VB 07 Kanzleiordnung fuer das Amt der OOe. Landesr - Regio 13

Reiserechnungen u.ä.); ferner Mitteilungen an die Bediensteten im Umlaufwege etc.;
Zustellnachweise von zurückkommenden Rückscheinbriefen. Das Erfordernis ist von der Kanzlei im
Einvernehmen mit der fachlich in Betracht kommenden Organisationseinheit festzulegen.
Die Evidenz der Akten jeder Aufgabengruppe muss in sich geschlossen sein. Die Evidenzbehelfe
sind so zu führen, dass die Erfordernisse der Skartierung berücksichtigt werden.
Verschlusssachen, vertrauliche Geschäftsstücke und Geschäftsstücke, denen Wertsachen
angeschlossen sind, sind in den Evidenzbehelfen besonders zu vermerken.
3.3.2 Evidenzbehelfe
Je nach der erforderlichen Genauigkeit der Aufzeichnungen über Geschäftsstücke und Akten
kommen in Betracht: das Eingangsbuch, die Kartei, das Reihungszahlenbuch, das
Reihungszahlenblatt; das Aktenverfolgungssystem.
3.3.2.1 Eingangsbuch ('Protokoll')
Durch Aufzeichnungen im Eingangsbuch soll der Inhalt eines Aktes in umfassender Form
festgehalten werden. Damit können die in einem Akt befindlichen Geschäftsstücke und
Geschäftsabläufe festgestellt oder im Falle der Vernichtung eines Aktes weitgehend rekonstruiert
werden, ohne auf den Akt selbst zurückgreifen zu müssen.
Die Bezeichnung des Gegenstandes muss in möglichst kurzer Form erfolgen und den Akt eindeutig
bestimmen.
Das Eingangsbuch kann als Buch zunächst in Loseblattform im Format A3 oder im Format A4
geführt werden. Lose Blätter des Eingangsbuches sind nach dessen Abschluss (zum Ende eines
oder mehrerer Jahre) zu binden.
3.3.2.2 Kartei
In jenen Aufgabenbereichen, in denen der Gegenstand eines Aktes überwiegend nach einem
eindeutigen Suchkriterium bestimmt wird (z.B. nach Personennamen, Betriebs- oder
Firmenbezeichnungen, Projekte, etc.) und in denen eine größere Zahl gleichartiger Geschäftsfälle
evident zu halten ist, kann die Aktenevidenz mittels Kartei geführt werden.
3.3.2.3 Reihungszahlenbuch
Reicht es aus, neben der Reihungszahl die Gegenstandsbezeichnung sowie den Erledigungs- und
Ablagevermerke festzuhalten, genügt die Führung eines Reihungszahlenbuches.
Neben dem Reihungszahlenbuch können, wenn erforderlich, im Akt selbst in einem Einlageblatt
oder auf dem Aktenumschlag detaillierte Angaben über die einliegenden Geschäftsstücke
eingetragen werden.
3.3.2.4 Reihungszahlenblatt
Referenzdokument VB 07
Genügt es, den Gegenstand und die Zahl eines Aktes lediglich in Nachschlagebehelfe einzutragen
und die Akten nach fortlaufenden Zahlen abzulegen, kann zur Vergabe von Reihungszahlen (und
zur Kontrolle dieser Vergabe) das Reihungszahlenblatt verwendet werden.
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