Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

La serie es el nivel de clasificación y ordenación de los
expedientes y otros documentos de un organismo una
institución o un individuo que reúne aquellos
documentos que se relacionan con la misma función o
actividad o que tienen una forma común o alguna otra
relación que deriva de su creación su recepción o su uso.
Los documentos se vinculan porque:
• se relacionan con las mismas funciones y actividades;
• son los productos de esas funciones y actividades.
Cuando los sistemas de control basados en series están bien concebidos y se aplican de
manera sistemática ayudan a facilitar la recuperación más allá de la fase activa hasta las
fases semiactiva e histórica del ciclo de vida. La gestión reglada de los documentos
corrientes y semicorrientes en el Archivo de Gestión primero, en el Archivo Central e
Intermedio luego, asegura que las decisiones de valoración se reduzcan lo más posible
a una rutina. Asegura también que la clasificación y disposición de los documentos de
valor permanente de acuerdo con los principios de la procedencia y el respeto por el
orden original se logren fácilmente.
El control de documentos basado en series, llamado control de serie, también hace
posible la transferencia de toda una serie de expedientes con la función que cumple
cuando hay una reorganización administrativa.
El control de serie es la clasificación y disposición
lógica de los documentos en series como base de su
gestión.
Actividad 7
¿Puede usted indicar tres o cuatro series de documentos de su organización? Recuerde
que las series están vinculadas porque los documentos se relacionan con las mismas
funciones y actividades y que los documentos son los productos de esas funciones y
actividades.
Escriba una descripción de por lo menos tres a cuatro series de documentos y explique
las funciones y las actividades que los documentos denotan. ¿Cómo se administran esos
documentos? ¿Son controlados como una serie o como expedientes individuales?
¿Cómo podría usted asegurar que los documentos sean controlados como una serie?
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