Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

para gestionar los documentos desde su creación o recepción y para que puedan ser
identificados, recuperados y usados cuando es necesario.
En el nivel secundario se usan cinco mecanismos principales para la gestión sistemática
de los documentos:
• registro: proporcionar una prueba de que un documento ha sido creado o recibido,
tambien denominado registro de entrada;
• clasificación: asignar un documento a su lugar físico e intelectual apropiado en el
sistema de gestión de documentos;
• codificación: etiquetar los documentos para que puedan ser consultados y
recuperados;
• rastreo: documentar el movimiento físico de los documentos de suerte que su
ubicación se conoce en cualquier momento, en la hoja de trámite de los expedientes
administrativos, por ejemplo;
• evaluación y disposición: tomar las medidas apropiadas tan pronto como un
documento ha pasado de la fase prearchivística a la fase de Administrativa.
Registro de entrada
La gestión de documentos se basa en el control
eficiente de los documentos de trámite.
El acto de registrar un documento proporciona una prueba de que el mismo ha sido
creado o recibido y ha sido captado por el sistema de conservación de documentos. De
manera característica, el registro consiste en proporcionar una descripción breve del
documento y bien sea un identificador singular o el identificador singular del conjunto
de documentos, por ejemplo, el expediente, en el cual el documento ha sido colocado.
El registro de entrada es el proceso de registrar
información normalizada sobre un documento de suerte
que es captado en un sistema de conservación de
documentos.
El registro de las cartas recibidas en un registro de entrada de correspondencia es un
ejemplo de este proceso. Este es un sistema de registro basado en el documento;
controla los documentos uno por uno. Veremos mas adelante que no se debe organizar
la correspondencia por cartas recibidas o cartas enviadas, porque de esta forma se
destruye la unidad de los contenidos de las cartas y se impide saber qué se contestó.
Dentro de la serie, Correspondencia, esas cartas recibidas constituirían una subserie. Se
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