VB 07 Kanzleiordnung fuer das Amt der OOe. Landesr - Regio 13
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3.2.1 Aktenzeichen<br />
3.2.2 Aktenzahl<br />
3.2.3 Sonstige Hinweise<br />
3.2.1 Aktenzeichen<br />
PräsI -100027/125-JJJJ-A/Bc<br />
Das Aktenzeichen ergibt sich aus <strong>der</strong> Kurzbezeichnung jener Aufgabengruppe des Kompetenzen-<br />
Kataloges, die für die Bearbeitung des Eingangsstückes in Betracht kommt.<br />
Die Kurzbezeichnung des Kompetenzen-Kataloges ist verbindlich und unverän<strong>der</strong>t zu verwenden.<br />
Sind von einer Organisationseinheit Aufgaben mehrerer Aufgabengruppen zu vollziehen, ist dem<br />
Aktenzeichen in Klammer die Kurzbezeichnung <strong>der</strong> entsprechenden Abteilung anzufügen.<br />
Es ist möglich, Geschäftsstücke, die <strong>der</strong> Erfüllung innerdienstlicher Aufgaben von Vorgesetzten<br />
dienen, im Aktenzeichen durch ein "L" (für "Leitung") bzw. "AL" (für "Abteilungsleitung") zu<br />
ergänzen.<br />
Davon abweichende Regelungen bedürfen <strong>der</strong> Genehmigung des Präsidiums.<br />
3.2.2 Aktenzahl<br />
Referenzdokument <strong>VB</strong> <strong>07</strong><br />
Reihungszahl<br />
Die Akten einer bestimmten Aufgabengruppe werden mit einer fortlaufenden Zahl<br />
("Reihungszahl") bezeichnet; jede Reihungszahl darf je Akt nur einmal vergeben werden.<br />
Zahlenreihen<br />
Für im Voraus bestimmte Untergruppen, Sachgebiete o<strong>der</strong> Sachgebietsteile des Kompetenzen-<br />
Kataloges können von den Kanzleien im Einvernehmen mit den fachlich in Betracht<br />
kommenden Organisationseinheiten bei Bedarf Zahlenreihen vorbehalten werden. Innerhalb<br />
einer Zahlenreihe sind die Reihungszahlen fortlaufend je Akt zu vergeben.<br />
Aktenplan<br />
Im Zuge <strong>der</strong> EDV-Umstellung des Kanzleidienstes hat die Kanzlei im Einvernehmen mit <strong>der</strong>/den<br />
fachlich in Betracht kommenden Organisationseinheit(en) einen Aktenplan zu erstellen, <strong>der</strong><br />
vom Präsidium genehmigt wird.<br />
Die Aktenzahl ist dabei sechsstellig (PräsI- 100027 /125-JJJJ-A/Bc).<br />
Grundlage für den Aktenplan ist die zweistellige Glie<strong>der</strong>ung des Kompetenzen-Kataloges in<br />
Untergruppen, die verbindlich ist (PräsI- 10 0027 /125-JJJJ-A/Bc). Weitere Tiefenglie<strong>der</strong>ungen<br />
(3. und 4. Stelle) können in Anlehnung an den Kompetenzen-Katalog gewählt werden.<br />
Die unter einer <strong>der</strong>artigen "Planzahl" geführten Akten stehen in einem sachlichen<br />
Zusammenhang und werden durch die Reihungszahl (PräsI-10 0027 /125-JJJJ-A/Bc)<br />
individuell bezeichnet.<br />
Subzahl<br />
Die Subzahl (PräsI-100027/125-JJJJ-A/Bc) (Ordnungszahl) dient <strong>der</strong> individuellen Bezeichnung<br />
eines Geschäftsstücks innerhalb eines Aktes. Sie ist in <strong>der</strong> Reihenfolge des Einlangens <strong>der</strong><br />
Geschäftsstücke zu vergeben.<br />
Subzahlen sind von <strong>der</strong> Aktenzahl durch Schrägstrich zu trennen.<br />
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