VB 07 Kanzleiordnung fuer das Amt der OOe. Landesr - Regio 13

Kanzleiordnung für das Amt der Oö. Landesregierung
1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
2. EINGANGSPOST
3. AKTENFÜHRUNG
4. SCHREIBDIENST
Stand: September 2000
5. KANZLEIMÄSSIGE BEHANDLUNG DER ERLEDIGUNGEN
6. AUSGANGSPOST
7. SKARTIERUNGSORDNUNG
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1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
1.1 ZIEL DER KANZLEIORDNUNG
1.2 ORGANISATION DES KANZLEI- UND SCHREIBDIENSTES
1.3 AUFGABE DES KANZLEI- UND SCHREIBDIENSTES
1.4 ERGÄNZENDE REGELUNGEN ZUR DIENSTBETRIEBSORDNUNG
1.1 ZIEL DER KANZLEIORDNUNG
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Die Vielfalt der Landesverwaltung verlangt oder erlaubt im konkreten Einzelfall eine Vielzahl von
Formen, in denen die Aufgaben erfüllt werden können. Dieser Vielfalt steht gegenüber, dass ein
Mindestmaß an einheitlicher Vorgangsweise erforderlich ist, um den Grundsätzen von
Gesetzmäßigkeit, Bürgerfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit zu entsprechen.
Die Kanzleiordnung ist eine innerdienstliche Vorschrift und trifft generelle Regelungen für die
Aktenführung und den Schriftverkehr. Sie ist Grundlage für einen einheitlichen Geschäftsgang und
für ein einheitliches Erscheinungsbild des Amtes nach außen.
1.2 ORGANISATION DES KANZLEI- UND SCHREIBDIENSTES
Für die Erfüllung der Aufgaben des Kanzleidienstes richtet das Präsidium in der Regel Kanzleien ein
oder betraut sonstige Organisationseinheiten mit der Wahrnehmung dieser Funktion.
Die Kanzleien unterstehen dem Präsidium. Poststelle und Zentralregistratur erfüllen ebenso
Aufgaben des Kanzleidienstes.
Nähere oder zusätzliche Regelungen zur Kanzleiordnung werden vom Präsidium schriftlich
getroffen.
Die Aufgaben des Schreibdienstes werden von MitarbeiterInnen der einzelnen Organisationseinheiten
erledigt.
Vorgesetzte der Mitarbeiter(innen) des Schreibdienstes sind der (die) Leiter(innen) der jeweiligen
Organisationseinheiten.
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1.3 AUFGABE DES KANZLEI- UND SCHREIBDIENSTES
Es ist Aufgabe des Kanzlei- und Schreibdienstes, die Bearbeitung von Geschäftsfällen im Amt der
Oö. Landesregierung (in der Folge: Amt der Landesregierung) in verwaltungstechnischer Hinsicht
zu unterstützen. Der Inhalt der Erledigungen von Geschäftsfällen wird durch den/die Bearbeiter(in)
bestimmt.
1.3.1 Aufgaben der Kanzlei
1.3.2 Aufgaben der Poststelle
1.3.3 Aufgaben des Schreibdienstes
1.3.4 Aufgaben der Zentralregistratur
1.3.1 Aufgaben der Kanzlei
Übernahme und Aufbereitung der Eingangsstücke und Zuleitung zur Bearbeitung; Evidenthaltung
der Akten bis zur Skartierung;
Durchführung der in den Vermerken für die kanzleimäßige Behandlung getroffenen Anordnungen;
Vorbereitung abzusendender Schriftstücke;
Beglaubigung von Ausfertigungen;
Skartierung der Akten entsprechend der Skartierungsordnung;
sonstige administrative Dienstleistungen (Weiterleitung der Akten, Fotokopieren, Botengänge
usw.).
1.3.2 Aufgaben der Poststelle
Der Poststelle obliegt - sofern diese Aufgaben nicht von Kanzleien oder sonstigen
Organisationseinheiten wahrgenommen werden:
die Übernahme der Eingangsstücke, die an das Amt der Landesregierung gelangen;
die Übernahme und das Absenden der Ausgangspost,
die Beilagenkontrolle und das Herstellen größerer Auflagen (kopieren)
das Kuvertieren, Verschließen, Verpacken und Adressieren (Adressdruckschnittstelle),
das Freimachen der Postsendungen,
das Anbringen des Absendevermerks auf dem Erledigungsentwurf (auf dem im Akt verbleibenden
Geschäftsstück, welches zum Nachweis der Erledigung dient),
das Absenden im Postweg oder das Zustellen durch Boten, wenn dies angeordnet ist,
Das Absenden zu den mit dem Land OÖ jeweils vereinbarten (günstigsten) Tarifen ist ausschließlich
im Wege der Poststelle möglich.
1.3.3 Aufgaben des Schreibdienstes
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Erstellen der Schriftstücke nach den Anordnungen der Bearbeiter(innen).
1.3.4 Aufgaben der Zentralregistratur
Behandlung des Schriftgutes entsprechend der Skartierungsordnung;
Führen von Aufzeichnungen über die getroffenen Veranlassungen;
Aufbewahrung von Akten und Evidenzen.
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1.4 ERGÄNZENDE REGELUNGEN ZUR DIENSTBETRIEBSORDNUNG
1.4.1 Beglaubigung
1.4.2 Auskünfte; Akteneinsicht
1.4.1 Beglaubigung
Der Beglaubigungsvermerk "F.d.R.d.A." ist nur noch in Verwaltungsverfahren anzubringen, in
denen er gesetzlich vorgesehen ist. Die entsprechende Berechtigung erteilt der Landesamtsdirektor.
1.4.2 Auskünfte; Akteneinsicht
Bedienstete, die mit Aufgaben des Kanzlei- und Schreibdienstes betraut sind, dürfen Auskünfte
über kanzleitechnische Tatsachen (z.B. Eingangsdatum, Aktenzahl, Bearbeiter(in)) erteilen. Im
Übrigen sind anfragende Personen an die Bearbeiter(innen) zu verweisen.
Akteneinsicht gemäß § 17 AVG ist ausschließlich über die Bearbeiter(innen) zu gewähren.
2. EINGANGSPOST
2.1 POSTANSCHRIFT
2.2 BEHANDLUNG VON EINGANGSSTÜCKEN
2.3 AUFBEREITEN DER EINGANGSSTÜCKE DURCH DIE KANZLEIEN
2.1 POSTANSCHRIFT
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Die offizielle Postanschrift des Amtes der Landesregierung lautet:
Amt der Oö. Landesregierung, Klosterstraße 7, 4021 Linz.
Für Organisationseinheiten, die in Amtsgebäuden mit anderer Adresse eingerichtet sind, kann mit
Genehmigung des Präsidiums eine davon abweichende Postanschrift geführt werden.
2.2 BEHANDLUNG VON EINGANGSSTÜCKEN
Eingangsstücke sind alle an das Amt der Landesregierung oder an eine Organisationseinheit
(inneramtlicher Schriftverkehr) des Amtes gelangenden Sendungen.
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2.2.1 Übernehmen
2.2.2 Sortieren
2.2.3 Öffnen
2.2.4 Ungeöffnet Weiterleiten
2.2.5 Eingangsstempel und Eingangsvermerke
2.2.6 Irrläufer
2.2.7 Beilagen
2.2.8 Vorverteilen
2.2.1 Übernehmen
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Die Poststelle bzw. eine mit diesen Aufgaben betraute Organisationseinheit hat während der
Amtsstunden die bei ihr einlangenden Eingangsstücke zu übernehmen und die erforderlichen
weiteren Veranlassungen zu treffen.
Wenn Eingangsstücke der/dem Bearbeiter(in) persönlich zugehen, so hat diese(r) für die
kanzleimäßige Behandlung zu sorgen.
Auf Schriftstücken, mit deren Einbringung eine Frist zu laufen beginnt (z.B. Berufungen,
Einsprüche, Vorstellungen usw.) ist die persönliche Überbringung neben dem Eingangsstempel
festzuhalten.
Auf Verlangen ist der/dem Überbringer(in) die Übernahme eines Eingangsstückes zu bestätigen.
Sonstige Besonderheiten im Zusammenhang mit der Übernahme eines Eingangsstückes sind zu
vermerken.
Eingangsstücke, die einer unzuständigen Organisationseinheit zugehen, sind unverzüglich an die
fachlich in Betracht kommende Organisationseinheit bzw. an die Poststelle weiterzuleiten.
Werden Eingangsstücke außerhalb der Amtsstunden von Bediensteten entgegengenommen (z.B.
Portier), haben sie auf den Eingangsstücken jedenfalls den Zeitpunkt der Entgegennahme
festzuhalten und die Eingangsstücke der Poststelle zuzuleiten.
Werden Eingangsstücke persönlich überbracht, ist der/die Überbringer(in) nach Möglichkeit auf
allfällige Mängel hinzuweisen (z.B. fehlende Unterschrift, Vergebührung etc.).
Post, die nicht zugestellt wird, ist mindestens einmal täglich vom Postamt abzuholen. Ist ein
Hausbriefkasten vorhanden, ist dafür zu sorgen, dass dieser einmal täglich während der
Amtsstunden entleert wird.
Anordnungen hinsichtlich der Erteilung einer Postvollmacht, der Benutzung eines Schließfaches
oder der Verwendung eines Postabholbuches trifft das Präsidium durch Dienstanweisung.
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2.2.2 Sortieren
Eingangsstücke sind nach ihrer Dringlichkeit und nach der besonderen Art der Zustellung oder
Weiterleitung zu sortieren. Dringliche Erledigungen sind unverzüglich weiterzuleiten.
2.2.3 Öffnen
Beim Öffnen der Umschläge von Eingangsstücken ist darauf zu achten, dass der
Aufgabepoststempel nicht verletzt wird.
Der Umschlag ist dem Eingangsstück beizufügen, wenn
a. Name oder Adresse des Absenders oder das Datum aus dem Eingangsstück nicht zu ersehen
sind,
b. anzunehmen ist, dass das Eingangsstück zur Wahrung einer Frist (vor allem Rechtsmittel) bis
zu einem bestimmten Tag bei der Post aufgegeben sein muss, oder
c. es sich um bescheinigte Postsendungen (Einschreibbriefe, Wertsendungen) oder um
Rückscheinbriefe handelt.
d. Eingangsstücke des Verfassungsgerichtshofs sowie Entwürfe zu Bundesgesetzen und
Verordnungen, diese sind dem Verfassungsdienst vorzulegen.
2.2.4 Ungeöffnet Weiterleiten
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Folgende Eingangsstücke sind ungeöffnet weiterzuleiten:
a. Eingangsstücke (auch Rückscheinbriefe), die persönlich an den Landeshauptmann, an ein
namentlich bezeichnetes Mitglied der Landesregierung oder an den Landesamtsdirektor bzw.
das jeweilige Büro gerichtet sind; diese sind dem Adressaten vorzulegen.
b. Eingangsstücke, die ausschließlich an eine(n) namentlich bezeichnete(n) Bedienstete(n) (also
nicht etwa "An das Amt der Oö. Landesregierung, zu Handen N.N.", sondern etwa "N.N., Amt
der Oö. Landesregierung") gerichtet sind; diese sind dem Adressaten vorzulegen.
c. Eingangsstücke, auf denen der Adresse eines/einer namentlich bezeichneten Bediensteten der
Zusatz "o.V.i.A." (= oder Vertreter im Amt) beigefügt ist; diese sind, wenn erforderlich, der
Vertretung vorzulegen.
d. Eingangsstücke, die an den Oö. Verwaltungssenat gerichtet sind; diese sind direkt dem
Oö. Verwaltungssenat zuzuleiten.
e. Eingangsstücke aufgrund einer besonderen Anordnung des Präsidiums (z.B.
Präsidentschaftskanzlei, Verbindungsstelle der Bundesländer); diese sind dem Präsidium zur
Vorverteilung vorzulegen.
f. Eingangsstücke des Rechnungshofes; diese sind der Finanzabteilung zur Vorverteilung
vorzulegen.
Verschlusssachen und vertrauliche Geschäftsstücke; diese sind direkt dem Adressaten
zuzuleiten.
g. Eingangsstücke, die als Anbote im Rahmen eines Vergabeverfahrens erkennbar sind; sie sind
der fachlich zuständigen Organisationseinheit zuzuleiten.
Werden die in lit. a) bis h) bezeichneten Eingangsstücke irrtümlich geöffnet, sind sie wieder zu
verschließen, mit einem entsprechenden Vermerk, Datum und Unterschrift zu versehen und dem
jeweils (lit. a) bis h)) angeführten Adressaten zuzuleiten.
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2.2.5 Eingangsstempel und Eingangsvermerke
Das Eingangsdatum eines jeden Eingangsstücks muss feststellbar sein. Dies geschieht durch
Aufdruck des Eingangsstempels bzw. durch einen entsprechenden Eingangsvermerk.
Der Eingangsstempel hat folgendes zu enthalten:
a. die Bezeichnung "Amt der Oö. Landesregierung",
b. das Tagesdatum,
c. je eine Rubrik für das Geschäftszeichen und für die Anzahl der Beilagen.
Der Eingangsstempel ist gegen unbefugte Benützung gesichert aufzubewahren.
Der Eingangsstempel soll die Lesbarkeit des Textes nicht beeinträchtigen und ist auf der ersten
oder auf der letzten Seite des Eingangsstücks aufzudrucken.
Auf Eingangsstücken, die ungeöffnet an die Adressaten weiterzuleiten sind, ist der Eingangsstempel
(Eingangsvermerk) auf dem Umschlag anzubringen.
Auf Anboten zu Ausschreibungen ist neben dem Eingangsstempel auch die Uhrzeit des Einlangens
bzw. der Übernahme festzuhalten.
Wenn auf einem Eingangsstück kein Eingangsvermerk angebracht wird (Dokumente etc.), so ist
der Eingangsstempel auf dem Umschlag anzubringen oder in einem Aktenvermerk festzuhalten.
2.2.6 Irrläufer
Als Irrläufer gilt ein Eingangsstück, das vom Absender nicht für das Amt der Landesregierung (nicht
für sonstige Dienststellen des Landes Oberösterreich) bestimmt ist.
Irrläufer sind nach Möglichkeit ungeöffnet und unverzüglich zur richtigen Zustellung zurückzugeben
oder an die richtige Stelle weiterzuleiten.
Ansonsten ist der Umschlag wieder zu verschließen, ein Eingangsvermerk und der Vermerk
"irrtümlich geöffnet" sowie die datierte Unterschrift sind anzubringen. Sodann ist der Irrläufer
ordnungsgemäß weiterzuleiten.
2.2.7 Beilagen
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Beilagen gehören zum Eingangsstück und sind in der dafür vorgesehenen Rubrik des
Eingangsstempels bzw. im Eingangsvermerk festzuhalten. Beilagen von besonderer Art sind
erforderlichenfalls gesondert anzuführen.
Werden in einem Eingangsstück Beilagen gesondert ausgewiesen, so ist zu prüfen, ob die Angabe
mit dem tatsächlichen Sachverhalt übereinstimmt. Ist keine Übereinstimmung gegeben, ist dies zu
vermerken.
Einem Eingangsstück beiliegende Wertgegenstände bzw. Wertsendungen sind - soferne nicht
eine bestimmte Organisationseinheit als Empfänger in Frage kommt - unverzüglich der
Landesbuchhaltung gegen Empfangsbestätigung zu übergeben. Die Empfangsbestätigung ist dem
Eingangsstück anzuschließen und zu vermerken.
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Wertzeichen, Wertsachen etc. sind als Beilage beim Eingangsstück zu belassen; die Weitergabe
erfolgt nachweisbar mittels Zustellung in einem verschlossenen Kuvert. Die weiteren
Veranlassungen trifft der/die Bearbeiter(in).
Einlangende Druckwerke sind ohne Eingangsstempel unverzüglich gemäß der Bibliotheksordnung
weiterzuleiten.
2.2.8 Vorverteilen
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Die Poststelle hat die Eingangsstücke nach den Organisationseinheiten mit Hilfe des Kompetenzen-
Kataloges zu ordnen, soweit keine Sonderregelungen bestehen.
Im Zweifelsfall sind Eingangsstücke zunächst dem Präsidium zuzuordnen. Dieses trifft die
Entscheidung über die Vorverteilung. Im Bereich der Abteilungsgruppe Landesbaudirektion
entscheidet die BauZ über die Vorverteilung in solchen Fällen.
Rechnungen mit Zahlungsfristen sind unverzüglich der in Betracht kommenden
Organisationseinheit, im Zweifelsfall der Landesbuchhaltung, zuzuleiten.
Für Schreiben, die im elektronischen Briefverkehr einlangen, gilt § 45 DBO-A.
2.3 AUFBEREITEN DER EINGANGSSTÜCKE DURCH DIE KANZLEIEN
Die Kanzleien haben dafür zu sorgen, dass die Eingangsstücke in der Poststelle abgeholt werden.
Im Einvernehmen zwischen der/dem in Betracht kommende(n) Abteilungsleiter(in) bzw. der/dem
von dieser/diesem dazu ermächtigten Vorgesetzten und der Kanzlei sind die Eingangsstücke
mindestens einmal täglich vorzulegen. Dringende Eingangsstücke sind unverzüglich vorzulegen.
Die Eingangsstücke sind entsprechend der Aufgabenverteilung (§ 19 Abs. 1 DBO-A) und im
Rahmen allfälliger Weisungen des/der in Betracht kommenden Abteilungsleiters(in) vorzulegen.
Sind Vor- oder Bezugsakten vorhanden, ist das Eingangsstück diesen anzuschließen; ist dies nicht
der Fall, ist ein neuer Akt anzulegen. Notwendige Hinweise auf Vor- oder Bezugsakten sind zu
vermerken.
Trägt das Eingangsstück noch keinen Eingangsstempel, ist dieser unverzüglich anzubringen. Im
Eingangsstempel sind die Kurzbezeichnung (Kompetenzen-Katalog) der für die Bearbeitung in
Betracht kommenden Aufgabengruppe und die Aktenzahl zu ergänzen. Die Eingangsstücke sind in
der Evidenz einzutragen. Bezieht sich das Eingangsstück auf mehrere zu bearbeitende
Angelegenheiten hat die Kanzlei entsprechende Fotokopien anzufertigen und auf den Schriftstücken
Querverweise anzubringen.
Schriftstücke, deren Inhalt lediglich der Information dienen (z.B. Prospekte) und nicht mit einem
Akt in Verbindung und von Bedeutung sind, erhalten keine Aktenzahl und sind auch nicht zu
indizieren.
Jede Veränderung der Zuleitung ist in den Evidenzbehelfen zu vermerken.
Verschlusssachen und vertrauliche Geschäftsstücke dürfen - außer dem/der Abteilungsleiter(in) -
nur jenen namentlich benannten Bediensteten zur Kenntnis gelangen, die unmittelbar mit ihrer
Bearbeitung befasst sind.
Grundsätze für die Erledigung der Geschäftsfälle durch die Bearbeiter(innen) sind in der
Dienstbetriebsordnung festgehalten.
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3. AKTENFÜHRUNG
3.1 GESCHÄFTSSTÜCKE UND AKTEN
3.2 GESCHÄFTSZEICHEN
3.3 EVIDENZ
3.4 ANLEGEN UND AUFBEWAHREN DER AKTEN
3.1 GESCHÄFTSSTÜCKE UND AKTEN
Geschäftsstücke sind Eingangsstücke, die mit Eingangsstempel (Eingangsvermerk) und
Geschäftszeichen versehen wurden sowie der amtliche Schriftverkehr (z.B. Entwürfe,
Aktenvermerke, Auslaufsstücke etc.).
Akten werden aus Geschäftsstücken gebildet, die dieselbe Angelegenheit betreffen und daher
gemeinsam geführt werden.
Abgeschlossene Akten, die mit später einlangenden Geschäftsstücken in Beziehung stehen, gelten
als Vorakten. Bezugsakten stehen mit anderen Akten in maßgeblichem sachlichen Zusammenhang.
Der Bezug ist in den Akten (Umschlag) und in der Aktenevidenz zu vermerken 1 .
Sind verschiedene Akten auf Dauer sachlich miteinander verbunden, so sind diese
zusammenzulegen und gelten weiter als ein Akt.
1 Da in absehbarer Zeit die EDV-Umstellung des Kanzleidienstes im
Rahmen der Landesverwaltung abgeschlossen sein wird, geht diese
Kanzleiordnung vor allem auf das EDV-unterstützte Kanzleisystem ein.
3.2 GESCHÄFTSZEICHEN
Jeder Akt wird durch das Geschäftszeichen individuell bezeichnet und dadurch von anderen Akten
unterschieden.
Das Geschäftszeichen ist auf schriftlichen Erledigungen (§ 52 DBO-A) nach Möglichkeit im
Briefkopf, ansonsten in geeigneter Weise anzuführen.
Das Geschäftszeichen besteht aus dem Aktenzeichen, der Aktenzahl und eventuell notwendigen
sonstigen Hinweisen. Die Teile des Geschäftszeichens werden durch Bindestrich voneinander
getrennt.
Beispiel: PräsI-100027/125-JJJJ-A/Bc 1
1
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In der folgenden Beschreibung des Geschäftszeichens wird der jeweils
beschriebene Teil des Geschäftszeichens durch Fettdruck hervorgehoben.
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3.2.1 Aktenzeichen
3.2.2 Aktenzahl
3.2.3 Sonstige Hinweise
3.2.1 Aktenzeichen
PräsI -100027/125-JJJJ-A/Bc
Das Aktenzeichen ergibt sich aus der Kurzbezeichnung jener Aufgabengruppe des Kompetenzen-
Kataloges, die für die Bearbeitung des Eingangsstückes in Betracht kommt.
Die Kurzbezeichnung des Kompetenzen-Kataloges ist verbindlich und unverändert zu verwenden.
Sind von einer Organisationseinheit Aufgaben mehrerer Aufgabengruppen zu vollziehen, ist dem
Aktenzeichen in Klammer die Kurzbezeichnung der entsprechenden Abteilung anzufügen.
Es ist möglich, Geschäftsstücke, die der Erfüllung innerdienstlicher Aufgaben von Vorgesetzten
dienen, im Aktenzeichen durch ein "L" (für "Leitung") bzw. "AL" (für "Abteilungsleitung") zu
ergänzen.
Davon abweichende Regelungen bedürfen der Genehmigung des Präsidiums.
3.2.2 Aktenzahl
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Reihungszahl
Die Akten einer bestimmten Aufgabengruppe werden mit einer fortlaufenden Zahl
("Reihungszahl") bezeichnet; jede Reihungszahl darf je Akt nur einmal vergeben werden.
Zahlenreihen
Für im Voraus bestimmte Untergruppen, Sachgebiete oder Sachgebietsteile des Kompetenzen-
Kataloges können von den Kanzleien im Einvernehmen mit den fachlich in Betracht
kommenden Organisationseinheiten bei Bedarf Zahlenreihen vorbehalten werden. Innerhalb
einer Zahlenreihe sind die Reihungszahlen fortlaufend je Akt zu vergeben.
Aktenplan
Im Zuge der EDV-Umstellung des Kanzleidienstes hat die Kanzlei im Einvernehmen mit der/den
fachlich in Betracht kommenden Organisationseinheit(en) einen Aktenplan zu erstellen, der
vom Präsidium genehmigt wird.
Die Aktenzahl ist dabei sechsstellig (PräsI- 100027 /125-JJJJ-A/Bc).
Grundlage für den Aktenplan ist die zweistellige Gliederung des Kompetenzen-Kataloges in
Untergruppen, die verbindlich ist (PräsI- 10 0027 /125-JJJJ-A/Bc). Weitere Tiefengliederungen
(3. und 4. Stelle) können in Anlehnung an den Kompetenzen-Katalog gewählt werden.
Die unter einer derartigen "Planzahl" geführten Akten stehen in einem sachlichen
Zusammenhang und werden durch die Reihungszahl (PräsI-10 0027 /125-JJJJ-A/Bc)
individuell bezeichnet.
Subzahl
Die Subzahl (PräsI-100027/125-JJJJ-A/Bc) (Ordnungszahl) dient der individuellen Bezeichnung
eines Geschäftsstücks innerhalb eines Aktes. Sie ist in der Reihenfolge des Einlangens der
Geschäftsstücke zu vergeben.
Subzahlen sind von der Aktenzahl durch Schrägstrich zu trennen.
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Evidenznummer
Für die Führung von Akten mit Hilfe eines Aktenverfolgungssystems kann eine Evidenznummer
verwendet werden, innerhalb der ziffernmäßig (durch Bildung von Zahlengruppen,
Nummernkreisen etc.) die Art des Geschäftsfalles, die individuelle Bezeichnung des Aktes, das
Bestehen oder Nichtbestehen von Teilakten oder Bezugsakten, die für den EDV-Einsatz
notwendigen Prüfnummern usw. dargestellt sind. Jeder Akt (Teilakt) muss durch die
Evidenznummer eindeutig identifiziert werden können.
3.2.3 Sonstige Hinweise
Jahreszahl
Eine Jahreszahl (PräsI-100027/125- JJJJ -A/Bc) ist nach einem Bindestrich der Aktenzahl dann
beizufügen, wenn dies für spätere Geschäftsfälle erforderlich ist (z.B. bei Runderlässen).
Bearbeitungshinweise; Hinweis auf die Aufgabenverteilung; auf Arbeitsgruppen etc. (PräsI-
100027/ 125-JJJJ-A/Bc).
Bei Bedarf und Zweckmäßigkeit können Hinweise auf interne Arbeitsverteilungen, Hinweise auf
den/die Bearbeiter(in) bzw. die Schreibkraft (Namenskürzel) und anderes angefügt werden.
3.3 EVIDENZ
3.3.1 Umfang der Evidenz; Genauigkeit der Aufzeichnungen
3.3.2 Evidenzbehelfe
3.3.2.1 Eingangsbuch ('Protokoll')
3.3.2.2 Kartei
3.3.2.3 Reihungszahlenbuch
3.3.2.4 Reihungszahlenblatt
3.3.3 Nachschlagebehelfe ('Index')
3.3.4 EDV-unterstütztes Kanzleisystem
3.3.5 Aktenverfolgungssystem
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3.3.1 Umfang der Evidenz; Genauigkeit der Aufzeichnungen
Alle Geschäftsstücke sind so evident zu halten, dass ihr Aufbewahrungsort und der Stand der
Bearbeitung jederzeit festgestellt werden können.
Nur nach Erfordernis evident zu halten sind Geschäftsstücke, die im Wege der Mitbeteiligung (§ 51
DBO-A, "Durchlaufpost") einlangen oder die im Dienstwege weiterzuleiten sind (z.B. Bestätigungen,
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Reiserechnungen u.ä.); ferner Mitteilungen an die Bediensteten im Umlaufwege etc.;
Zustellnachweise von zurückkommenden Rückscheinbriefen. Das Erfordernis ist von der Kanzlei im
Einvernehmen mit der fachlich in Betracht kommenden Organisationseinheit festzulegen.
Die Evidenz der Akten jeder Aufgabengruppe muss in sich geschlossen sein. Die Evidenzbehelfe
sind so zu führen, dass die Erfordernisse der Skartierung berücksichtigt werden.
Verschlusssachen, vertrauliche Geschäftsstücke und Geschäftsstücke, denen Wertsachen
angeschlossen sind, sind in den Evidenzbehelfen besonders zu vermerken.
3.3.2 Evidenzbehelfe
Je nach der erforderlichen Genauigkeit der Aufzeichnungen über Geschäftsstücke und Akten
kommen in Betracht: das Eingangsbuch, die Kartei, das Reihungszahlenbuch, das
Reihungszahlenblatt; das Aktenverfolgungssystem.
3.3.2.1 Eingangsbuch ('Protokoll')
Durch Aufzeichnungen im Eingangsbuch soll der Inhalt eines Aktes in umfassender Form
festgehalten werden. Damit können die in einem Akt befindlichen Geschäftsstücke und
Geschäftsabläufe festgestellt oder im Falle der Vernichtung eines Aktes weitgehend rekonstruiert
werden, ohne auf den Akt selbst zurückgreifen zu müssen.
Die Bezeichnung des Gegenstandes muss in möglichst kurzer Form erfolgen und den Akt eindeutig
bestimmen.
Das Eingangsbuch kann als Buch zunächst in Loseblattform im Format A3 oder im Format A4
geführt werden. Lose Blätter des Eingangsbuches sind nach dessen Abschluss (zum Ende eines
oder mehrerer Jahre) zu binden.
3.3.2.2 Kartei
In jenen Aufgabenbereichen, in denen der Gegenstand eines Aktes überwiegend nach einem
eindeutigen Suchkriterium bestimmt wird (z.B. nach Personennamen, Betriebs- oder
Firmenbezeichnungen, Projekte, etc.) und in denen eine größere Zahl gleichartiger Geschäftsfälle
evident zu halten ist, kann die Aktenevidenz mittels Kartei geführt werden.
3.3.2.3 Reihungszahlenbuch
Reicht es aus, neben der Reihungszahl die Gegenstandsbezeichnung sowie den Erledigungs- und
Ablagevermerke festzuhalten, genügt die Führung eines Reihungszahlenbuches.
Neben dem Reihungszahlenbuch können, wenn erforderlich, im Akt selbst in einem Einlageblatt
oder auf dem Aktenumschlag detaillierte Angaben über die einliegenden Geschäftsstücke
eingetragen werden.
3.3.2.4 Reihungszahlenblatt
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Genügt es, den Gegenstand und die Zahl eines Aktes lediglich in Nachschlagebehelfe einzutragen
und die Akten nach fortlaufenden Zahlen abzulegen, kann zur Vergabe von Reihungszahlen (und
zur Kontrolle dieser Vergabe) das Reihungszahlenblatt verwendet werden.
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3.3.3 Nachschlagebehelfe ('Index')
Nachschlagebehelfe unterstützen und erleichtern das Wiederauffinden eines Geschäftsstückes oder
Aktes, welcher/welches nach der Reihungszahl abgelegt ist. Die Nachschlagebehelfe sind
alphabetisch zu führen. Der Anfangsbuchstabe der erfolgten Indizierung ist bei Bedarf im Protokoll
neben dem Gegenstand zu vermerken.
Folgende Indizes sind gebräuchlich:
Namens- und Ortsindex, wenn sich der Inhalt des Aktes auf bestimmte Personen bzw. Orte
bezieht. Im Sachindex kann der Gegenstand eines Aktes (bzw. Aktenstückes) nach sachlichen
Kriterien beschlagwortet werden.
Beim Führen der Indizes ist jeweils ein Hinweis auf die Aktenzahl anzubringen.
Ein Normalienverzeichnis kann als gesondertes Verzeichnis geführt werden, um z.B. einlangende
Ministerpost, Entscheidungen der Höchstgerichte, Erlässe, etc., leichter aufzufinden. Das
Normalienverzeichnis beinhaltet Absender, Tag des Einlangens, Geschäftszahl des Absenders und
Aktenzahl des eigenen Aktes.
3.3.4 EDV-unterstütztes Kanzleisystem
Im EDV-unterstützten Kanzleisystem erfolgt die Führung einer Aktenübersicht über den Bildschirm.
Das Anlegen des Aktes erfolgt über die Eingabe des Aktenzeichens und der Reihungszahl bzw.
eines Teils der Reihungszahl. Die Vergabe der Subzahl erfolgt automatisch. Als weitere Information
werden Suchbegriffe (wie im Eingangsbuch) eingetragen, die Abfragen (Gegenstand,
Bearbeiter(in), Termin, etc.) zu den Akten ermöglichen.
Die Aufbereitung der eingegebenen Daten der Akten bzw. Aktenstücke erfolgt automatisch für den
Index zum Suchen.
Die EDV-unterstützte Aktenevidenz verbindet die Funktionen der händischen Aufzeichnungen in
Evidenz- und Nachschlagebehelfen. Sie ermöglicht einen Überblick über den Akt und über die
Vollständigkeit der Erledigungen.
Durch Datensicherungsmaßnahmen ist vorzusorgen, dass die Rekonstruktion der Geschäftsfälle
gewährleistet bleibt.
3.3.5 Aktenverfolgungssystem
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Im Aktenverfolgungssystem 1 werden Informationen über Akten einer bestimmten Aufgabengruppe
mittels EDV maschinenlesbar evident gehalten. Zu erfassen sind Stammdaten (Art des
Geschäftsfalles bzw. Gegenstand; Name und Anschrift von Personen, Orte, Vorhaben oder
Projekte; auf die sich der Akt bezieht; Hinweise auf Haupt- oder Teilakte; Aktenzahl in Form einer
Evidenznummer) sowie Bewegungsdaten (Angaben über Aufbewahrungsort, Bearbeitungsstand und
allfällige Terminangaben) in so genauer Form, dass die Führung gesonderter Aufzeichnungen für
das Wiederauffinden eines Aktes (eines Geschäftsstücks) nicht erforderlich ist.
Die maschinenlesbar erfasste Evidenznummer ist auszudrucken und auf den Aktenumschlägen
anzubringen.
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Bewegungsdaten sind nach dem regelmäßigen Ablauf eines Geschäftsfalls im Vorhinein festzulegen
und zu definieren. Durch Dienstanweisung ist vorzusorgen, dass der erfasste Bearbeitungsstand
und der tatsächliche Aufbewahrungsort eines Aktes den tatsächlichen Verhältnissen entspricht.
Umfang und Art der Verschlüsselung des Geschäftszeichens sind im Einvernehmen mit der in
Betracht kommenden Organisationseinheit und dem Kanzleidienst festzulegen und vom Präsidium
zu genehmigen.
Die Verwendung maschinenlesbarer Klebeetiketten für die Bezeichnung der Akten ist zulässig. Der
Akt ist jedoch auch so zu beschriften, dass die Aktenzahl ohne Hilfsmittel abgelesen werden kann.
Durch Kontrollmaßnahmen ist zu gewährleisten, dass Fehler rechtzeitig entdeckt werden. Stammund
Bewegungsdaten sind laufend so zu sichern, dass sie im Falle der Zerstörung der Originaldaten
rekonstruiert werden können.
Das Wiederauffinden der Akten muss über die Stammdaten möglich sein.
1 nur im Bereich der Kanzlei LDZ 3 im Einsatz.
3.4 ANLEGEN UND AUFBEWAHREN DER AKTEN
3.4.1 Ordnung innerhalb des Aktes
3.4.2 Aufbewahrung der Akten
3.4.3 Entnahmen aus der Aktenablage; Aktenumlauf
3.4.1 Ordnung innerhalb des Aktes
Eingangsstücke, die sich auf einen bestehenden Akt beziehen, sind diesem anzuschließen; ist der
frühere Akt bereits abgeschlossen, kann ein neuer Akt angelegt werden. Über Erfordernis und
Zweckmäßigkeit entscheidet die/der Bearbeiter(in). Der Bezug zwischen beiden Akten ist durch
Eintragungen auf dem Aktenumschlag und in der Aktenevidenz herzustellen.
Jeder Akt ist in einer zweckmäßigen Form (z.B. Aktenumschlag, Ordner, etc.) aufzubewahren.
Jeder Akt ist mit dem Aktenzeichen, der Aktenzahl und der Jahreszahl zu kennzeichnen.
Die einzelnen Schriftstücke des Aktes sind nach der Subzahl zu ordnen.
Überflüssig gewordene Aktenbestandteile wie Umschläge, Rückscheine, Mehrausfertigungen, etc.
sind laufend aus Akten zu entfernen und zu vernichten.
3.4.2 Aufbewahrung der Akten
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Die Akten sind bis zur Skartierung in der Kanzlei aufzubewahren. Sie sind in der Regel geordnet
nach Aktenzeichen (der Aufgabengruppe) und Aktenzahl abzulegen.
Nach Bedarf und Zweckmäßigkeit kann jedoch auch eine andere Ordnung gewählt werden, wenn
zusammen mit den Evidenzbehelfen das rasche Auffinden des Aktes gewährleistet bleibt (z.B.
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Referenzdokument VB 07
Ablage nach dem Aktenplan, nach Terminen (Wiedervorlage) oder nach Akten, die im
Mitbeteiligungsverfahren (§ 51 DBO-A) weitergeleitet worden sind.
Werden Akten oder Aktenteile (z.B. Pläne, Kopien, Filme, Karteien, etc.) gesondert aufbewahrt, ist
der Ablageort evident zu halten.
Verschlusssachen und vertrauliche Geschäftsstücke sind in gesicherten Aktenschränken in der
Kanzlei bzw. in Ausnahmefällen beim (bei der) Abteilungsleiter/in oder bei dem/der Bearbeiter(in)
aufzubewahren. Der Schlüssel des Aktenschrankes ist versperrt aufzubewahren, ein
Reserveschlüssel ist getrennt, ebenfalls versperrt, aufzubewahren.
Jeder Verschlussakt ist nach Möglichkeit in einem gesonderten, verschlossenen Umschlag
aufzubewahren. Die Verschlussstelle ist mit der datierten Unterschrift gegen unbefugte
Öffnungsversuche zu sichern.
Bevor ein Akt (Aktenstück) in der Kanzlei abgelegt wird, ist zu prüfen, ob den Kanzleiaufträgen
entsprochen ist und die Ordnung im Akt, insbesondere dessen Vollständigkeit, hergestellt ist. Nicht
erfolgte Eintragungen in die Evidenz- und Nachschlagebehelfe sind nachzuholen.
Wann Akten aus der Ablage der Kanzlei auszuscheiden sind, bestimmt die Skartierungsordnung.
3.4.3 Entnahmen aus der Aktenablage; Aktenumlauf
Werden Akten aus der Ablage entnommen, ist der jeweilige Aufbewahrungsort des Aktes (oder
daraus entnommener Teile oder Geschäftsstücke) in der Evidenz festzuhalten.
Jede Weitergabe von Geschäftsstücken oder von Akten von Hand zu Hand ("im kurzen Wege") ist
dem Kanzleidienst zu melden. Ausnahmen sind im Einvernehmen zwischen Kanzlei- und
Abteilungsleiter(in) zu regeln.
Soferne von dem/der Bearbeiter(in) nichts anderes bestimmt wird, sind Eingangsstücke zusammen
mit dem gesamten Akt zur Bearbeitung vorzulegen.
Der weitere Aktenlauf wird durch die Vermerke über die kanzleimäßige Behandlung bestimmt.
Verschlusssachen und vertrauliche Geschäftsstücke (§ 64 DBO-A) dürfen nur vom Abteilungsleiter
bzw. von dazu befugten Bediensteten angefordert bzw. entnommen werden.
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4. SCHREIBDIENST
4.1 AUFGABEN DES SCHREIBDIENSTES
4.2 ERLEDIGUNGSENTWÜRFE
4.3 AUSFERTIGUNGEN
4.4 BEGLAUBIGUNG VON ABSCHRIFTEN; ZWEITAUSFERTIGUNGEN
4.1 AUFGABEN DES SCHREIBDIENSTES
Die Bearbeiter(innen) haben entsprechend § 53 DBO-A Erledigungen in möglichst einfacher und
wirtschaftlicher Form (Ausfertigung; Kurzbrief; Formular; Stempelaufdruck; urschriftlich, d.h. die
Erledigung erfolgt direkt auf dem Eingangsstück; u.dgl.) zu erstellen.
Es ist Aufgabe des Schreibdienstes, Erledigungsentwürfe und Ausfertigungen (§ 54 DBO-A)
entsprechend den Anweisungen der Bearbeiter(innen) zu erstellen.
Die Bearbeiter(innen) sollen ihre Diktate auf Tonband sprechen, da dies am Wirtschaftlichsten ist.
Für die Rechtschreibung sind das "Österreichische Wörterbuch" bzw. der "Duden" maßgeblich.
4.2 ERLEDIGUNGSENTWÜRFE
Der Inhalt (die Gliederung) von Erledigungen richtet sich nach der Dienstbetriebsordnung (§§ 52 ff
DBO-A). Nach Zweckmäßigkeit und technischer Ausstattung sollen Muster aufgelegt und von den
Bearbeitern(innen) verwendet werden. Dies ist vor allem für den EDV-Einsatz bedeutsam.
Gelten Durchschriften oder Kopien von Reinschriften als Erledigungsentwurf, sind sie zu
kennzeichnen.
4.3 AUSFERTIGUNGEN
Referenzdokument VB 07
Wird nicht sofort die Ausfertigung vorbereitet, ist sie entsprechend dem genehmigten
Erledigungsentwurf zu erstellen. Dabei sind erforderliche weitere Ausfertigungen, Kopien usw.
herzustellen.
In die Ausfertigung ist das Datum einzusetzen, mit dem der Entwurf unterschrieben wurde.
Jede Ausfertigung ist von der Schreibkraft darauf zu prüfen, ob sie mit dem Entwurf übereinstimmt
und die handschriftlichen Korrekturen des/der Bearbeiters(in) berücksichtigt worden sind.
Dringlichkeits- und Zustellvermerke können, wenn nötig, in die Ausfertigung übernommen werden.
Bei Reinschriften, für die eine persönliche Fertigung vorgesehen wurde ("RzU"), ist die Unterschrift
einzuholen. Sofern es sich nicht um inneramtliche Schreiben handelt, ist unmittelbar unter die
Unterschrift der Name des/der Unterzeichnenden in Maschinschrift oder in sonst leserlicher Form zu
setzen.
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Werden Ausfertigungen nicht eigenhändig unterschrieben, so ist der Name des/der
Zeichnungsberechtigten an die für die Unterschrift vorgesehene Stelle zu setzen.
Für Ausfertigungen von besonderer Bedeutung (Urkunden, Dokumente u.dgl.) ist besonders haltbares
Papier zu verwenden. Für Unterschriften auf solchen Ausfertigungen ist ein Schreibgerät zu
verwenden, das die dauernde Lesbarkeit des Textes gewährleistet. Sodann sind die Ausfertigungen
samt Beilagen für den Versand aufzubereiten und weiterzuleiten.
4.4 BEGLAUBIGUNG VON ABSCHRIFTEN; ZWEITAUSFERTIGUNGEN
Ist es aus kanzleitechnischen Gründen (z.B. bei Verlust einer bereits zugestellten Ausfertigung
einer Erledigung) erforderlich, Zweitausfertigungen bzw. Kopien von Schriftstücken herzustellen,
sind diese entsprechend zu kennzeichnen; der Vorgang ist im Akt zu vermerken.
5. KANZLEIMÄSSIGE BEHANDLUNG DER ERLEDIGUNGEN
5.1 VERMERKE
5.2 AUFBEREITEN DER ERLEDIGUNGEN ZUR WEITERLEITUNG
5.1 VERMERKE
Vermerke für die kanzleimäßige Behandlung sind Aufträge der Bearbeiter(innen) an den Kanzleibzw.
Schreibdienst und sind auf dem Eingangsstück oder auf dem Entwurf schriftlich anzubringen.
5.1.1 Dringlichkeit
5.1.2 Zustellen; Übermitteln
5.1.3 Mitbeteiligen
5.1.4 Wiedervorlage
5.1.5 Sammelvorlage
5.1.6 Ablage
5.1.7 Beglaubigen
5.1.8 Sonstige Vermerke
Referenzdokument VB 07
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5.1.1 Dringlichkeit
Der Dringlichkeitsvermerk ist rechts unterhalb des Datums anzubringen und soll gewährleisten,
dass Geschäftsstücke innerhalb einer bestimmten Frist ("SOFORT", "AM ... ABSENDEN")
entsprechend weiterbehandelt werden. Ein mit "SOFORT" gekennzeichnetes Geschäftsstück hat
Vorrang in der kanzleimäßigen Behandlung vor anderen Geschäftsstücken. "AM ..... ABSENDEN"
erfordert die kanzleimäßige Behandlung zu einem festgesetzten Termin. Beim Setzen des Termins
hat sich der/die Bearbeiter(in) zu vergewissern, ob die kanzleimäßige Behandlung fristgerecht
erfolgen kann. Können derartige Fristen im Zuge der kanzleimäßigen Behandlung nicht eingehalten
werden, ist dies dem/der Bearbeiter(in) mitzuteilen.
5.1.2 Zustellen; Übermitteln
Besondere Formen der Zustellung (RSa, RSb, Bote, etc.) sind zu vermerken und bei der Aufbereitung
der Ausgangsstücke zu beachten. Rückscheinbriefe dürfen nur in begründeten Fällen
eingesetzt werden. Ihre Verwendung im inneramtlichen Schriftverkehr ist unzulässig.
Rundschreiben an eine Mehrzahl von Behörden, Körperschaften oder Institutionen sind mittels
Verteiler (siehe insbesondere den in Anhang zu § 3 Abs. 3 DBO-A angeführten Verteiler) zu bewirken.
Besondere Formen der Übermittlung (Telefax: "FAX:"; elektronischer Briefverkehr: "e-
Mail") sind entsprechend festzulegen.
5.1.3 Mitbeteiligen
Geschäftsstücke sind entsprechend den Anordnungen der Bearbeiter(innen) anderen Bearbeitern
bzw. anderen Organisationseinheiten "Zur Kenntnis (z.K.)" oder "Zur Mitzeichnung (z.M.)"
zuzuleiten.
5.1.4 Wiedervorlage
Der/die Bearbeiter(in) kann für die Wiedervorlage eines Geschäftsstückes durch den Kanzleidienst
einen Termin (Wv.:) festlegen. Nach Möglichkeit sollen der 1., 5., 10. usw. Tag als Vorlagetermine
gewählt werden.
Der Kanzleidienst hat die Wiedervorlagetermine sorgfältig zu überwachen (z.B. Wochenende,
Feiertage, etc.) und dem/der Bearbeiter(in) die Geschäftsstücke rechtzeitig vorzulegen.
5.1.5 Sammelvorlage
Werden auf Grund einer Erledigung mehrere Eingangsstücke erwartet, so kann der/die
Bearbeiter(in) einen Termin als Sammelvorlage ("Sv:..."; "Sammelvorlage:") anordnen, zu dem die
bis dahin eingelangten Eingangsstücke gesammelt vorzulegen sind.
5.1.6 Ablage
Referenzdokument VB 07
Erledigt der/die Bearbeiter(in) mehrere Geschäftsstücke durch eine einzige Veranlassung, ist dies
auf Erledigungen unter dem Geschäftszeichen durch den Vermerk "miterledigt" zu bestätigen. Die
entsprechende(n) Subzahl(en) ist/sind anzuführen.
Ist keine weitere Veranlassung zu treffen, ist die Ablage des Aktes/Geschäftsstücks mit dem Kürzel
"z.d.A." ("zu den Akten") anzuordnen.
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5.1.7 Beglaubigen
Der Beglaubigungsvermerk "F.d.R.d.A." ist nur noch in Verwaltungsverfahren anzubringen, in
denen er gesetzlich vorgesehen ist. Auf allen anderen Erledigungen des Amtes entfällt er.
5.1.8 Sonstige Vermerke
Referenzdokument VB 07
Bei Anordnungen "u.A.v. ..." ("unter Abschrift von ...") sind Abschriften (Kopien) einer Erledigung
herzustellen, welche einem anderen Empfänger vollinhaltlich zur Kenntnis gebracht werden sollen.
Die Adresse des Empfängers (und gegebenenfalls ein zusätzlicher Text) wird der Abschrift (Kopie)
angefügt.
Der Vermerk "RzU" ("Reinschrift zur Unterschrift") verlangt im Rahmen der kanzleimäßigen
Behandlung die Vorlage der Reinschrift zur Unterschrift.
Sind auf einem Erledigungsentwurf zwar mehrere Adressaten angeführt, ist jedoch zugleich der
Zustellvermerk "je gesondert" ausgewiesen, ist in der Reinschrift der jeweilige Adressat einzeln
(gesondert) anzuführen.
Die Beilagen sind im Rahmen der kanzleimäßigen Behandlung anzuschließen, wobei Vermerke über
die Verwendung von Stempelmarken bzw. Briefmarken zu berücksichtigen sind.
Ein von der Bearbeitung festgelegter Bezug zu anderen Akten ist herzustellen. Vermerke über die
Behandlung als Verschlusssache oder vertrauliche Sache sind zu berücksichtigen.
Bei Verwendung der EDV-Textverarbeitung sind die Vermerke "Löschen" für nicht mehr benötigte
bzw. "Auslagern" für in absehbarer Zeit wieder benötigte Texte anzubringen und zu
berücksichtigen.
5.2 AUFBEREITEN DER ERLEDIGUNGEN ZUR WEITERLEITUNG
Nach Erfordernis und Zweckmäßigkeit sind zugleich mit der Ausfertigung (Reinschrift) eines
Schriftstücks die erforderlichen Kuverts, allenfalls auch Rückscheine oder Anschriftenzettel zu
adressieren.
Keine Kuverts sind vorzubereiten für Sammelpost, welche im Wege über die Poststelle versendet
wird, und für Erledigungen, die im kurzen Wege innerhalb des Amtes weitergeleitet werden. Dies
gilt nicht für alle vertraulichen Geschäftsstücke, Verschlusssachen und für Geschäftsstücke mit
Wertzeichen und Wertsachen und Verschlusssachen sowie für alle, an einen bestimmten
Adressaten persönlich zuzustellenden Erledigungen.
Für alle Erledigungen, die Adressaten außerhalb des Amtes der Landesregierung zuzustellen sind,
sind nach Möglichkeit Fensterkuverts zu verwenden.
Kuverts haben
den Richtlinien der Abteilung Presse über das Corporate Design zu entsprechen
so beschaffen zu sein, dass eine maschinelle Kuvertierung möglich ist.
Bei Schriftstücken, die gegen Zustellnachweis (Zustellbuch; RSa; RSb; Eingeschrieben) zu
versenden sind, ist auf dem Kuvert das Geschäftszeichen der zu versendenden Erledigung
anzuführen.
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Beilagen sind vom/von der Bearbeiter(in) in geeigneter Weise zu kennzeichnen. Der/Die
Bearbeiter(in) hat festzulegen, ob eine Kopie der versendeten Beilage im Akt verbleibt. Kopien sind
von der Kanzlei anzufertigen. Sind Kopien in großer Anzahl erforderlich, sind sie von der Poststelle
anzufertigen.
Das Weiterleiten von Erledigungen orientiert sich an den Bestimmungen von Punkt 6.
Das Versenden von Privatpost ist nicht zulässig.
Nach dem Weiterleiten (dem Absenden) einer Erledigung sind die noch offenen Anordnungen zu
erfüllen. Der Akt ist sodann in der Ablage zu hinterlegen.
6. AUSGANGSPOST
Auslaufstücke sind Erledigungen (samt Beilagen) und sonstige Sendungen, die zur Absendung an
Empfänger
a. außerhalb des Amtes der Landesregierung oder
b. im Bereich des Amtes der Landesregierung - außer im Rahmen der Mitbeteiligung gemäß § 51
DBO-A - bestimmt sind.
Auslaufstücke gehören bis zum Zeitpunkt der tatsächlichen Absendung zum Akt.
Die Zustellung erfolgt in der Regel innerhalb des Amtes durch Bedienstete der Kanzlei oder durch
die Poststelle. Die Zustellung außerhalb des Amtes erfolgt grundsätzlich im Wege über die
Poststelle. Die Zustellung kann ferner durch persönliche Aushändigung an den Adressaten oder
dessen Bevollmächtigten, durch Boten, durch Verlautbarung oder durch Hinterlegung erfolgen.
Die Absendung ist auf dem Erledigungsentwurf (in der Evidenz) festzuhalten.
6.1 WEITERLEITEN VON GESCHÄFTSSTÜCKEN UND ZUSTELLEN DES
AMTES
6.2 ZUSTELLUNG EXTERN
Referenzdokument VB 07
6.3 SONDERFORMEN DER ZUSTELLUNG UND ÜBERMITTLUNG
6.1 WEITERLEITEN VON GESCHÄFTSSTÜCKEN UND ZUSTELLEN DES
AMTES
Das Weiterleiten von Geschäftsstücken innerhalb des Amtes soll möglichst wirtschaftlich erfolgen.
Die Weitergabe kann in gesonderten Mappen (Laufmappen) erfolgen. Dies gilt auch für
Geschäftsstücke, Druckwerke u.dgl., die mehreren Organisationseinheiten oder Bediensteten zu
übermitteln bzw. zur Kenntnis zu bringen sind.
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Für Geschäftsstücke, Druckwerke u.dgl., die mehreren Bediensteten zur Kenntnis gebracht werden
sollen, sind Laufzettel oder ähnliche Nachweise zu verwenden, auf denen die Bediensteten die
Kenntnisnahme durch datiertes Handzeichen zu bestätigen haben.
Das Weiterleiten von Schriftstücken in Kuverts ist bei vertraulichen Geschäftsstücken,
Verschlusssachen, Poststücken, die Wertzeichen und/oder Wertsachen beinhalten persönlich
zuzustellenden Geschäftsstücken, etc. vorzusehen. Um Verschlusssachen und vertrauliche
Geschäftsstücke gegen unbefugte Öffnungsversuche zu sichern, ist die Verschließstelle des Kuverts
durch die datierte Unterschrift des Absendenden zu sichern. Aus Gründen der Sicherheit ist das
Kuvert mit dem vertraulichen Inhalt in einem zweiten Kuvert (neutral, ohne
Vertraulichkeitsvermerk) zu versenden, wobei die Weitergabe von Poststücken, die Wertzeichen
und/oder Wertsachen beinhalten, nachweisbar mittels Zustellung zu erfolgen hat.
6.2 ZUSTELLUNG EXTERN
6.2.1 Zustellen durch externe Dienstleister
6.2.2 Sammelpost; Verteiler
6.2.3 Zustellbuch
6.2.4 Absendevermerk
6.2.1 Zustellen durch externe Dienstleister
Das Zustellen an Empfänger außerhalb des Amtes der Landesregierung erfolgt in der Regel durch
externe Dienstleister.
Ausgangspost ist mindestens einmal täglich abzusenden. Dies gilt in der Regel auch für
Sammelpost.
Beim Absenden ist vor allem auf das Wahren des Briefgeheimnisses und auf die Bestimmungen der
Postordnung zu achten. Besonders zu beachten sind die Kosten der Dienstleistung (nach Möglichkeit
keine übergroßen Kuverts einsetzen; Massensendungen entsprechend sortieren, etc.).
6.2.2 Sammelpost; Verteiler
Referenzdokument VB 07
Das Präsidium regelt, in welchen Fällen die Zustellung für bestimmte Adressaten ohne Inanspruchnahme
externe Dienstleister erfolgt (z.B. Sammelpost an Bezirkshauptmannschaften durch Dienstkraftwagenlenker).
Wurde die Zustellung "laut Verteiler" angeordnet, ist die im Verteiler jeweils angeführte Anzahl von
Erledigungen zu versenden. Rundschreiben, die den Vermerk "außer Verteiler" tragen, sind der
Anschrift des jeweiligen Verteilers entsprechend jedoch nur in einer Ausfertigung, zuzusenden.
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6.2.3 Zustellbuch
Die Poststelle (gegebenenfalls der Kanzleidienst) hat, wenn der Nachweis der Zustellung
erforderlich ist, über die Zustellung ein Zustellbuch zu führen. In dieses sind das Geschäftszeichen,
der Empfänger und der Tag der Zustellung einzutragen. Der Empfang ist bei Übernahme durch
Handzeichen zu bestätigen. Anstelle des Nachweises der Zustellung im Zustellbuch kann die
Übernahme auch auf einem gleichlautenden Geschäftsstück (Erledigungsentwurf, Durchschrift,
Kopie) bestätigt werden.
6.2.4 Absendevermerk
Auf dem Erledigungsbeleg für den Akt ist nach dem Absenden bzw. Weiterleiten eines Schriftstücks
der Absendevermerk (datiertes Handzeichen des Absendenden) anzubringen. Dies gilt auch für das
Zustellen im elektronischen Briefverkehr.
6.3 SONDERFORMEN DER ZUSTELLUNG UND ÜBERMITTLUNG
6.3.1 Aushändigen an den Adressaten oder dessen
Bevollmächtigten
Wird ein Auslaufstück unmittelbar an den Empfänger oder dessen Bevollmächtigten ausgefolgt, ist
dies am Entwurf oder auf dem entsprechenden Eingangsstück zu vermerken. Die Übernahme des
Auflaufstücks ist vom Empfänger bestätigen zu lassen, wenn ein Zustellnachweis erforderlich ist.
6.3.2 Verlautbarungen
Referenzdokument VB 07
Die Kanzlei hat bei der Durchführung von Verlautbarungen nach den Bestimmungen der
Dienstbetriebsordnung mitzuwirken.
6.3.3 Telefaxgeräte; elektronischer Briefverkehr
Für diese Sonderformen der Zustellung bzw. Übermittlung gilt § 45 DBO-A.
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7. SKARTIERUNGSORDNUNG
7.1 ZIEL UND GELTUNGSBEREICH
7.2 BEHANDLUNG DES SCHRIFTGUTES; SKARTIERUNGSPLÄNE
7.3 VERNICHTEN OHNE VERFILMEN
7.4 VORBEREITEN DER VERFILMUNG
7.5 BEHANDLUNG DURCH DIE ZENTRALREGISTRATUR
7.6 EINSICHT UND BENÜTZEN VERFILMTEN SCHRIFTGUTES
7.1 ZIEL UND GELTUNGSBEREICH
Referenzdokument VB 07
Die nachfolgenden Bestimmungen gelten für Akten und zugehörige Behelfe nach deren Abschluss.
Ein Akt gilt dann als abgeschlossen, wenn der letzte Schriftverkehr ein Jahr zurückliegt und auch in
Zukunft kein Schriftverkehr mehr zu erwarten ist.
Die Skartierungsordnung soll das EDV-unterstützte Kanzleisystem von nicht mehr relevanten Daten
entlasten (Skartierungsdatenbank) und Schriftgut von bleibendem (historischen) Wert vor der
Vernichtung bewahren.
In besonderen Vorschriften (z.B. über die Aufbewahrung von Belegen, Rechnungen, etc.)
enthaltene Bestimmungen über Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
7.2 BEHANDLUNG DES SCHRIFTGUTES; SKARTIERUNGSPLÄNE
Für jede Aufgabengruppe ist die Behandlung abgeschlossener Akten und des zugehörigen
Schriftgutes in einem Skartierungsplan festgelegt, der vom Präsidium genehmigt wird. Der
Skartierungsplan enthält Zeitpunkt (Skartierungsfrist) und Art (Vernichtung, Verfilmung,
Aufbewahrung) der Behandlung des Schriftgutes. Generelle Änderungen der Skartierungspläne und
der darin festgelegten Behandlungsweisen bedürfen der Genehmigung des Präsidiums.
Zur Kennzeichnung der Behandlung des Schriftgutes in den Skartierungsplänen kommen folgende
Skartierkennzeichen (Siglen) in Frage:
Sigle V (Vernichten ohne Verfilmen)
nach maximal 7 Jahren von der Organisationseinheit selbst zu vernichten;
Sigle M (Vernichten nach Verfilmung)
nach der Verfilmung (spätestens 15 Jahre nach Abschluss der Akten) von der Zentralregistratur zu
vernichten;
Sigle 1(Aufbewahrung befristet; 30 Jahre)
nach spätestens 15 Jahren zu verfilmen, danach Aufbewahrung im jeweiligen Aktenlager;
Sigle 2 (Aufbewahrung befristet; bis auf Widerruf)
nach spätestens 15 Jahren zu verfilmen, danach befristete Aufbewahrung im jeweiligen Aktenlager;
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Sigle A (Abgabe an Landesarchiv)
nach dem Verfilmen (nach maximal 15 Jahren, dann Übergabe an das Oö. Landesarchiv).
Diese Kennzeichen sind als Skartierungsvermerk mit Hilfe eines entsprechenden
Stempelaufdruckes auf den Aktendeckeln anzubringen und im EDV-Kanzleisystem
(Skartierungsdatenbank) festzuhalten.
7.2.1 Verfilmen
7.2.2 Befristet Aufbewahren
7.2.3 Dauernd Aufbewahren
7.2.4 Vernichten
7.2.1 Verfilmen
Spätestens nach Ablauf von 15 Jahren ist zu verfilmen:
a. Schriftgut, das für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, zur Wahrung von
Privatrechtsverhältnissen oder für wissenschaftliche Zwecke von Bedeutung ist oder sein
könnte (Sigle "M"), sowie
b. dauernd aufzubewahrendes Schriftgut (Sigle "A").
7.2.2 Befristet Aufbewahren
Schriftgut von zeitlich begrenzter Bedeutung kann, wenn dies im Skartierungsplan grundsätzlich
vorgesehen ist, nach dem Verfilmen aufbewahrt werden:
a. 30 Jahre nach Abschluss (Sigle "1")
b. bis der Grund für das Aufbewahren der Originale wegfällt (Sigle "2").
Die befristete Aufbewahrung nach dem Verfilmen erfolgt grundsätzlich in der jeweiligen
Organisationseinheit/Kanzlei. Das Aufbewahren im Aktenlager der Zentralregistratur kann nur in
Sonderfällen nach Maßgabe der Lagerkapazität vereinbart werden. Werden befristet aufbewahrte
Akten ausgeschieden, sind sie der Zentralregistratur zur Weiterbehandlung zu übermitteln.
7.2.3 Dauernd Aufbewahren
Referenzdokument VB 07
Dauernd zu verwahren ist jenes Schriftgut, das als Eingangsbuch (Protokoll) oder
Nachschlagebehelf (Index) dient oder als Quelle für wissenschaftliche, vor allem geschichtliche
Forschungen von bleibendem Wert ist.
Es ist mit der Sigle "A" zu bezeichnen.
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7.2.4 Vernichten
Schriftgut, das nicht dauernd aufzubewahren ist, ist zu dem im Skartierungsplan vorgegebenen
Zeitpunkt ohne Verfilmung zu vernichten (Sigle V). Beim Vernichten ist dafür zu sorgen, dass der
Inhalt des zu vernichtenden Schriftgutes unbefugten Personen nicht zugänglich wird.
7.3 VERNICHTEN OHNE VERFILMEN
Die fachlich in Betracht kommende Organisationseinheit hat das in den Skartierungsplänen mit "V"
bezeichnete Schriftgut spätestens 7 Jahre nach Abschluss des Aktes ohne Verfilmung zu
vernichten. Das Ausscheiden ist in den Evidenzbehelfen bzw. im Kanzleisystem
(Skartierungsdatenbank) zu vermerken.
Finden sich im Schriftgut Originale, deren Rückstellung offensichtlich verabsäumt wurde, so sind
diese dem/der Bearbeiter(in) zur weiteren Veranlassung vorzulegen.
7.4 VORBEREITEN DER VERFILMUNG
Die Kanzlei oder die fachlich in Betracht kommende Organisationseinheit hat aus dem zu
verfilmenden Schriftgut überflüssig gewordene Aktenbestandteile (vgl. 3.4.1 letzter Satz) zu
entfernen.
Bei Akten, die mittels Kanzleisystem verwaltet werden, ist der entsprechende Abgabevermerk
einzutragen (siehe Pkt. 7.2).
Für die Übergabe an die Zentralregistratur ist ein Übergabevermerk anzufertigen, der
a. die Aufgabengruppe(n) und die Anzahl der übergebenen Akten bzw. Faszikel enthält und
b. ausweist, welche Akten bzw. Faszikel nach der Verfilmung (gemäß Skartierungsplan)
befristet weiter aufbewahrt werden sollen.
Eine Kopie des Vermerkes ist der Zentralregistratur zu übermitteln.
Die Akten sind, nach Aufgabengruppen getrennt und in der Reihenfolge der Aktenzahlen geordnet,
in beschrifteten und gebundenen Faszikeln an die Zentralregistratur zum Verfilmen weiterzuleiten.
Die Beschriftung der Faszikel enthält: Aufgabengruppe, erste und letzte enthaltene Aktenzahl (von
- bis), Abgabejahr (= Skartierungsjahrgang), laufende Faszikelnummer.
7.5 BEHANDLUNG DURCH DIE ZENTRALREGISTRATUR
Das Verfilmen erfolgt in der Zentralregistratur nach einer entsprechenden schriftlichen
Dienstanweisung (siehe Programm zur Mikroverfilmung) im Sinne der ÖNORM ISO 10200. Der
Zeitpunkt der Verfilmung ist mit der Zentralregistratur/Mikrofilmstelle zu vereinbaren.
Nach der Verfilmung wird
Referenzdokument VB 07
a. das mit der Sigle "A" bezeichnete Schriftgut dem Oö. Landesarchiv übergeben,
b. das mit den Siglen "1" oder "2" bezeichnete und im Übergabeprotokoll entsprechend
ausgewiesene Schriftgut wird der fachlich in Betracht kommenden Organisationseinheit
zurückgestellt (nur wenn eine entsprechende Vereinbarung zwischen der abgebenden
Organisationseinheit und der Zentralregistratur getroffen wurde, ist das Schriftgut im
Aktenlager der Zentralregistratur aufzubewahren und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu
vernichten),
c. das übrige verfilmte Schriftgut vernichtet.
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Die "rechtliche Zulässigkeit von Mikroformen" ist nur bei Verfilmung auf Rollfilmen gegeben. Durch
die verbindliche Festlegung und Einhaltung des nachstehenden "Programms zur Mikroverfilmung"
soll die höchstmögliche Authentizität gesichert werden. Andere bisher übliche Mikroformen
(Anfertigung von Mikrofilmjackets oder Fiches) können weiter verwendet werden, sind aber nach
ISO 10200 als Beweismittel nicht rechtskräftig.
Programm zur Mikroverfilmung
für die Zentralregistratur des Amtes der Oö. Landesregierung
7.5.1. Definition und Zweck
Dieses Programm dient als Dienstanweisung im Sinne des Punktes 7.5 der Kanzleiordnung zur
Durchführung der Mikroverfilmung für das Amt der Oö. Landesregierung und beschreibt
entsprechend ISO 10200 Verfahren, welche die Vollständigkeit und die Unversehrtheit der auf den
Originalfilmen vorhandenen Daten gewährleisten sollen. Die Befolgung dieser Verfahrensweisen soll
die Anfertigung von Mikrofilmen ermöglichen, deren rechtliche Zulässigkeit der des Papieroriginals
entspricht.
Die Arten der zu verfilmenden Originale sowie die Aufbewahrungsfristen sind in der SkO-L sowie in
den zugehörigen Skartierungsplänen definiert.
Dieses Programm ist regelmäßig auf Aktualität und Zweckmäßigkeit zu überprüfen. Falls
Verfahrensänderungen vorgenommen werden, sind diese zu protokollieren und alle betroffenen
Mitarbeiter davon schriftlich in Kenntnis zu setzen.
7.5.2. Bezogene Normen
ISO 5466
ISO 6196-2
ISO 6196-3
ISO 6196-5
ISO 8126
ISO 10200
ISO 10602
7.5.3. Zertifikate
Referenzdokument VB 07
Die generelle Bevollmächtigung der Zentralregistratur zur Verfilmung von Unterlagen aus dem
Bereich des Amtes der Oö. Landesregierung sowie die detaillierte Bezeichnung der zu verfilmenden
Unterlagen ist in der SkO-L enthalten.
Ein Verfilmerzertifikat ist am Anfang jeder Filmrolle aufzunehmen.
Ein Annahmezertifikat wird nach Überprüfung des Mikrofilms in der Zentralregistratur in Listenform
ausgestellt. Mit der Eintragung in diese Liste ist die Erlaubnis zur weiteren Behandlung gemäß
Skartierungsplan verbunden
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7.5.4. Vorbereitung der Dokumente
Die Arbeitsvorbereitung dient der Herstellung der äußeren Voraussetzungen für die Verfilmung der
Dokumente (Entfernung von Fremdkörpern und nicht zu verfilmenden Bestandteilen, Überprüfung
der Ordnung und Reihenfolge der Dokumente). Zerrissene oder zerknitterte Dokumente sind bei
Bedarf vor ihrer Verfilmung zu reparieren, wobei der Text des Dokumentes nicht verändert oder
ausgebessert werden darf.
7.5.5. Ordnung und Indizierung
Die Rollfilme enthalten die Akten in aufsteigender Reihenfolge der Aktenzahlen. Das
Wiederauffinden der einzelnen Akten ist anhand der im Original aufzubewahrenden
Kanzleifindbücher (Protokolle und Indizes) oder mittels der Informationen im elektronischen
Aktenverfolgungssystem möglich.
Jeder Rollfilm wird mit einer eindeutigen, fortlaufenden Filmnummer versehen und zusammen mit
der Anzahl der Aufnahmen und der Bezeichnung der enthaltenen Aktengruppen ins
Verfilmungsprotokoll eingetragen.
7.5.6. Verfilmung
Die Mikroverfilmung hat zu erfolgen in Übereinstimmung mit den Normen bzw. Empfehlungen ISO
6196-2 (Bildlagen und Aufnahmeverfahren), ISO 6106-3 (Film-Verarbeitungsverfahren) und ISO
6196-5 (Bildqualität, Lesbarkeit, Prüfung) in der jeweils geltenden Fassung.
Das Einkleben einzelner oder mehrerer Bildfelder in Rollfilme darf nicht erfolgen. Sollen
Mikrofilmtaschen (Jackets) oder Mikrofilmkarten (Fiches, Lochkarten) hergestellt werden, so ist ein
Zwischenoriginal in Rollenform aufzubewahren.
7.5.6.1. Material
Referenzdokument VB 07
Im Hinblick auf die besonderen Anforderungen hinsichtlich der Archivierung sind Originalfilme vom
Silber-Gelatine-Typ zu verwenden, die ISO 10602 entsprechen.
Originalfilme dürfen ausschließlich im Speziallagerraum der Zentralregistratur in Übereinstimmung
mit ISO 5466 aufbewahrt werden.
Für die Verwaltungstätigkeit (Einsichtnahme und Herstellung von Rückkopien) sind Diazoduplikate
herzustellen, welche die Anforderungen gemäß ISO 8126 (Diazo- und Vesikularfilme; visuelle
optische Dichte; Festlegungen) erfüllen.
7.5.7. Inspektion und Qualitätsprüfung
Jeder Originalfilm ist nach der Verfilmung in der Zentralregistratur auf Lesbarkeit und mechanische
Unversehrtheit zu überprüfen. Nur wenn eine zufriedenstellende Qualität der Mikroform festgestellt
wurde, darf die Zentralregistratur nach Ausstellung des Annahmezertifikates (s.o. Punkt 3) die
Behandlung der Originalvorlagen gemäß Skartierungsplan fortführen.
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7.5.8. Lagerung
Die Unversehrtheit der im Speziallagerraum der Zentralregistratur archivierten Originalfilme ist von
der Zentralregistratur entsprechend ISO 5466 in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, die
Überprüfung ist zu protokollieren. Bei Anzeichen beginnender Qualitätsmängel oder Schäden ist
durch Kopieren des Originalfilmes ein Diazoduplikat herzustellen, der alte Film zu vernichten und
der gesamte Vorgang ebenfalls zu protokollieren.
7.5.9. Protokollierung
Referenzdokument VB 07
Alle protokollarischen Aufzeichnungen, die den Vorgang der Mikroverfilmung betreffen, sind in der
Zentralregistratur auf Dauer im Original aufzubewahren.
7.6 EINSICHT UND BENÜTZEN VERFILMTEN SCHRIFTGUTES
Einsichtnahme in verfilmtes Schriftgut erfolgt grundsätzlich mittels der Mikrofilme, die nach dem
Verfilmen von der Zentralregistratur/Mikrofilmstelle der betreffenden Abteilung/Kanzlei zur
Verfügung gestellt werden. Nur in Ausnahmefällen können bei der Zentralregistratur/Mikrofilmstelle
Reproduktionen angefordert werden. Solche Reproduktionen dürfen nicht dem Akt angeschlossen
werden und sind nach Gebrauch zu vernichten, um eine neuerliche Verfilmung zu vermeiden.
In besonders zu begründenden Fällen sind Anforderungen von Originalschriftgut im Wege über die
zuständige Kanzlei an die Zentralregistratur (bei befristeter Aufbewahrung) oder das Oö.
Landesarchiv (bei dauernder Aufbewahrung) zu richten.
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