Handleiding InDesign - Adobe

Basisstappen voor het samenvoegen van gegevens
Naar boven
1. Bepaal welke gegevensvelden u wilt gebruiken in uw bron- en doeldocumenten.
Bepaal hoe het uiteindelijke document eruit moet zien, zodat u weet welke velden nodig zijn om de gegevens samen te voegen. Als u bijvoorbeeld
een brief maakt die u aan klanten wilt sturen, zult u waarschijnlijk de volgende gegevensvelden nodig hebben:
,
Uw spreadsheet of database zou er als volgt uit kunnen zien:
Voorbeeld van gegevensbestand
2. Sla het gegevensbronbestand (vaak een spreadsheet- of een databasebestand) op als een kommagescheiden of
tabgescheiden tekstbestand (met respectievelijk de extensie .CSV of .TXT).
Controleer of uw gegevensbronbestand zodanig is gestructureerd, dat u de desbetreffende velden in uw doeldocument kunt opnemen. De
bovenste rij van een spreadsheet kan worden gereserveerd voor de veldnamen die u in het doeldocument gaat gebruiken, dus bijvoorbeeld
“Bedrijf” en “Adres”.
Zie Over gegevensbronbestanden voor meer informatie.
3. Maak een doeldocument met de tekst en de andere elementen die in elke versie van het doeldocument gelijk blijven.
Zie Over doeldocumenten voor meer informatie.
4. Selecteer de gegevensbron in het deelvenster Gegevenssamenvoeging.
Zie Een gegevensbron selecteren voor meer informatie.
5. Gebruik het deelvenster Gegevenssamenvoeging om velden in het doeldocument in te voegen.
U kunt gegevensvelden toevoegen aan zowel documentpagina's als stramienpagina's. Als u gegevensvelden toevoegt aan een stramienpagina,
hebt u nog andere mogelijkheden.
Zie Gegevensvelden invoegen en Plaatsaanduidingen voor gegevensvelden toevoegen aan stramienpagina's voor meer informatie.
6. Open een voorvertoning van de records, zodat u zeker weet dat het document er goed uitziet.
Zie Een voorvertoning openen van de records in het doeldocument voor meer informatie.
7. Voeg het doeldocument samen met het gegevensbronbestand of exporteer het naar PDF.
Zie Records samenvoegen voor meer informatie.
Over gegevensbronbestanden
Naar boven
Meestal is de gegevensbron afkomstig uit een spreadsheet- of een databasetoepassing, maar u kunt uw eigen gegevensbronbestand maken in
InDesign of in een tekstverwerker. Gegevensbronbestanden moeten een kommagescheiden (.CSV) of tabgescheiden (.TXT) tekstbestand zijn.
Raadpleeg de gebruikershandleiding bij uw brontoepassing voor meer informatie over exporteren naar dergelijke indelingen.
In een kommagescheiden of tabgescheiden tekstbestand worden records van elkaar gescheiden door alinea-einden en velden door komma's of
tabs. Het gegevensbronbestand kan ook tekst of paden bevatten die naar afbeeldingen op een schijf verwijzen.
Voorbeeld van een kommagescheiden gegevensbronbestand
Name,Company Name,State
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California
Als u een komma of een aanhalingsteken wilt opnemen in een kommagescheiden bestand, plaatst u de tekst binnen aanhalingstekens, dus
bijvoorbeeld "Bart, Ted en Karel, VOF". Als u in dergelijke gevallen geen aanhalingstekens gebruikt, wordt iedere naam als een afzonderlijk
veld beschouwd.
U kunt geen regeleinde invoegen in een veld in een gegevensbronbestand. Als het nodig is om een veld in meerdere regels te splitsen, kunt u
twee verschillende velden maken, bijv. en .
Wanneer u het document samenvoegt, kunt u Witregels voor lege velden verwijderen selecteren om lege regels te voorkomen. Als de regel echter
tekens (waaronder spaties) bevat, wordt de regel niet verwijderd.
658
Naar boven