Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

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AGRADECIMIENTOS Anne Thurston, OBE, por su generoso apoyo y amistad desde 1989. IRMT (Internacional Records Management Trust), por la autorización para el uso de los materiales del MPSR (Management of Public Sector Records)*. Profesora Mireya Callejas por sus prontas respuestas. Profesoras Ayudantes de Curso Lic. Liliana Gargiulo y Arch. Lourdes Ramos por su permanente cooperación. A la Universidad de la República, Uruguay por su apoyo al trabajo archivístico. 2
INTRODUCCION Organización y control de documentos administrativos, propone continuar el desarrollo de una serie integrada de apoyos bibliográficos, en español, en el formato de enseñanza programada (incorporando recursos didácticos) que pueda ser usada para estudio individual; como parte de un programa de educación a distancia; o como instrumento de apoyo en clases magistrales o talleres. Los antecedentes pueden encontrarse en materiales del International Records Management Trust 1 , que fueron adaptados a la realidad documental iberoamericana, recibida de España, tratando de superar las dificultades idiomáticas y terminológicas, de la herencia anglosajona de los materiales aludidos. Aunque en los inicios, la archivología fue considerada como complementaria al estudio de la historia y era sinónimo de capacidad para preparar las fuentes y ponerlas a disposición de la investigación, publicando y editando documentos, la gestión de los documentos administrativos formó parte de los contenidos de los planes de estudio de la disciplina en toda Iberoamérica. En este volumen se tratan una serie de cuestiones relacionadas con los documentos administrativos 2 y la gestión de los mismos. Se considera el papel esencial que ellos tienen para apoyar la eficiencia de la administración, la rendición de cuentas y el estado de derecho. Se examina las características de los documentos como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que documentan. Son considerados los principios del control y las necesidades fundamentales de un sistema de gestión de documentos. Luego, se examinan con detalle los mecanismos y las prácticas que gobiernan el control los documentos corrientes y semicorrientes desde su creación. Este control asegura que los documentos sean mantenidos y recuperados con eficiencia para el uso de la administración a la vez que asegura la posibilidad de una gestión eficaz en todas las fases del ciclo vital. . Asimismo, se estudia el expediente, documento múltiple, heredado de la administración colonial española usado por la mayor parte de las organizaciones públicas en Iberoamérica. ************************************ 1 International Records Management Trust 4 th Floor, 7 Hatton Garden London ECIN 8AD United Kingdom http://www.irmt.org 2 Se utiliza "documentos administrativos" siguiendo la terminologia usada en: HEREDIA HERRERA, Antonia. "El debate sobre la gestión documental", en Métodos de Información, en-mar, 1998 3
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