Preguntas de Estudio - International Records Management Trust

En la fase histórica, los documentos ya no son usados para la realización de los asuntos
corrientes. Estos documentos, luego de evaluados y determinado su valor permanente
son preservados en los Archivos Históricos por su valor testimonial y de investigación.
Los documentos históricos son documentos que ya no
se necesitan para la realización de los asuntos corrientes,
y que por su valor permanente son preservados en archivos históricos
Se llaman también documentos inactivos o no corrientes.
El Principio del Continuo
El principio de Ciclo Vital reconoce que los documentos son creados, usados,
conservados y, luego de sometidos a evaluación pueden ser dados de baja por ser
obsoletos o preservados como históricos por su valor duradero.
El principio del Continuo sugiere que hay cuatro acciones continuas o recurrentes en la
vida de los documentos: Identificación de los documentos; control intelectual de los
mismos, disposición de acceso a ellos; y control físico de los documentos. De acuerdo
con el principio del Continuo, la distinción entre gestión de documentos administrativos
e históricos no necesita ser mantenida rígidamente.
Este principio es reconocido por las instituciones de enseñanza archivística universitaria
en Iberoamérica, donde la formación profesional en Archivología es integral.
"La primer semejanza entre los modelos universitarios radica en que la formación que
actualmente se imparte en todas las instituciones universitarias e "integral". El graduado está
capacitado para planificar y dirigir programas de gestión de documentos y para administrar y/o
gestionar archivos históricos. La dicotomía archivista -gestor de documentos no existe aquí.
/…./ Los modelos de formación archivistica vigentes en la región están constituidos por
curricula en las que está fuertemente representado el tema gestión de documentos." 5
Proceso Acciones de la Gestión
de documentos administrativos
1. Identificación
Acciones de la Gestión
de documentos históricos
Creación o recibo Selección o adquisición
y adquisición
2. Control intelectual Clasificación en un sistema lógico Clasificación, ordenación y
descripción
3. Acceso Uso y Conservación Referencia y uso
4. Control físico Evaluación con baja o
transferencia como histórico
Figura 1: Cuatro Acciones del Cuidado de Documento
5 A. Casas de Barran: "Los documentos en órbita". ALA, Ene-Dic 2001.Bogotá, Colombia.
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