Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

creadas de nuevo por un miembro del consejo?. Las actas ya no cumplen los
procedimientos señalados.
Actividad 4
Compare sus respuestas con la información proporcionada en este capítulo. ¿Se ajustan
sus respuestas a la definición dada en esta lección? ¿Observa usted ventajas semejantes
a las que se han expuesto aquí?
Actividad 5
¿Documenta usted siempre el depósito del cheque de su salario o sus pagos regulares
por gastos? La mayor parte de la gente documenta las transacciones financieras porque
desean garantizar que cuentan con una prueba de haber pagado una cuenta o haber
recibido un pago. ¿Qué decir de otras actividades diarias? ¿Documenta usted
exactamente cuándo llega a su trabajo o cuándo sale del mismo? ¿Documenta usted lo
que almorzó? ¿Documenta usted todas las llamadas telefónicas que hace o que recibe?
La gente tiende a no documentar las actividades más cotidianas porque hay pocas
razones para tener que probar, más tarde, que realizó esa tarea particular.
¿Y si usted recibiera una llamada telefónica turbadora mientras trabaja? Es posible que
usted documente esta llamada para informar a su supervisor. Usted puede comprender
que la llamada fue inapropiada y que habría que tomar alguna medida en el futuro, de
suerte que usted desea tener una ‘prueba’ de que recibió esa llamada y que fue
perturbadora.
II EL CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
El Capítulo II, El control de los documentos, expone las nociones y principios
fundamentales que conllevan los mecanismos usados para controlar los documentos.
Muchos de los temas que se consideran aquí son ampliados más adelante. Este capítulo
proporciona un fundamento teórico para el control de los documentos; en el Capítulo
III, se amplía sobre este fundamento al examinar la infraestructura necesaria para un
sistema de gestión de documentos. El capítulo IV describe luego los procesos reales del
establecimiento de sistemas nuevos o mejores. Los capítulos posteriores tratan de los
esquemas de clasificación y de los procedimientos detallados para la organización y el
control de los documentos.
Los temas que se consideran en este capítulo incluyen:
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