este informe? ¿Les
interesará realmente esta propuesta? ¿Entenderán este concepto? ¿
A cuantas manos va a llegar esta memoria? Estas cuestiones son
fundamentales no sólo en el momento de plantear el trabajo, sinó
también al seleccionar la información. Hasta el lector más bien
dispuesto abandonaría la lectura de un documento que no
responde a sus expectativas o que no facilita las ayudas y
explicaciones suficientes.
El escritor y pensador Baltasar Gracián (1601-1658) comparó un
buen discurso con un festín, en el que el cocinero no prepara los
platos a su gusto sino al de sus invitados. 2 A nuestro modo de ver,
esta analogía puede aplicarse también a la redacción de
documentos empresariales . Conocer al lector y tener en cuenta sus
necesidades es fundamental para decidir qué decir—datos,
explicaciones, argumentos— y cómo decirlo—estructura y
lenguaje—.
En efecto, un escrito técnico conseguirá ser eficaz si su autor
comprende claramente las necesidades de los lectores y las
satisface. Por ejemplo, un lector poco experto en un tema —
economía, electrónica, derecho, etc. — agradecerá que el informe
explicite el significado de siglas, términos técnicos y conceptos
poco conocidos. En pocas palabras: facilite las cosas a su lector y no
le escatime explicaciones.
2. Perelman. Tratado de la argumentación, Gredos, 1994, pág. 61 . La comparación procede de El
Discreto, cap.X. .
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