Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

actividades administrativas deberán documentarse por escrito en la primera oportunidad
posterior que sea posible 6 .
Es preciso hacer un esfuerzo deliberado para registrar la transacción o el mensaje y asir
esa actividad en un sistema de mantenimiento de documentos de manera que la prueba
de la misma se conserve y sea accesible.
Como un principio general, el propósito del sistema siempre deberá ser integrar la
producción y la captura de los documentos en el proceso administrativo. Los
documentos deben ser los productos naturales de los sistemas usados para realizar los
negocios y las transacciones. Esto es especialmente importante en el caso de los
sistemas electrónicos. El uso de las tecnologías de la información por las
administraciones no ha hecho las cosas más simples. Por ejemplo, las reuniones
formales deben ser documentadas en agendas, actas y documentos semejantes. De igual
manera, los documentos transmitidos por correo electrónico deben ser conservados de
suerte que su contenido y su contexto se preserven y sean accesibles.
Actividad 5
¿Puede usted indicar tres actividades que siempre se documentan? ¿Puede usted indicar
tres actividades que no se documentan? Haga una lista del mayor número de actividades
que se le ocurran y pregúntese por qué se las documenta o por qué no se lo hace.
¿Deberían ser documentadas? ¿Por qué y por qué no?
Las organizaciones necesitan establecer estrategias específicas para asegurar que sus
actividades sean documentadas. La producción y el mantenimiento de documentos
deben formar parte de la cultura de la organización. Ambas actividades deben ser una
responsabilidad colectiva del personal en diferentes niveles dentro de una organización.
Por ejemplo, aquellos funcionarios que toman decisiones tienen que ser responsables de
asegurar que los documentos producidos en el cumplimiento de actividades de la
administración sean incorporados en el sistema de conservación de documentos. Esto
significa generalmente que todos lo documentos que se crean o se reciben en el curso de
su trabajo sean correctamente archivados.
Asimismo, el personal a cargo de los documentos es responsable de asegurar que la
documentación apropiada esté disponible en el momento oportuno. Todas las personas
que participan en el cuidado de los documentos deben tener responsabilidades
claramente definidas.
6 En Uruguay, el Decreto 500/991 de 27 setiembre de 1991 que regula el Procedimiento Administrativo
en general, dispone en el artículo Nº 28: Podrá prescindirse del forma escrita, cuando correspondiere, si
mediare urgencia o imposibilidad de hecho. En el caso, sin embargo, deberá documentarse por escrito el
acto en la primera oportunidad posterior que sea posible, salvo que se trate de actos cuyos efectos se
hayan agotado y respecto de los cuales la comprobación no tenga razonable justificación, caso en el cual
tal documentación no será necesaria.
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