Le Management par - UNI.HA

et de confiance
Instituez une forme moderne d’autorité (le
leadership) ayant pour but de faciliter le travail des
hommes et des machines
Renversez les barrières entre les services.
Le travail en équipe évitera les problèmes qui peuvent
apparaître au cours de l’élaboration et de l’utilisation
des produits
Mettez en oeuvre toutes les forces de
l’entreprise pour accomplir la transformation
Toutes les entreprises qu’elles produisent des produits
ou des services sont différentes des unes des autres.
L’hôpital ne fait pas exception même et surtout avec un
patient placé au centre de toutes les préoccupations.
L’approche globale de l’achat avec prioritairement le
travail collaboratif dans la définition du besoin relève
en toute circonstance d’une conception universelle
de l’achat. Il est d’ailleurs utile de souligner que les
professionnels de la santé y ont souscrits dès les débuts
de la filière nancéenne et qu’à ce jour la quasi-totalité
des adhérents Uniha nous ont accordé leur confiance.
Preuve en est que les problématiques de l’achat privé et
celle de l’achat public s’apparentent.
L’analyse fonctionnelle en 5 étapes
Nous ne reviendrons pas sur l’exposé de la méthode que
le lecteur de la revue connaît déjà et pratique. Nous
limiterons l’exposé aux problématiques de mise en œuvre
rencontrées dans l’hôpital. Nous illustrerons la démarche
avec un cas concret : les changes bébé.
Au moment de la rédaction de l’article, les changes
bébé font l’objet d’un appel d’offres qui aura un impact
sensible sur les habitudes de consommation des nouveaux
parents, donc des ventes, dès lors qu’ils quitteront l’une
des 46 maternités publiques françaises concernées.
Problématiques de la mise en œuvre de l’analyse
fonctionnelle (AF) pour UniHA Nancy
Dans un groupement de coopération sanitaire où les
utilisateurs et les experts sont disséminés sur le tout
territoire national, constituer un groupe de travail
pluridisciplinaire et représentatif est difficile et allonge
toute AF. Avec en plus la contrainte du manque chronique
de disponibilité des équipes soignantes, c’est un problème
infranchissable qui se pose alors. Ces problématiques
de disponibilité et de géographie peuvent pourtant se
contourner en adaptant les outils et les méthodes de
l’AF.
D’emblée l’impossibilité de rassembler physiquement et
régulièrement tous ceux et celles qui, par leur expertise,
devaient participer à l’analyse fonctionnelle du besoin
s’est donc posée à Nancy. Au démarrage de la filière en
2005, l’option choisie pour contourner la difficulté a
été de faire le travail avec exclusivement des experts
nancéens. La disponibilité des personnels soignants
nous a quand même contraint à étaler l’AF sur de (trop)
nombreux mois.
Retour d’expérience et conséquences d’une
approximation de la méthode 2005
Pour le premier marché des masques chirurgicaux (2007-
2009), se sont donc retrouvés autour de la table, entre
2005 et 2006, les hygiénistes et les cadres de santé de
diverses unités de soins représentatives de l’activité
hospitalière française : chirurgie infantile, chirurgie pour
adultes, chirurgie orthopédique et thoracique, maladies
infectieuse et tropicale, chirurgie générale et urgences.
La pluridisciplinarité du groupe expert était imparfaite
mais elle répondait à l’objectif principal de ce premier
marché : une redéfinition complète du masque chirurgical
par ceux et celles qui les portent au quotidien et par
ses prescripteurs. Il est à noter que pour le second
marché (2010-2013), les dimensions logistiques et
environnementales du besoin fonctionnel ont été mieux
intégrées aboutissant à une expression de besoin plus
complète.
Le cahier des charges fonctionnelles (CdCF) des masques
a donc été réalisé avec les experts nancéens puis la
consultation, les essais encadrés par ces mêmes experts
dans leurs services respectifs et, au final, le choix de
la meilleure offre, cf figure 2, CdCF des masques
chirurgicaux
Le problématique de la diversité des usages hospitaliers
s’est cependant posée au cours du choix des fournisseurs.
Dans l’ensemble, l’analyse fonctionnelle et les choix qui
en ont découlé étaient satisfaisants. Mais pour des besoins
reflétant des pratiques et usages hospitaliers particuliers
d’une région à l’autre, nous avons eu quelques difficultés
pour faire le bon choix faute des critères d’évaluation
pertinents pour l’ensemble de la communauté des
utilisateurs. Pourtant, dans un hôpital employant 10 000
personnes et rassemblant toutes les spécialités médicales
possibles, la représentativité hospitalière apparaissait
évidente. Hors, il faut vient convenir qu’au-delà de cette
représentativité des métiers, il se pose celle reflétant
la diversité géographique des usages hospitaliers même
pour des produits les plus standard.
De cette expérience imparfaite et instructive est sorti
progressivement l’analyse fonctionnelle telle qu’elle a
été pratiquée pour les changes bébé. A noter que pour
le second marché des masques chirurgicaux, il apparaît
que nous ayons mieux répondu aux besoinx des milliers
d’utilisateurs au quotidien de nos masques chirurgicaux
répartis sur le territoire national. Nous avons même
répondu aux besoins latents non satisfaits jusqu’à
maintenant en introduisant un produit innovant, une
première mondiale, dont Jean Pierre Grandhaye et les
étudiants de l’ENSGSI sont les instigateurs: le masque
chirurgical à fenêtre transparente, cf figure 3
Analyse fonctionnelle des changes bébé.
Nous illustrons notre démarche en décrivant les
adaptations méthodologiques qui ont permis d’aboutir
au cahier des charges fonctionnelles, élément central
de l’appel d’offre en cours, et à la grille d’évaluation des
offres. Par mesure de sécurité juridique, le dernier niveau
de pondération des critères et les moyens d’évaluation
ne sont pas communiqués.
Vu le contexte économique dans les hôpitaux et la
nécessité du retour au plus tôt à l’équilibre financier,
il n’est plus envisageable de prendre le temps de
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