VB 07 Kanzleiordnung fuer das Amt der OOe. Landesr - Regio 13
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5.1.1 Dringlichkeit<br />
Der Dringlichkeitsvermerk ist rechts unterhalb des Datums anzubringen und soll gewährleisten,<br />
<strong>das</strong>s Geschäftsstücke innerhalb einer bestimmten Frist ("SOFORT", "AM ... ABSENDEN")<br />
entsprechend weiterbehandelt werden. Ein mit "SOFORT" gekennzeichnetes Geschäftsstück hat<br />
Vorrang in <strong>der</strong> kanzleimäßigen Behandlung vor an<strong>der</strong>en Geschäftsstücken. "AM ..... ABSENDEN"<br />
erfor<strong>der</strong>t die kanzleimäßige Behandlung zu einem festgesetzten Termin. Beim Setzen des Termins<br />
hat sich <strong>der</strong>/die Bearbeiter(in) zu vergewissern, ob die kanzleimäßige Behandlung fristgerecht<br />
erfolgen kann. Können <strong>der</strong>artige Fristen im Zuge <strong>der</strong> kanzleimäßigen Behandlung nicht eingehalten<br />
werden, ist dies dem/<strong>der</strong> Bearbeiter(in) mitzuteilen.<br />
5.1.2 Zustellen; Übermitteln<br />
Beson<strong>der</strong>e Formen <strong>der</strong> Zustellung (RSa, RSb, Bote, etc.) sind zu vermerken und bei <strong>der</strong> Aufbereitung<br />
<strong>der</strong> Ausgangsstücke zu beachten. Rückscheinbriefe dürfen nur in begründeten Fällen<br />
eingesetzt werden. Ihre Verwendung im inneramtlichen Schriftverkehr ist unzulässig.<br />
Rundschreiben an eine Mehrzahl von Behörden, Körperschaften o<strong>der</strong> Institutionen sind mittels<br />
Verteiler (siehe insbeson<strong>der</strong>e den in Anhang zu § 3 Abs. 3 DBO-A angeführten Verteiler) zu bewirken.<br />
Beson<strong>der</strong>e Formen <strong>der</strong> Übermittlung (Telefax: "FAX:"; elektronischer Briefverkehr: "e-<br />
Mail") sind entsprechend festzulegen.<br />
5.1.3 Mitbeteiligen<br />
Geschäftsstücke sind entsprechend den Anordnungen <strong>der</strong> Bearbeiter(innen) an<strong>der</strong>en Bearbeitern<br />
bzw. an<strong>der</strong>en Organisationseinheiten "Zur Kenntnis (z.K.)" o<strong>der</strong> "Zur Mitzeichnung (z.M.)"<br />
zuzuleiten.<br />
5.1.4 Wie<strong>der</strong>vorlage<br />
Der/die Bearbeiter(in) kann für die Wie<strong>der</strong>vorlage eines Geschäftsstückes durch den Kanzleidienst<br />
einen Termin (Wv.:) festlegen. Nach Möglichkeit sollen <strong>der</strong> 1., 5., 10. usw. Tag als Vorlagetermine<br />
gewählt werden.<br />
Der Kanzleidienst hat die Wie<strong>der</strong>vorlagetermine sorgfältig zu überwachen (z.B. Wochenende,<br />
Feiertage, etc.) und dem/<strong>der</strong> Bearbeiter(in) die Geschäftsstücke rechtzeitig vorzulegen.<br />
5.1.5 Sammelvorlage<br />
Werden auf Grund einer Erledigung mehrere Eingangsstücke erwartet, so kann <strong>der</strong>/die<br />
Bearbeiter(in) einen Termin als Sammelvorlage ("Sv:..."; "Sammelvorlage:") anordnen, zu dem die<br />
bis dahin eingelangten Eingangsstücke gesammelt vorzulegen sind.<br />
5.1.6 Ablage<br />
Referenzdokument <strong>VB</strong> <strong>07</strong><br />
Erledigt <strong>der</strong>/die Bearbeiter(in) mehrere Geschäftsstücke durch eine einzige Veranlassung, ist dies<br />
auf Erledigungen unter dem Geschäftszeichen durch den Vermerk "miterledigt" zu bestätigen. Die<br />
entsprechende(n) Subzahl(en) ist/sind anzuführen.<br />
Ist keine weitere Veranlassung zu treffen, ist die Ablage des Aktes/Geschäftsstücks mit dem Kürzel<br />
"z.d.A." ("zu den Akten") anzuordnen.<br />
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