Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

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• integrales • fieles • adecuados • completos y significantes • comprensibles y utilizables • auténticos • inalterados • confiables. 10 Explique el Principio de procedencia 11 ¿Qué es el concepto de Ciclo Vital? 12 Explique el concepto del continuo. 13 Defina los documentos corrientes (de trámite), semicorrientes (concentración). 14 ¿Cuáles son las acciones de la gestión de documentos, en todo el ciclo de vida que conlleva el proceso de identificación y adquisición de documentos? 15 ¿Cuáles son las acciones de la gestión de documentos, en todo su ciclo de vida que conlleva el proceso de proporcionar acceso a los documentos? 16 ¿Cuáles son las acciones de la gestión de documentos que conlleva el control físico de los documentos? 17 Describa cinco propósitos de la gestión de documentos. 18 Explique el concepto de conservación de documentos. 19 ¿Qué procesos están controlados por sistemas de conservación de documentos? 20 ¿Quiénes son usuarios de los documentos y porque los usan? Actividades y Comentarios Actividad 1 Hay muchas razones de que los documentos sean importantes, algunas de las cuales se indican en este capítulo. Compare sus respuestas con la información dada aquí y enmiende la lista si lo desea para añadir más información. Actividad 2 22
Compare, de nuevo, sus propias definiciones y explicaciones con la información proporcionada en este capítulo. ¿Se ajusta su definición de los documentos a la proporcionada aquí? Actividad 3 Un documento puede no ser integral si ha sido creado solamente para algunas actividades y no para otras. Si el proceso es especial no siempre se obtienen pruebas cuando deberían obtenerse. ¿Qué pasa si se llevan actas de algunas reuniones mas no de otras? El documento final, que debería contener la totalidad de la información, no puede ser considerado integral. Es posible que un documento no sea fiel si contiene información falsa deliberadamente o si no representa todos los hechos que deberían haber sido documentados. ¿Qué ocurre si las actas registran que hubo personas presentes pero otros documentos prueban que no fue así? Tal falsificación hace que el documento sea infiel y, por ende, sospechoso. Es posible que un documento no sea adecuado si falta una parte del mismo o información importante por ejemplo, quién fue el autor del documento, cuándo fue hecho o porqué fue hecho. ¿Qué pasa si sólo se han guardado las dos últimas páginas de las actas pero falta la primera que ofrece información contextual: ¿cuándo se realizó la reunión, dónde se llevó a cabo, etc.? El documento no sería adecuado. Un documento que no identifica la organización o el organismo que lo crea, un documento al cual le faltan secciones o que no puede ser vinculado con otros documentos no es completo y significante. ¿Qué pasa si un documento hubiera sido sacado del expediente de que forma parte y es mantenido solo? Su contexto se habrá perdido y no será completo ni significante. ¿Qué pasa si un documento electrónico no puede ser abierto o leído usando cualquier software disponible en la organización? Es posible que ese documento ya no sea comprensible o utilizable porque nadie puede tener acceso a la información en el disco de la computadora. Si un documento fue creado falsamente o si no se puede mostrar que el documento es un documento verdadero, es posible que no sea auténtico. ¿Qué pasa si las actas fueron vueltas a escribir por uno de los miembros del consejo después de la reunión? Es posible que las actas no sean la versión auténtica aprobada. Si una parte de un documento está borrada, escrita de nuevo o se ha perdido el documento no estará inalterado. ¿Qué pasa si las actas originales fueron borradas y si el miembro del consejo volvió a escribirlas a máquina basándose en su memoria para recordar lo que se dijo en la reunión? El intento por recrear las actas puede ser honrado pero, a pesar de esto, los documentos estarán alterados. Si los documentos no cumplen los requisitos de regulación o de responsabilidad no serán confiables. ¿Qué pasa si las actas de la reunión debían ser archivadas de acuerdo con un procedimiento particular pero esto no se hizo porque se perdieron y fueron 23
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