Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

Ningún sistema de rastreo puede ofrecer garantía. En ocasiones, los documentos pasan
de una persona a otra o de una oficina a otra sin que ese movimiento sea captado por el
sistema de conservación de documentos. Por consiguiente, los sistemas de rastreo
pueden ser complementados por una encuesta o una auditoría física de los documentos
para actualizar su ubicación.
Actividad 11
¿Existe un sistema de rastreo en la organización que usted conoce? ¿Qué es lo que vigila
el sistema de rastreo? Escriba una descripción del proceso usado para rastrear
documentos. Si la organización no rastrea los documentos, explique cómo se maneja el
movimiento de los mismos.
Evaluación y disposición documental
La evaluación conlleva dos tareas. En primer lugar está el proceso de decidir cuáles
documentos deben ser mantenidos por su valor continuo para sus creadores y usuarios
para la realización de sus asuntos, y por cuánto tiempo serán mantenidos. En segundo
lugar está el proceso de decidir cuáles documentos tienen un valor duradero para
propósitos distintos a aquellos para los que fueron creados, por ejemplo, para la
investigación histórica.
La evaluación es el proceso que determina el valor de
los documentos para su uso ulterior para cualquier
propósito y el tiempo durante el cual ese valor
continuará. La evaluación se llama también valoración o
selección.
La disposición documental se refiere a las acciones que
se realizan como una consecuencia de la evaluación de
los documentos. No es sinónimo de baja o destrucción
aun cuando ésta pueda ser una opción de la disposición.
Un resultado de la evaluación es el plan de disposición también denominado tabla de
retención y destino final. Este documento identifica todas la serie de documentos
creados o mantenidos por un organismo, señala las decisiones de valoración que se han
tomado, especifica los períodos durante los cuales las series deben conservarse y su
lugar de custodia, y autoriza su disposición en el momento apropiado (bien sea la baja
de los documentos o su transferencia al Archivo Histórico).
40