Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

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La procedencia se refiere a la oficina de origen de los
documentos
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El Principio de procedencia hace hincapié en las características conceptuales más que
en las características físicas de los documentos. Como vimos, el carácter probatorio y
testimonial de los documentos es lo que los distingue de otras clases de información, no
su formato físico.
La procedencia también brinda los elementos de base para la recuperación de la
información de los documentos. El conocimiento de quién creó o usó un documento y
dónde, cuándo y porqué proporciona la clave para la recuperación de los documentos.
Estos conceptos se dan la mano con el criterio tradicional del archivista, en el cual el
Principio de procedencia o de Respeto por los fondos o Respect des fonds, es el
centro principal y no las características físicas de los documentos y su contenido o
asunto principal. Por consiguiente, los archivistas y quienes son responsables de los
documentos de una organización deben ocuparse de ellos desde el momento mismo de
su creación y no ser receptores pasivos de documentos que ya han cumplido con los
objetivos por los que fueron creados.
No es suficiente con estudiar el documento, y su naturaleza física y sus características.
Los profesionales de los documentos deben comprender las funciones, las actividades y
las prácticas de trabajo de la empresa que fueron causa de que los documentos fueran
creados. Esto requiere que participen en su cuidado desde el comienzo de su ciclo de
vida y que se ocupen de ellos como parte de una atención ininterrumpida y continua.
Por ejemplo, no vale la pena diseñar un esquema de clasificación que no se equipara con
los procesos administrativos que fueron causa de que los documentos se clasificaran.
Igualmente es ilógico esperar que los documentos lleguen al Archivo sin haberlos
evaluado y haber establecido plazos de conservación y determinado qué es lo que debe
guardarse. En muchos casos los documentos ya no estarán disponibles para evaluarlos si
no son considerados desde el momento mismo de su creación.
Los principios de Ciclo Vital y del Continuo, ya indicados en Gestión de documentos
del Sector Publico desde una perspectiva archivística, I, serán expuestos nuevamente ya
que son los principios fundamentales en los cuales se basa todo el cuidado de los
documentos.
El Ciclo Vital de los documentos
El concepto de Ciclo Vital de los documentos se deriva del concepto de la vida de un
organismo biológico el cual nace, vive y muere. De la misma manera un documento se
crea, se usa mientras tiene un valor continuo y, luego, es sometido a una evaluación que
determina su eliminación o su transferencia a un archivo histórico.
Sin un programa de gestión que controle los documentos desde el momento mismo de
su creación en el inicio del Ciclo Vital, aquellos que tienen valor permanente no podrán
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