Michael Risse & Christian Kazan - FaMI

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Zwar hat man sich in den meisten Archiven mit der Zeit an den Sparzwang, sowie langfristige Einstellungsstops gewöhnt und gelernt damit zu leben, doch warum nicht aktiv für mehr Haushaltsmittel werben und sich offensiv für eine Entspannung der stets knappen Personaldecke im eigenen Haus einsetzen? Aus einer größeren Popularität im Sinne der Bekanntheit und der verbesserten Präsentation resultiert eine größere Wahrnehmung in der Gesellschaft, sowie höhere Benutzungszahlen und dies wiederum führt dazu, dass auch der eigene Träger bei der Haushaltsplanung und dem Personalmanagement nicht mehr ohne weiteres an den oft so gesehenen „Randerscheinungen“ der Verwaltung vorbei schauen kann. Wie oft stehen staatliche Behörden in der Kritik der Presse, wie oft werden Missstände in Ministerien aufgedeckt und wie selten werden positive Meldungen aus der öffentlichen Verwaltung publik. Den staatlichen Archiven stehen alle Türen offen sich aus dem sicheren Rückhalt der öffentlichen Träger heraus auf dem freien Markt zu engagieren, sich in den Fokus der Öffentlichkeit zu stellen und im eigenen und dem Namen der Träger durch zielgerichtete Pressearbeit, organisierte Veranstaltungen und dem transparenten Darstellen der gesamten Verwaltung für positive Schlagzeilen zu sorgen. Nicht ganz außer Acht lassen sollte man bei dieser Darstellung auch die zahlreichen kommunalen Archive, welchen die staatlichen Archive ein Vorbild und vor allem ein Vorreiter im Bereich der Außendarstellung sein sollten.. Denn gerade in dieser Archivsparte sind Budgets für Öffentlichkeitsarbeit und Selbstdarstellung eher die Ausnahme, als die Regel. Doch auch bzw. gerade in kleineren Gemeinde- oder Stadtarchiven sollte aktiv für den eigenen Informationsgehalt geworben werden - in Zeiten der staatlichen Einsparungsmaßnahmen schon allein der Selbsterhaltung wegen. Dies funktioniert aber nur, wenn man etablierte und fachkundige Institutionen zum Vorbild hat, die einem den Weg bereiten, als Ansprechpartner zur Verfügung stehen und aus eigenen Erfahrungen heraus Hilfestellungen leisten können. Abschließend sei noch der Hinweis auf die Behörden und abgebenden Stellen als Adressaten der Öffentlichkeitsarbeit gegeben. Sie sind es, die oft nicht genau wissen, welche Aufgaben Staatsarchive eigentlich haben und bei denen die Weitergabe von Informationen sicher im Sinne der besseren Zusammenarbeit wäre. Sie dürfen von den Archiven nicht mehr nur als „Schriftgutproduzenten“, sondern müssen als Teil der Öffentlichkeit gesehen werden. Wenn in den Behörden das Wissen besteht, dass die regelmäßige und vorbereite Abgabe sowohl ihnen als auch dem Archiv die tägliche Arbeit erleichtert und sie die 6
abgegebenen Unterlagen in guten Händen und zu jeder Zeit verfügbar wissen, so macht es zu beider Seiten vieles einfacher. Vorbeugen von Defiziten Welche Überlegungen müssen generell angestellt werden? Nach dem Erkennen der Chance, die eine offensive Außendarstellung bietet, sollte man sich daran machen, das bisherige Erscheinungsbild des eigenen Archivs etwas genauer und vor allem kritischer zu untersuchen: Was wird bereits für existierende und potenzielle Nutzer getan? Wie gestaltet sich das Bild des Archivs außerhalb der eigenen Mauern und welche Möglichkeiten sind gegeben, die eigene Wahrnehmung zu verbessern? Um diese Fragen zu klären, gilt es mit einem gehörigen Maß an Selbstkritik die eigenen Bemühungen in diesem Bereich zu untersuchen und bestehende Fehler zu analysieren. Kein staatliches Archiv kann es sich heutzutage mehr leisten, sich den gegebenen Mindestanforderungen hinsichtlich der Öffentlichkeitsarbeit zu verweigern. Und dazu zählt nicht nur das Erstellen von Findmitteln oder das Unterhalten eines Lesesaals, sondern ebenso eine stets aktuelle Homepage zu führen, Informationsbroschüren zur eigenen Institution zu erstellen und Führungen durch die eigenen Räumlichkeiten anzubieten. Doch welche Ansprüche stellt der interessierte „Kunde“ an die Homepage eines Staatsarchivs und welche Angaben will er in einem Archivprospekt gedruckt wissen? Welche Rolle spielt das Layout für den Gesamteindruck? Um dies zu ermitteln, muss man sich in die Rolle der Nutzer versetzten, Internetauftritte anderer Archive besuchen, vielleicht auch einfach nur mit offenen Augen den „Markt“ beobachten, dabei aber die eigenen Ansprüche an moderne Informationsdienste und -dienstleister nicht vergessen. Zwei wesentliche Fragen sollten dabei immer im Mittelpunkt der Überlegungen stehen: (1) Wessen Bedürfnisse will man mit dem öffentlichen Handeln befriedigen?, und: (2) Was will das Archiv mit seinem öffentlichen Handeln erreichen? Wo die erste Frage klar auf die Ansprüche der potenzieller Benutzer und deren Ermittlung durch Marktforschung bzw. Marktbeobachtung zielt, beinhaltet die Zweite just das Eigeninteresse des Archivs, aus dem heraus man sich für die eine oder andere Form der öffentlichen Darstellung und Präsentation entschieden hat. 7
Seite 1 und 2: Maßnahmenkatalog zur Verbesserung
Seite 3 und 4: Vorwort In einer Zeit, in der jede
Seite 5: Einleitung in den Maßnahmenkatalog
Seite 9 und 10: Maßnahmenkatalog zur Verbesserung
Seite 11 und 12: teilweise der Geschichte des Archiv
Seite 13 und 14: Es gilt also zunächst zu bestimmen
Seite 15 und 16: eventuell Sende- oder Artikelreihen
Seite 17 und 18: ealexistenter und begreifbarer Unte
Seite 19 und 20: Form der Außendarstellung: der Int
Seite 21 und 22: Schlussbemerkungen und Quellen Schl

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