Untitled - Câmara Municipal de Oeiras

R E L A T Ó R I O E C O N T A D E G E R Ê N C I A 2 0 1 2
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Municípios de Lisboa, Torres Vedras, Santarém, Sintra, Lourinhã, Cascais, Alenquer, Amadora e Beja
como membros permanentes, e de mais 64 municípios do país como membros observadores.
Estruturante no ano de 2012 foi também o arranque da implementação do Sistema de Gestão
Documental (SGD), numa lógica de processos, nos serviços da DMADO e do DAE, o que implicou a
visita a serviços, o levantamento de processos e sua sistematização, bem como a definição de
procedimentos e regras de funcionamento relacionados com a aplicação, e ainda o levantamento de
requisitos para uma a solução de Gestão Documental e BPM. O desenvolvimento deste projeto tem sido
levado a cabo em estreita relação com a DSI. O Município encontra-se também representado, através
do SAM, num grupo de trabalho denominado Gestão Documental da Rede TIC, da Agência para a
Modernização Administrativa, tendo em vista a elaboração de uma Resolução do Conselho de Ministros
que oriente a implementação de sistemas de gestão documental.
No âmbito da descrição e da disponibilização de documentação, o SAM garantiu a disponibilização
revista e validada de 1500 registos nas aplicações Arquivo Online e na Pesquisa Integrada de
Conteúdos.
O ano de 2012 foi marcado pela atualização do cadastro urbano do concelho no âmbito da Avaliação
Geral de Prédios Urbanos (imposta pela aplicação dos artºs 5 e 6 da Lei nº 6A/2011) com vista à
atualização do imposto municipal sobre imóveis. A colaboração do SAM consistiu na digitalização dos
processos para dar resposta aos pedidos de avaliação formulados pelas Finanças.
Prosseguimos com digitalização da série “Processos de Obra Particular” - projeto estruturante iniciado
em Maio de 2008, que visa transferir para suporte digital a série mais movimentada e volumosa do
Arquivo. De janeiro a dezembro de 2012, foram digitalizados, descritos e indexados 7.418 processos de
obra, num total de 296.648 documentos, possibilitando a resposta imediata a mais de 25% dos pedidos
dirigidos ao Arquivo. Procedeu-se, ainda, ao tratamento (substituição das peças metálicas por
atacadores e expurgo de duplicados), à descrição, indexação de dados, digitalização e controlo de
qualidade de 2309 processos de obra, compostos por 88.355 documentos.
Foi dada continuidade à avaliação dos documentos cujos prazos de conservação haviam terminado.
Esta tarefa de avaliação e eliminação de documentos afigura-se para nós essencial para uma gestão
racional do espaço em depósito, sem a qual não seria possível garantir as incorporações de
documentação por parte dos serviços, devido às taxas de crescimento criadas. Foram avaliados e
eliminados cerca de 180 metros lineares de documentos relativa a diversas unidades orgânicas, tais
como a DMPGFP – Tesouraria, Contabilidade e SEF; a DMADO – DFVP, DRH, DGO/SG,
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