VB 07 Kanzleiordnung fuer das Amt der OOe. Landesr - Regio 13

Wertzeichen, Wertsachen etc. sind als Beilage beim Eingangsstück zu belassen; die Weitergabe
erfolgt nachweisbar mittels Zustellung in einem verschlossenen Kuvert. Die weiteren
Veranlassungen trifft der/die Bearbeiter(in).
Einlangende Druckwerke sind ohne Eingangsstempel unverzüglich gemäß der Bibliotheksordnung
weiterzuleiten.
2.2.8 Vorverteilen
Referenzdokument VB 07
Die Poststelle hat die Eingangsstücke nach den Organisationseinheiten mit Hilfe des Kompetenzen-
Kataloges zu ordnen, soweit keine Sonderregelungen bestehen.
Im Zweifelsfall sind Eingangsstücke zunächst dem Präsidium zuzuordnen. Dieses trifft die
Entscheidung über die Vorverteilung. Im Bereich der Abteilungsgruppe Landesbaudirektion
entscheidet die BauZ über die Vorverteilung in solchen Fällen.
Rechnungen mit Zahlungsfristen sind unverzüglich der in Betracht kommenden
Organisationseinheit, im Zweifelsfall der Landesbuchhaltung, zuzuleiten.
Für Schreiben, die im elektronischen Briefverkehr einlangen, gilt § 45 DBO-A.
2.3 AUFBEREITEN DER EINGANGSSTÜCKE DURCH DIE KANZLEIEN
Die Kanzleien haben dafür zu sorgen, dass die Eingangsstücke in der Poststelle abgeholt werden.
Im Einvernehmen zwischen der/dem in Betracht kommende(n) Abteilungsleiter(in) bzw. der/dem
von dieser/diesem dazu ermächtigten Vorgesetzten und der Kanzlei sind die Eingangsstücke
mindestens einmal täglich vorzulegen. Dringende Eingangsstücke sind unverzüglich vorzulegen.
Die Eingangsstücke sind entsprechend der Aufgabenverteilung (§ 19 Abs. 1 DBO-A) und im
Rahmen allfälliger Weisungen des/der in Betracht kommenden Abteilungsleiters(in) vorzulegen.
Sind Vor- oder Bezugsakten vorhanden, ist das Eingangsstück diesen anzuschließen; ist dies nicht
der Fall, ist ein neuer Akt anzulegen. Notwendige Hinweise auf Vor- oder Bezugsakten sind zu
vermerken.
Trägt das Eingangsstück noch keinen Eingangsstempel, ist dieser unverzüglich anzubringen. Im
Eingangsstempel sind die Kurzbezeichnung (Kompetenzen-Katalog) der für die Bearbeitung in
Betracht kommenden Aufgabengruppe und die Aktenzahl zu ergänzen. Die Eingangsstücke sind in
der Evidenz einzutragen. Bezieht sich das Eingangsstück auf mehrere zu bearbeitende
Angelegenheiten hat die Kanzlei entsprechende Fotokopien anzufertigen und auf den Schriftstücken
Querverweise anzubringen.
Schriftstücke, deren Inhalt lediglich der Information dienen (z.B. Prospekte) und nicht mit einem
Akt in Verbindung und von Bedeutung sind, erhalten keine Aktenzahl und sind auch nicht zu
indizieren.
Jede Veränderung der Zuleitung ist in den Evidenzbehelfen zu vermerken.
Verschlusssachen und vertrauliche Geschäftsstücke dürfen - außer dem/der Abteilungsleiter(in) -
nur jenen namentlich benannten Bediensteten zur Kenntnis gelangen, die unmittelbar mit ihrer
Bearbeitung befasst sind.
Grundsätze für die Erledigung der Geschäftsfälle durch die Bearbeiter(innen) sind in der
Dienstbetriebsordnung festgehalten.
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