Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

Independientemente de su alcance, el propósito general del control es constante. Es el de
determinar y organizar los documentos producidos por sistemas de mantenimiento de
documentos de manera que el acceso a ellos pueda ser fácil, que puedan ser guardados y
mantenidos, y puedan ser recuperados fácilmente para su uso apropiado por personas
autorizadas durante el tiempo que se requiera.
Pérdida del control
El propósito del control de documentos es determinar
y organizar los documentos producidos por sistemas
de mantenimiento de documentos de modo que el
acceso a ellos su guarda y su mantenimiento puedan
ser fáciles y que puedan ser recuperados fácilmente
para ser usados.
En el pasado, las personas que se dedicaban al mantenimiento de los documentos han
podido responder a las necesidades burocráticas y empresariales debido al ritmo lento
del cambio administrativo y a la evolución gradual de los medios en los que se creaban
los documentos.
Al mismo tiempo, el alcance y la extensión de la administración hicieron que el
volumen de documentos producido haya estado dentro de límites manejables. Sin
embargo, más recientemente los profesionales de los documentos no han podido seguir
el ritmo veloz del cambio ya que las actividades del estado se han ampliado con rapidez.
Además, en las últimas décadas la tecnología de la información ha dado un gran salto
adelante sin la menor consideración por la calidad de los documentos producidos y la
preservación de pruebas en el transcurso del tiempo. La profesión de documentos ha
respondido con lentitud tanto al reto de las tecnologías y los sistemas de comunicación
nuevos como a las necesidades de los creadores y los usuarios de documentos en el
mundo moderno.
El enorme volumen de los documentos de papel, la naturaleza no física de los
documentos electrónicos, la preferencia en los datos y la información más que en la
prueba contextual, y el crecimiento rápido en el uso de computadoras personales
amenazan con desencadenar un caos en el manejo de los documentos. Algunos síntomas
de la incapacidad para gestonar los documentos con eficiencia son:
• la pérdida del control sobre la creación y el uso de documentos;
• la pérdida del control sobre el acceso;
• la fragmentación de los documentos oficiales;
• la existencia de versiones diferentes de la misma información y la falta de un
documento definitivo o auténtico;
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