CODICE DI CONDOTTA NELL'AMBITO COMMERCIALE - Halliburton

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Protezione degli Asset dell’Azienda Frode, smaltimento o utilizzo non corretto Tutti abbiamo il dovere di proteggere le risorse dell’Azienda e di garantire il loro utilizzo attento e legittimo. Tra le risorse dell’Azienda è possibile annoverare forniture per ufficio, apparecchiature, sistemi di comunicazione e veicoli così come informazioni esclusive, proprietà intellettuale, risorse ed informazioni finanziarie. Furti, spreco di risorse ed attività dolose sono dannose per gli obiettivi dell’Azienda oltre che vietate. Tra gli esempi di attività fraudolente è possibile annoverare tra le altre: • Malversazione • Disonestà • Mazzette • Falsificazione o modifica di strumenti negoziabili quali assegni e note • Appropriazione indebita • Furto di contanti, titoli azionari, forniture o altre risorse dell’Azienda • Falsificazione di documentazioni o dichiarazioni finanziarie dell’azienda per motivi personali o altro Come regola generale, le risorse fisiche dell’Azienda, quali telefoni, computer, strutture, potranno essere utilizzate solo per scopi commerciali. Nei casi in cui si debbano utilizzare le risorse dell’Azienda per usi personali, fare uso di buon senso e ricordare di agire sempre nel migliore interesse dell’Azienda. Se ci fossero fondati motivi per sospettare una frode, spreco o utilizzo non corretto, rivolgersi prontamente all’Ufficio legale, ai Servizi per la revisione contabile, all’Ufficio Sicurezza, o all’Amministratore Finanziario dell’Azienda affinché possano procedere ad approfondite indagini. D R Bob è un dipendente eccezionale. Tuttavia ci sono volte in cui esagera nel promettere consegne per non deludere i suoi clienti o compromettere la sua fama. Bob a volte si conforma alle procedure interne che ritiene importanti mentre evita quelle che secondo lui sono inutili. In fin dei conti, alla fine conclude sempre il suo lavoro. Ma è corretto quello che fa? No. Non sempre le scorciatoie rappresentano la modalità migliore per conformarsi al valore chiave di Qualità del servizio. I processi e controlli interni di Halliburton sono stati sviluppati prestando la massima attenzione in modo tale da garantire che l’attività di Halliburton sia svolta sempre conformemente alle sue politiche e procedure, alla legislazione vigente e alle pratiche commerciali corrette. Procedure interne corrette garantiscono attività efficienti, la sicurezza dei dipendenti, una reportistica finanziaria accurata, la protezione delle risorse e una gestione finanziaria responsabile. I dipendenti non sono autorizzati a discriminare selettivamente quali procedure seguire e quali ignorare. 26
D Pradipa sta predisponendo una proposta per l’acquisizione di una Azienda. Il documento in Microsoft Word contiene informazioni riservate ed altamente sensibili sui possibili obiettivi dell’acquisizione. Pradipa deve collaborare per la redazione di questo documento via e-mail con Vicky che opera presso un altro reparto di Halliburton. Ha già lavorato con Vicky diverse altre volte per numerosi progetti e la conosce bene. Pradipa potrà essere certa che Vicky manterrà la necessaria riservatezza in merito alle informazioni relative alla proposta di acquisizione? R In qualità di “proprietaria” del documento, Pradipa deve assolutamente classificarlo come “Riservato” e dovrà adottare tutte le specifiche misure del caso per evitare il rischio di divulgazione accidentale o intenzionale del documento riservato a terzi non autorizzati. Per la precisione, Pradipa dovrà predisporre un divieto “di inoltro” sulla mail che utilizza per trasmettere il documento a Vicky, riducendo così enormemente il rischio che le informazioni possano essere condivise elettronicamente con persone non autorizzate. Riferimenti Pratica commerciale aziendale 4-17044, “Records and Information Management (RIM) – Lifecycle Management and Compliance . Gestione registrazioni e Informazioni (RIM) – Gestione e conformità nel corso della loro durata”. 27
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