Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

Al comprender las funciones y las actividades de la organización se pondrán de manifiesto,
sus necesidades para preservar las pruebas documentales.
La primera tarea al diseñar un sistema de gestión de documentos es realizar un análisis de
las necesidades de los documentos de la organización.
Un análisis de las necesidades consistirá en:
1. Definir una política de gestión de documentos para la organización (si no existe una o
si la que existe es inadecuada) y convenir en esa política. La política deberá declarar el
papel de la gestión de documentos en la organización y la manera en que se relaciona
con las necesidades del mantenimiento de documentos. La política establecerá los
objetivos del programa de gestión de documentos, vinculado con las metas generales
de la organización. La política definirá las responsabilidades del personal en todos los
niveles.
2. Establecerá las necesidades de la organización en materia de documentos. Esto incluirá,
en términos generales, los sistemas de gestión de documentos y las prácticas, y los
procesos que se requieren para captar y mantener documentos adecuados de las
actividades administrativas de la institución.
3. Determinará el personal y la estructura de la institución que se requieren para satisfacer
las necesidades de la misma en materia de documentos. Esto incluirá la ubicación y la
responsabilidad de la función de gestión de documentos y de su personal.
4. Determinará niveles de apoyo financiero. Será necesario el compromiso de la
administración superior de la organización de apoyar el programa de gestión de
documentos y de asignar fondos adecuados para establecerlo y mantenerlo.
5. Indicará los objetivos de servicio y las mediciones del desempeño. El establecimiento y
la vigilancia de objetivos de servicio son maneras útiles de medir el impacto de un
programa de gestión de documentos, persuadiendo a la administración superior de las
ventajas y asegurando un apoyo financiero constante.
Las secciones siguientes examinan la infraestructura amplia para un sistema de gestión de
documentos.
La determinación de las necesidades específicas de un
sistema de administración de documentos y los
mecanismos principales del control de los documentos
son temas que se examinarán en capítulos ulteriores.
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