Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

2 NIVEL DE CONTROL PRIMARIO: CONTROL DE SERIES
En Iberoamérica, el sistema principal de conservación de documentos usado por las
instituciones públicas ha sido el heredado de la administración colonial española. Aún
antes del descubrimiento, en España se juntaban todos los documentos relativos a
determinado asunto o negocio en un legajo o expediente al que se le proveía de una tapa
de cuero en la que se anotaban los datos referenciales del contenido. La tradición
judicial inspirada en el derecho romano, muy viva en la península Ibérica, y el fuerte
control estatal sobre los súbditos, hicieron de la administración la clave de la
dominación colonial, así, la burocracia, la ley escrita y el expediente se convirtieron en
los medios favoritos del control real sobre la sociedad y la economía. 7 Cuando las
colonias nacieron a la vida independiente hicieron suya, esta administración
controladora y su instrumento principal, el expediente, formato documental que sigue
siendo utilizado aún hasta nuestros días. "Al extremo de que creemos que actualmente
sería casi imposible desterrarlo de las prácticas administrativas". 8
Algunas definiciones
De acuerdo con la norma ISAD (G) "el expediente es una unidad organizada de
documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el
proceso de organización archivística, porque refiere al mismo tema, actividad o
asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie 9 .
Todos los documentos recibidos o producidos en el curso de los trámites diarios,
referidos a determinado asunto se reúnen conformando expedientes. El contenido de
cada expediente se relaciona por lo general con una función, una actividad o un tema
particular.
Para el Diccionario de Terminología Archivística el expediente es "unidad documental
formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un
sujeto productor en la resolución de un mismo asunto". 10
Mientras que en la primera definición los documentos que conforman el expediente eran
reunidos por el productor, aquí son generados por el mismo.
En su Introducción a la Archivología, Vázquez dice que "expediente puede definirse
como conjunto de papeles que reflejan una sola tramitación que se cierra con un
documento dispositivo, generalmente un decreto, una resolución final, etc." 11
La administración brasileña denomina processo al expediente. Processo. Unidade
documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso
7
John Lynch. Spanish Colonial Administration, 1782-1810. London : Athlone Press, 1958.
John Lynch. Administración colonial española, 1782-1810. Buenos Aires : EUDEBA, 1962.
8
Jorge R. Emiliani. El expediente administrativo. Córdoba : CIDA, 1980.
9
ISAD (G) Norma internacional general de descripción archivística. Madrid : Ministerio de Educación
Cultura y Deporte, 2000.
10
Diccionario de terminología archivística. Madrid : Ministerio de Cultura, 1995.
11
Manuel Vázquez. Introducción a la Archivología. Buenos Aires, 1994.
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