Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

• Proporcionar una memoria corporativa
• Formular políticas
• Tomar decisiones apropiadas
• Alcanzar más eficiencia, productividad y coherencia
• Cumplir con los requisitos legales y las regulaciones vigentes
• Proteger los intereses de la organización y aquellos de su personal y sus clientes
• Reducir los riesgos relacionados con la falta de pruebas de decisiones y acciones
• Documentar actividades y logros
En el sector público los documentos son fundamentales para el concepto de democracia.
La información documentada apoya la protección de los derechos humanos, el estado de
derecho y el trato justo e igual de los ciudadanos. Los ciudadanos tienen derecho a
esperar que habrá pruebas documentales confiables y precisas de las decisiones y
acciones del gobierno.
Por ejemplo, los documentos son imprescindibles para determinar con precisión si los
recursos recaudados por el estado en interés de los ciudadanos son gastados de una
manera que los beneficie: en servicios de salud, educación y otros.
Más aun, los documentos son los que protegen los derechos de los ciudadanos,
verbigracia, el derecho de propiedad de la tierra, documentado mediante registros
catastrales y títulos de propiedad, o los derechos a una jubilación o una pensión,
documentados mediante los expedientes de personal, llamados también legajos
personales. Cuando los derechos personales no son respetados, son los documentos los
que permiten a los ciudadanos solicitar u obtener la reparación legal.
Los documentos como testimonio
Ningún gobierno ni ninguna organización podrían ser responsabilizados por acto
alguno si no existen documentos que ofrezcan testimonio registrado de sus actividades.
La responsabilidad se establece cuando es posible mostrar pruebas de que los
funcionarios públicos sabían lo que hubieran debido saber, que medidas tomaron y el
resultado de sus actividades.
Los documentos testimonian el cumplimiento de leyes, reglamentos y procedimientos.
Los documentos confiables pueden servir de prueba para mostrar abusos de función,
mal uso de los recursos, e incumplimiento de compromisos o normativa financiera.
Los documentos ofrecen testimonios verificables de fraude y pueden conducir a quienes
investigan a las raíces de la corrupción. Los documentos bien administrados pueden
obrar como una restricción eficiente en función de su costo. Siempre será más barato
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