Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

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Actividades y Comentarios Actividades 6-12 Cada una de estas actividades ha sido planeadas para permitirle comparar la información proporcionada en esta lección con la realidad del cuidado de los documentos en una organización. Las actividades forman una base para su labor futura y, por ello, lo alentamos a que dedique algún tiempo a investigar cada uno de los sistemas establecidos en la institución, a la que usted tenga acceso, para los diversos tipos de control de documentos y a que, después, compare esa información con las sugerencias ofrecidas en este capítulo. Estos diversos sistemas de control serán examinados con más detalle en capitulos posteriores. 46
III INFRAESTRUCTURA PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS El Capitulo II examinó los principios del control y la organización de los documentos en fase administrativa en el nivel primario (serie) y en los niveles secundarios (registro de entrada, clasificación, indexación, evaluación y disposición). Con esta base teórica, se examinan los principios que conlleva el establecimiento de la infraestructura para un nuevo sistema de gestión de los documentos. Esto irá seguido por un capítulo sobre el establecimiento de sistemas de mantenimiento de documentos. Los capítulos anteriores examinan con detalle los mecanismos específicos para el control: los esquemas de clasificación y el control de las series de expedientes y unidades documentales simples. Las organizaciones tienen que contar con estrategias para asegurar la prueba plena y precisa de sus decisiones; para que sus acciones y sus transacciones sean registradas, captadas y mantenidas por sistemas de conservación de documentos. Se necesitan estrategias para determinar cómo, cuándo, dónde y en qué forma la información debe captarse en documentos como testimonio y conservarse durante el tiempo que sea necesario. Las estrategias también se necesitan para disponer los documentos de manera expedita y apropiada, bien sea mediante su baja o mediante su transferencia a un Archivo Histórico una vez que su valor se ha extinguido. Los temas que se examinan en el Capítulo III incluyen: • • la realización de un análisis de las necesidades • el diseño de la infraestructura • el marketing de la administración de documentos • el establecimiento de objetivos y la medición del desempeño. 1 ANALISIS DE LAS NECESIDADES Cada uno de estos temas será examinado con más detalle más adelante, particularmente en: Establecimiento de la Infraestructura para Servicios de Archivos y en Administración de Recursos para Servicios de Archivos. Los documentos no se crean aislados, son productos de la actividad administrativa de la institución. Para determinar la clase de sistema de gestión de documentos que se requiere es necesario ver más allá de los documentos producidos y concentrarse en los procesos de su creación y uso, y el contexto institucional. 47
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