Solisti 01/2015

TOIMINNAN KEHITTÄMINEN
Työntekijöitä
saatu palaute
on ollut ehdottoman
myönteistä.
aikaa keskittyä asiakkaidemme kannalta
oleellisiin tehtäviin ja laatu paranee.
Tarkka analyysi paljastaa hukan
Kerralla oikein -mallin käyttö aloitetaan
tutkimalla työkohteen toiminnot tarkkaan.
– Kutsumme tätä Kerralla oikein
-kävelyksi. eli aivan konkreettisesti silloin
seurataan kutakin työntekijää, ja merkitään
ylös kaikki työpäivän aikana tehdyt
työt ja muu toiminta. Sen jälkeen nämä
käydään läpi, ja tulokset puretaan erivärisille
Post it -lapuille. Vihreälle lapulle
merkitään arvoa lisäävät työt, keltaiselle
valmistelu- ja aputyöt ja punaisille toiminnot,
jotka ovat turhia eli hukkaa ja
joista on siis syytä päästä eroon.
Kartoituksen aikana mietitään myös
monta kertaa vastauksia kysymykseen
miksi?.
– Tärkeää on pohtia toimintojen syitä
eikä sitä, kuka teki tai kenen olisi ehkä
pitänyt tehdä jokin asia toisin. Kerralla
oikein -kävely saattaa paljastaa puutteita
esimerkiksi työvälineissä tai niiden sijainnissa,
ja asia voidaan siis korjata hyvin
helposti kuntoon.
Kun kaikki toiminnot on siirretty
lapuille, ne liimataan vaikka työhuoneen
seinälle ja aloitetaan hukan poistaminen.
– Olenkin nähnyt komeita Post it -seiniä,
Emaus kertoo hymyillen.
– Kaikessa yksinkertaisuudessaan
menetelmä on kuitenkin hyvin konkreettinen
ja tehokas. Miettimisen, ideoinnin
ja mahdollisen töiden uudelleenjärjestelyn
jälkeen seinälle jää pitkä rivi vihreitä
lappuja, joiden joukosta pilkistää muutama
keltainen lappu.
Seuraava vaihe on uuden toimintatavan
käyttöönotto.
– Kaikista työvaiheista on kirjoitettava
uudet työohjeet. Kirjallinen ohjeistus on
aina tärkeää, sillä näin voimme taata, että
kohteessa osataan toimia kaikissa tilanteissa
oikein.
Emaus myöntää, että Kerralla oikein
-mallin käyttöönoton myötä esimiesten
työmäärä kasvaa hetkellisesti.
– Sen jälkeen kaikki sujuu kuitenkin
niin paljon tehokkaammin ja sujuvammin,
että tämä satsaus kannattaa ehdottomasti
tehdä. Tietenkään työ ei jää tähän,
vaan tilannetta tulee seurata jatkuvasti.
Stressi hälvenee
Harri Emaus korostaa, että kohteen toimintojen
uudelleenjärjestelyssä yhteistyö
on tärkeää sekä asiakkaan että oman
väen kesken.
– Toimintojen uudelleenjärjestely
tehokkaaksi ei ole vain esimiesten asia
vaan kohteessa työskentelevältä työntekijältä
saattaa hyvinkin tulla se paras idea
siihen, miten homma saadaan toimimaan
tehokkaasti.
– Esimiehen kannattaa siis hyvissä
ajoin kertoa tulossa olevasta muutoksesta
ja motivoida oma tiiminsä siihen.
Niissä kohteissa, joissa Kerralla oikein
-malli on otettu käyttöön, työntekijöiltä
saatu palaute on ollut myönteistä. Emaus
kertoo, että palvelualoilla yleinen ongelma
on työntekijöiden stressi siitä, ehtiikö
työpäivän aikana tekemään kaiken sen,
mitä pitäisi.
– Nyt tämä stressi poistuu, kun työtehtävät
ovat tarkasti ja realistisesti mitoitettuja.
40 www.sol.fi