Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

un responsable de los documentos entusiasta, bien preparado y persistente hacer una
contribución importante al proceso. En este capítulo se examinará esas esferas en las que
los gestores de documentos pueden participar con más eficacia.
Legislación
Los temas que se examinan a continuación se
consideran con más detalle en Establecimiento de
Infraestructura para Servicios de documentos y
Archivos.
La base de toda autoridad en la gestión de documentos es una legislación completa y
actualizada o bien, en las organizaciones no gubernamentales, declaraciones de políticas:
Esta legislación o estos documentos de autoridad deben incluir los elementos siguientes:
• Los documentos deben estar definidos con precisión de manera que la legislación
abarque a los documentos en todos los medios y formatos, e incorpore los documentos
creados o recibidos en todos los niveles en todas las partes de la organización como la
ejecutiva, la judicial y la legislativa en el gobierno. En el sector público esto incluye las
instituciones paraestatales y regionales y otras organizaciones del gobierno local. En el
sector privado esto incluye a todos los organismos u operaciones subordinados o
asociados.
• La responsabilidad primaria por la gestión de los documentos durante su ciclo de vida
deberá estar claramente asignada y los papeles de los funcionarios principales y del
director de Gestión de Documentos estarán definidos.
• Se establecerá una estructura para la evaluación continua y la disposición apropiada de
todos los documentos de un organismo.
• Se establecerán reglas para la transferencia ordenada y oportuna de los documentos de
concentración (en plazo precaucional de conservación) que tengan un valor continuo a
un Archivo Intermedio y de los documentos que tengan un valor permanente a un
Archivo Histórico. Los documentos vigentes deben permanecer en el Archivo
Administrativo.
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