Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

• el autor
• el remitente
• el recibidor
• la forma física
• el medio de transmisión
• los vínculos con documentos relacionados.
Los sistemas electrónicos basados en documentos deben establecer su sistema de
registro según el sistema para los documentos de papel. Sin embargo, el sistema necesita
también registrar detalles del software en el cual el documento fue creado o capturado y
otra información estructural o contextual (metadatos).
Actividad 8
¿Conoce como se registran los documentos en su organización? Haga una descripción
del proceso usado y de la información captada durante el registro. Explique de qué
forma se deberían registrar los documentos que se reciben o recién creados.
Clasificación
La clasificación es el proceso por el cual los documentos se asignan a su lugar
apropiado en una clasificación y ordenación lógica, que permite su identificación. La
clasificación entraña dar a los documentos un identificador singular o número de
referencia el cual se asigna de acuerdo con reglas predeterminadas.
La clasificación es el proceso de asignar un documento
a su lugar físico e intelectual apropiado en un esquema
de clasificación.
La clasificación de documentos debe tener en cuenta la estructura, las funciones y las
actividades que ya existen en el organismo así como sus divisiones y subdivisiones.
Así, los documentos pueden ser clasificados y ordenados en una estructura que
corresponde a la labor que se está documentando, haciendo más fácil decidir dónde se
archivarán los documentos y dónde pueden ser encontrados. Por lo general, la
clasificación entraña la organización de los documentos en categorías mutuamente
exclusivas de manera que no pueda haber dudas en el lugar apropiado para una pieza
individual. La categoría en el nivel superior será la serie, pero en un esquema de
clasificación de cualquier grado de complejidad habrá más divisiones en subseries.
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