VB 07 Kanzleiordnung fuer das Amt der OOe. Landesr - Regio 13

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Sigle A (Abgabe an Landesarchiv) nach dem Verfilmen (nach maximal 15 Jahren, dann Übergabe an das Oö. Landesarchiv). Diese Kennzeichen sind als Skartierungsvermerk mit Hilfe eines entsprechenden Stempelaufdruckes auf den Aktendeckeln anzubringen und im EDV-Kanzleisystem (Skartierungsdatenbank) festzuhalten. 7.2.1 Verfilmen 7.2.2 Befristet Aufbewahren 7.2.3 Dauernd Aufbewahren 7.2.4 Vernichten 7.2.1 Verfilmen Spätestens nach Ablauf von 15 Jahren ist zu verfilmen: a. Schriftgut, das für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, zur Wahrung von Privatrechtsverhältnissen oder für wissenschaftliche Zwecke von Bedeutung ist oder sein könnte (Sigle "M"), sowie b. dauernd aufzubewahrendes Schriftgut (Sigle "A"). 7.2.2 Befristet Aufbewahren Schriftgut von zeitlich begrenzter Bedeutung kann, wenn dies im Skartierungsplan grundsätzlich vorgesehen ist, nach dem Verfilmen aufbewahrt werden: a. 30 Jahre nach Abschluss (Sigle "1") b. bis der Grund für das Aufbewahren der Originale wegfällt (Sigle "2"). Die befristete Aufbewahrung nach dem Verfilmen erfolgt grundsätzlich in der jeweiligen Organisationseinheit/Kanzlei. Das Aufbewahren im Aktenlager der Zentralregistratur kann nur in Sonderfällen nach Maßgabe der Lagerkapazität vereinbart werden. Werden befristet aufbewahrte Akten ausgeschieden, sind sie der Zentralregistratur zur Weiterbehandlung zu übermitteln. 7.2.3 Dauernd Aufbewahren Referenzdokument VB 07 Dauernd zu verwahren ist jenes Schriftgut, das als Eingangsbuch (Protokoll) oder Nachschlagebehelf (Index) dient oder als Quelle für wissenschaftliche, vor allem geschichtliche Forschungen von bleibendem Wert ist. Es ist mit der Sigle "A" zu bezeichnen. Seite 24 von 28
7.2.4 Vernichten Schriftgut, das nicht dauernd aufzubewahren ist, ist zu dem im Skartierungsplan vorgegebenen Zeitpunkt ohne Verfilmung zu vernichten (Sigle V). Beim Vernichten ist dafür zu sorgen, dass der Inhalt des zu vernichtenden Schriftgutes unbefugten Personen nicht zugänglich wird. 7.3 VERNICHTEN OHNE VERFILMEN Die fachlich in Betracht kommende Organisationseinheit hat das in den Skartierungsplänen mit "V" bezeichnete Schriftgut spätestens 7 Jahre nach Abschluss des Aktes ohne Verfilmung zu vernichten. Das Ausscheiden ist in den Evidenzbehelfen bzw. im Kanzleisystem (Skartierungsdatenbank) zu vermerken. Finden sich im Schriftgut Originale, deren Rückstellung offensichtlich verabsäumt wurde, so sind diese dem/der Bearbeiter(in) zur weiteren Veranlassung vorzulegen. 7.4 VORBEREITEN DER VERFILMUNG Die Kanzlei oder die fachlich in Betracht kommende Organisationseinheit hat aus dem zu verfilmenden Schriftgut überflüssig gewordene Aktenbestandteile (vgl. 3.4.1 letzter Satz) zu entfernen. Bei Akten, die mittels Kanzleisystem verwaltet werden, ist der entsprechende Abgabevermerk einzutragen (siehe Pkt. 7.2). Für die Übergabe an die Zentralregistratur ist ein Übergabevermerk anzufertigen, der a. die Aufgabengruppe(n) und die Anzahl der übergebenen Akten bzw. Faszikel enthält und b. ausweist, welche Akten bzw. Faszikel nach der Verfilmung (gemäß Skartierungsplan) befristet weiter aufbewahrt werden sollen. Eine Kopie des Vermerkes ist der Zentralregistratur zu übermitteln. Die Akten sind, nach Aufgabengruppen getrennt und in der Reihenfolge der Aktenzahlen geordnet, in beschrifteten und gebundenen Faszikeln an die Zentralregistratur zum Verfilmen weiterzuleiten. Die Beschriftung der Faszikel enthält: Aufgabengruppe, erste und letzte enthaltene Aktenzahl (von - bis), Abgabejahr (= Skartierungsjahrgang), laufende Faszikelnummer. 7.5 BEHANDLUNG DURCH DIE ZENTRALREGISTRATUR Das Verfilmen erfolgt in der Zentralregistratur nach einer entsprechenden schriftlichen Dienstanweisung (siehe Programm zur Mikroverfilmung) im Sinne der ÖNORM ISO 10200. Der Zeitpunkt der Verfilmung ist mit der Zentralregistratur/Mikrofilmstelle zu vereinbaren. Nach der Verfilmung wird Referenzdokument VB 07 a. das mit der Sigle "A" bezeichnete Schriftgut dem Oö. Landesarchiv übergeben, b. das mit den Siglen "1" oder "2" bezeichnete und im Übergabeprotokoll entsprechend ausgewiesene Schriftgut wird der fachlich in Betracht kommenden Organisationseinheit zurückgestellt (nur wenn eine entsprechende Vereinbarung zwischen der abgebenden Organisationseinheit und der Zentralregistratur getroffen wurde, ist das Schriftgut im Aktenlager der Zentralregistratur aufzubewahren und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten), c. das übrige verfilmte Schriftgut vernichtet. Seite 25 von 28
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