Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

3. Definir el alcance del vocabulario controlado, por ejemplo, el nivel o la profundidad
de la indexación y si se incluirán nombres propios y términos muy generales.
4. Elaborar la lista de autoridad de términos
5. Elaborar el tesauro lo cual entrañará:
♦ decidir si las frases necesitan fragmentarse en sus partes componentes o si se
conservarán como frases;
♦ decidir si cualquier término individual necesita combinarse en frases
compuestas;
♦ identificar grupos de términos en términos más vastos y más estrechos;
♦ identificar los términos no permitidos e incorporar referencias cruzadas de
términos permitidos;
♦ incluir indicadores de uso y usado para – los términos permitidos con
preferencia a los términos no permitidos y la inclusión de términos
permitidos;
♦ escribir notas que explique cómo se define un término para los propósitos del
tesauro.
La creación de un vocabulario controlado o
una lista de palabras clave se examina con
más detalle en el Capítulo VI. También se dan
ejemplos en el Manual de Reestructuración de
la Unidad de Trámite.
La indexación es una labor que requiere cuidado y coherencia. Una lista de palabras
clave perderá rápidamente su utilidad y su confiabilidad si no existe un control de la
adición de nuevas palabras clave. Por esta razón, las listas de palabras clave y los
vocabularios controlados deben ser administradas por profesionales de la gestión de
documentos.
La indexación, que originalmente fue una tarea meramente manual, puede ser realizada
ahora con computadoras, en grados de complejidad diferentes. Se dispone de varios
programas de computación, pero se escogerán con cuidado para asegurar que pueden
cumplir los requisitos operativos.
En la práctica, la clasificación y la indexación son interdependientes. Por ejemplo, en un
sistema de administración de serie de expedientes característico, cada vez que se registra
un expediente nuevo es colocado en su categoría o serie apropiada y se le da un título
que representa su contenido. Al mismo tiempo, se indexa bajo términos (tomados de un
vocabulario controlado) que representan la función o que están incluidos en el título del
expediente. En el sistema de codificación con palabras clave (considerado en el Capítulo
V) los propios términos de indexación se usan para generar la referencia del expediente,
la cual se le asigna en el momento de su creación.
38