VB 07 Kanzleiordnung fuer das Amt der OOe. Landesr - Regio 13

Bewegungsdaten sind nach dem regelmäßigen Ablauf eines Geschäftsfalls im Vorhinein festzulegen
und zu definieren. Durch Dienstanweisung ist vorzusorgen, dass der erfasste Bearbeitungsstand
und der tatsächliche Aufbewahrungsort eines Aktes den tatsächlichen Verhältnissen entspricht.
Umfang und Art der Verschlüsselung des Geschäftszeichens sind im Einvernehmen mit der in
Betracht kommenden Organisationseinheit und dem Kanzleidienst festzulegen und vom Präsidium
zu genehmigen.
Die Verwendung maschinenlesbarer Klebeetiketten für die Bezeichnung der Akten ist zulässig. Der
Akt ist jedoch auch so zu beschriften, dass die Aktenzahl ohne Hilfsmittel abgelesen werden kann.
Durch Kontrollmaßnahmen ist zu gewährleisten, dass Fehler rechtzeitig entdeckt werden. Stammund
Bewegungsdaten sind laufend so zu sichern, dass sie im Falle der Zerstörung der Originaldaten
rekonstruiert werden können.
Das Wiederauffinden der Akten muss über die Stammdaten möglich sein.
1 nur im Bereich der Kanzlei LDZ 3 im Einsatz.
3.4 ANLEGEN UND AUFBEWAHREN DER AKTEN
3.4.1 Ordnung innerhalb des Aktes
3.4.2 Aufbewahrung der Akten
3.4.3 Entnahmen aus der Aktenablage; Aktenumlauf
3.4.1 Ordnung innerhalb des Aktes
Eingangsstücke, die sich auf einen bestehenden Akt beziehen, sind diesem anzuschließen; ist der
frühere Akt bereits abgeschlossen, kann ein neuer Akt angelegt werden. Über Erfordernis und
Zweckmäßigkeit entscheidet die/der Bearbeiter(in). Der Bezug zwischen beiden Akten ist durch
Eintragungen auf dem Aktenumschlag und in der Aktenevidenz herzustellen.
Jeder Akt ist in einer zweckmäßigen Form (z.B. Aktenumschlag, Ordner, etc.) aufzubewahren.
Jeder Akt ist mit dem Aktenzeichen, der Aktenzahl und der Jahreszahl zu kennzeichnen.
Die einzelnen Schriftstücke des Aktes sind nach der Subzahl zu ordnen.
Überflüssig gewordene Aktenbestandteile wie Umschläge, Rückscheine, Mehrausfertigungen, etc.
sind laufend aus Akten zu entfernen und zu vernichten.
3.4.2 Aufbewahrung der Akten
Referenzdokument VB 07
Die Akten sind bis zur Skartierung in der Kanzlei aufzubewahren. Sie sind in der Regel geordnet
nach Aktenzeichen (der Aufgabengruppe) und Aktenzahl abzulegen.
Nach Bedarf und Zweckmäßigkeit kann jedoch auch eine andere Ordnung gewählt werden, wenn
zusammen mit den Evidenzbehelfen das rasche Auffinden des Aktes gewährleistet bleibt (z.B.
Seite 14 von 28