3 - BECI

46
NR 1 - JANUARI 2008 - DYNAMIEK
dossier opslag / archivering
DIGITALISERING
Elektronische archivering
komt moeilijk op gang
Bedrijven maken beetje bij beetje kennis met het geïnformatiseerde
documentbeheer. De voordelen van deze methode gaan verder dan alleen maar
het digitaal opslaan van gegevens. De beschikbaarheid van de documenten, de
veiligheidsgraad en de tijdwinst maken het een interessant systeem.
« Het is een paradoxaal gegeven,
maar het zijn net die bedrijven
die het meest nood
hebben aan elektronisch documentbeheer
die er het minst hun toevlucht
toe nemen”, aldus Philippe Tailleur,
die aan het hoofd staat van softwarebedrijf
Bob Software. Zowel KMO’s
als elektronisch documentbeheer
(EDB) worden gekenmerkt door begrippen
zoals vlot en snel functioneren,
reactiviteit, een goed analytisch
overzicht van de markt en het eigen
bedrijf. De informatisering van do-
cumenten vergemakkelijkt de zoektocht
naar informatie, een zoektocht
die vaak zorgt voor zenuwachtigheid
en tijdverlies. “Zodra al uw archieven
zijn gedigitaliseerd, kunnen intelligente
softwareprogramma’s om het
even welk document terugvinden,”
verduidelijkt hij. Het systeem geeft
op het scherm onmiddellijk alle fac-
turen, bestekken, briefwisseling of
commerciële dossiers weer wanneer
“ Gedigitaliseerde wanorde blijft wanorde ”
Een document gemakkelijk terugvinden dankzij digitalisering …
een klant, een product of een andere
zoekterm wordt ingevoerd. “Om op
het juiste moment geraadpleegd
te kunnen worden, moet een document
in verschillende categorieën
worden ondergebracht,” benadrukt
Jean-Marc Leboutte, hoofd van het
softwarebedrijf Eudata System. Het
systeem is uiteindelijk ontworpen
om tijdbesparend en doeltreffend te
kunnen werken.
De papierberg vermijden
Een ander voordeel is het feit dat
het een fl exibel systeem is. In kleine
ondernemingen draait het immers
allemaal om polyvalentie. “Wanneer
iedereen alles moet kunnen,
moet iedereen over alle documenten
kunnen beschikken,” verduidelijkt
Tailleur. En net door documenten
te digitaliseren kunnen ze door verschillende
personen tegelijk worden
geraadpleegd. Digitale archivering is
vaak een conditio sine qua non voor
telewerk. “Sommige ondernemers
staan erg open voor de mogelijkheid
om van thuis uit te werken,” denkt
Leboutte. En dan is het veel praktischer
om bestanden op de computer
te hebben staan dan om dozen met
archieven mee naar huis te moeten