2011 - 2012 - Vormingplus Antwerpen

Voorjaar 2011 worden leidinggevenden voorbereid op het realiseren van de volgende fase (de
‘ontwikkelingsfase’) van het competentieontwikkelingsproject. Na functiegesprekken volgen de eerste
ontwikkelingsgesprekken en worden door medewerkers in samenspraak met hun leidinggevenden persoonlijke
ontwikkelingsplannen (POP’s) opgemaakt. Het doel is dat over een eerste ontwikkelingscyclus van 18 maanden
medewerkers, die zich verantwoordelijk voelen voor hun ontwikkeling, kunnen groeien in hun functie.
Leidinggevenden moeten medewerkers hierbij stimuleren en opvolgen, minstens tijdens twee formele
opvolggesprekken (voorjaar en najaar 2012). Daarna volgt een waarderingsgesprek en wordt een tweede
persoonlijk ontwikkelingsplan opgemaakt.
Een volgende cyclus spitst zich niet enkel toe op ontwikkeling maar ook op beoordeling waarbij de focus ligt op
het functioneren van de medewerker. Hiervoor maakt de staf in de loop van 2012 een stappenplan.
2. Gezamenlijke actie m.b.t. klantgerichtheid
De competentieprofielen van alle medewerkers bevatten vijf kerncompetenties: klantgerichtheid,
samenwerken, kostenbewustzijn, integriteit en diversiteit. Er wordt afgesproken dat alle medewerkers, ook
gezamenlijk, aan de competentie klantgerichtheid werken.
In 2012 ondernemen we twee acties:
werken aan een cultuur waar iedereen respectvol met mekaar omgaat
het zorgvuldig invullen van de outlookagenda.
3. Iedereen maakt gebruik van het database systeem, intranet en outlook
CRM en intranet zijn ontwikkeld, einde 2012 kan iedere medewerker hier vlot mee werken
In het najaar 2010 gaat een werkgroep van start met de ontwikkeling van een nieuwe databank en een systeem
om de documenten te beheren. Midden mei 2011 zijn de programma’s klaar om te gebruiken. Het nieuwe
systeem zal ervoor zorgen dat alle gegevens van de organisatie (projectwerking, administratie, boekhouding,
rapportering, …) aan mekaar gekoppeld worden. Dat verhoogt de transparantie: alle gegevens zijn zichtbaar,
beschikbaar en kunnen door alle medewerkers gebruikt worden.
Het systeem rendeert als iedereen zijn gegevens correct registreert, voortdurend bijwerkt en gebruikt. Zowel in
het voorjaar als in het najaar van 2011 worden collega’s hiertoe opgeleid en begeleid. Dat zal in 2012
onverminderd worden verder gezet. De beide instrumenten (de database en het intranet) blijven ondertussen
voortdurend in ontwikkeling en worden verder verbeterd.
Alhoewel CRM en intranet vandaag nog niet optimaal gebruikt worden, stellen we vast dat gegevens beter
geregistreerd worden, documenten beter beheerd en gegevens beter gedeeld.
4. Inrichten nieuwe kantoorplek en planning verhuis (zie eerder infrastructuur)
Einde 2011 wordt een volledige (lege) verdieping van een tot kantorencomplex omgebouwd industrieel
gebouw aangekocht. Begin 2013 loopt het huidige huurcontract af. Tegen het einde van 2012 dient deze plek
ingericht en een verhuis gerealiseerd.
Een uitgebreide ontwerpopdracht, waarbinnen duurzaamheid de rode draad vormt, wordt aan de architect
bezorgd. Een strak tijdschema wordt opgesteld.
5. Uittekenen van een toekomstige organisatiestructuur
Er wordt in 2011 een nieuwe organisatiestructuur uitgewerkt en wordt in fasen ingevoerd. Educatieve
medewerkers opereren op het terrein vanuit een flexibele netwerkstructuur, op termijn zullen ondersteunende
diensten bij mekaar in één groep worden gebracht, beleidsadvisering wordt voorbereid door een
beleidsadviesgroep, een driekoppig managementteam vervangt de staf. Einde 2013 is de omschakeling rond
(een timing wordt in 2012 opgemaakt) en vanuit een nieuwe structuur kan vanaf 2014 de opmaak van het
volgende beleidsplan (2016 – 2020) worden opgenomen.
6. Herwerken van het beloningsbeleid
In 2008 formuleren we samen met de toenmalige functieprofielen ook een functieclassificatiesysteem. Het
gemis aan criteria om de inschaling goed te kunnen uitvoeren is mede aanleiding voor de opstart van een
competentieproject. In 2011 onderzoeken we hoe het classificatiesysteem van toen kan uitgewerkt worden
naar een beloningsbeleid. Op het einde van 2012 is er een voorstel ter zake dat vanaf 2014 wordt uitgevoerd.
VORMINGPLUS REGIO ANTWERPEN ‐ VOORTGANGSRAPPORT 2011 – 2012 33