Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

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Un documento es una unidad de información registrada
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2 LAS CARACTERÍSTICAS ESENCIALES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos espejan las actividades de las que son producto. Debido a que derivan
de sucesos reales, representan una imagen congelada la que fija una acción en su
contexto particular de: función, autoridad, lugar y momento. Es posible establecer
ciertas características esenciales.
Los documentos:
• son estáticos en su forma
• tienen autoridad
• son singulares cuando están en su contexto
• son auténticos 4
3 LA CALIDAD DE LOS DOCUMENTOS
Así como es necesario crear y conservar los documentos para proporcionar una prueba
documental, esos documentos tienen que tener calidad e integridad suficientes. Para que
las instituciones estén en condiciones de realizar sus funciones administrativas
eficientemente y puedan ser responsables, tienen que mantener documentos íntegros y
fieles. Sin ellos los funcionarios no podrían realizar sus cometidos adecuadamente. La
puesta en marcha de ese cometido no podría ser convenida y los derechos financieros,
legales y de otra índole de la organización, sus clientes y otras personas afectadas por
sus acciones y sus decisiones no podrían ser protegidos.
Para llevar a cabo su propósito de proporcionar una prueba confiable, los documentos
deben ser fieles, completos e integrales.
Los documentos, ya sean en papel o en forma electrónica deben ser:
• integrales: deberá producirse un documento para cada transacción administrativa,
de la que dará testimonio;
• fiel: un documento debe registrar con precisión la transacción para la cual fue
creado;
4 En Gestión de documentos del sector Público desde una perspectiva archivística I, se desarrollan los
conceptos de características de los documentos.
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