Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

ejemplo, es mejor usar solamente un término como agricultura o cultivo que usar los
dos y, quizás, no encontrar esos documentos indizados bajo uno u otro término.
La herramienta usada para controlar el vocabulario en un índice es el tesauro.
Un tesauro es un vocabulario controlado y estructurado
de palabras principales.
Si el término recuperable es simplemente un nombre (como el nombre de una persona,
organización o área geográfica) puede que no sea necesario controlar el vocabulario
pero se necesitarán reglas relativas al orden de los nombres (el último nombre en primer
lugar), el uso o no uso de abreviaturas y el tratamiento que se dará a diversas maneras
ortográficas de escribir esos nombres. Es posible incluir nombres propios en una lista de
autoridad que incluya todos los nombres usados en su forma habitual.
Una lista de autoridad es una lista de formas
uniformadas de palabras clave con inclusión de nombres
(personales, corporativos y geográficos) usados como
puntos de acceso al recuperar la información.
Si se usa un índice especial para indexar los expedientes de políticas, operativos y
administrativos, es probable que ocurran problemas como los siguientes:
• Es posible que documentos sobre un mismo tema estén colocados en expedientes
diferentes.
• Las series de expedientes no contengan información completa.
• Los expedientes y los documentos no puedan ser encontrados fácilmente cuando se
necesitan debido a que hay una incertidumbre sobre el término usado para
indexarlos.
• Los procedimientos de conservación y de valoración no puedan ser aplicados de
manera confiable y eficiente.
Una lista de palabras clave es un ejemplo de vocabulario controlado.
Una palabra clave es un término o una combinación de
palabras usadas en el título o el texto de un documento
simple o un expediente o en un índice estructurado que
caracteriza su contenido y facilita su recuperación.
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