CODICE DI CONDOTTA NELL'AMBITO COMMERCIALE - Halliburton

Gestione della documentazione
Nel corso dell’attività quotidiana, sono generate grandi quantità
di documenti commerciali. Tali documenti possono avere forme
diverse tra cui e-mail, proposte, fatture, relazioni di spese e
contratti, in formato elettronico o cartaceo, registrati presso la
sede dell’Azienda o altrove.
Molto spesso in base a tali informazioni create dai dipendenti
in tutta l’azienda vengono prese decisioni critiche e proprio per
questo informazioni non complete o imprecise potrebbero avere
conseguenze negative di gran lunga superiori a quanto ipotizzato.
Quando si creano, gestiscono, approvano o analizzano documenti
commerciali, sarà necessario garantirne la precisione, accuratezza
e completezza massima.
È necessario tenere accuratamente le Registrazioni contabili e
distruggerle solo conformemente alle politiche di gestione delle
registrazioni. Evitare di manomettere le registrazioni, distruggerle
senza autorizzazione e modificarle nel tentativo di nascondere
potenziali violazioni.
Nel corso di un procedimento legale, presunta azione legale
o indagine normativa, potrebbe essere richiesto di evitare la
distruzione o modifica delle informazioni in modo che possano
essere prodotte per la relativa revisione. Se tale “attesa legale”
fosse richiesta, l’Ufficio Legale ne darà debita informativa a
tutti i diretti interessati. In quel momento sarà anche precisato
come conservare e non cancellare o altrimenti modificare tali
informazioni.
Attenzione!
Siamo tutti responsabili della creazione e gestione
di Documentazioni contabili accurate.
Le Documentazioni commerciali sono quelle
Informazioni create, ricevute e/o gestite
dall’Azienda quale evidenza di un obbligo legale
o transazione commerciale con valore operativo,
legale o normativo.
Le Informazioni includono sono tutte le
registrazioni, in qualsivoglia formato e/o mezzo
che siano create o ricevute dall’Azienda.
Riferimenti
Politica aziendale 3-02240, “Financial Reporting – Reportistica
finanziaria”
Politica aziendale 3-02290, “Internal Audit – Verifica ispettiva
interna”
Politica aziendale 3-10130, “Records Management – Gestione
documentazione”
Pratica commerciale aziendale 4-11014, “Halliburton Internal
Control Committee – Comitato per i controlli interni di
Halliburton”
Pratica commerciale aziendale 4-11059, “Travel and Entertainment
Expense Reporting – Reportistica delle spese di viaggio ed
intrattenimenti”
Pratica commerciale aziendale 4-17013, “External
Financial Reporting – Reportistica
finanziaria esterna”
Pratica commerciale aziendale 4-17015, “Financial Reporting
and the Preparation of Consolidated Financial Statements –
Reportistica finanziaria e predisposizione delle dichiarazioni
finanziarie consolidate”
Pratica commerciale aziendale 4-17044, “Records and Information
Management (RIM) – Lifecycle Management and Compliance.
Gestione registrazioni e Informazioni (RIM) – Gestione e
conformità nel corso della loro durata”
Pratica commerciale aziendale 4-17045, “Placement of
Holds on Business Records and Information –
Trasferimento in attesa delle registrazioni
ed Informazioni finanziarie”
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