ECM vereinfacht die Prozesse

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SCHWERPUnKT MODERNES OuTPuT-MANAgEMENT
Trotz Rechtswirrwarr: Digitale Signatur neu denken!
Einfach weiter signieren?
Erst wurde eine Vereinfachung beschlossen, dann der Beschluss wieder gekippt: Vorläufig
gibt es keine gesetzlich abgesegnete Erleichterung bei elektronisch versandten Rechnungen.
Auf der sicheren Seite ist nur, wer signiert wie bisher: nur dann besteht Rechtssicherheit
für den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger.
In dem aktuellen politischen Verwirrspiel
um die digitale Signatur geht
leicht unter, dass sie einen hohen Nutzen
besitzt und eigentlich viel besser
ist als ihr Ruf.
Rückblick
Anfang Juni 2011 wurde mit dem StVereinfG
ein Bündel von Gesetzesänderungen
vom Bundestag beschlossen, das
u. a. auch den Wegfall der strengen Signaturpflicht
für elektronische Rechnungen
enthielt. Nun hat der Bundesrat
das Gesetz am 8. Juli 2011
wider Erwarten gekippt. Vorläufig
bleibt alles beim Alten.
Zwar wurden die Vereinfachungen
für den elektronischen Rechnungsversand
laut Presseberichten
offensichtlich nicht beanstandet,
sondern eher andere Bestandteile
des Gesetzes. Ob diese Vereinfachungen
jedoch nach der erneuten
Überarbeitung unangetastet bleiben,
ist bis jetzt noch nicht klar.
Als sicher gilt jedoch: Auf den
„Nachweis über Echtheit der Herkunft
und Unversehrtheit des Inhalts“
elektronischer Rechnungen, der durch
den Einsatz des Signaturverfahrens
quasi automatisch mitgeliefert wurde,
wird der Gesetzgeber auch in der neuen
Fassung nicht verzichten. Der Nachweis
wird weiterhin zu führen sein. Im jetzt
gekippten StVereinfG wurde er in die
Verantwortung des Unternehmens verlagert:
Betroffene entscheiden selbst,
wie sie den Nachweis erbringen wollen.
MIDRANGE MAgAZIN · 11/2011
Was echt und unversehrt bedeutet, entscheidet
im Zweifel die Finanzbehörde.
Was sicher ist – und was nicht
Wie immer das neue StVereinfG aussehen
und wann immer es Rechtsgültigkeit
erlangen wird – wer bisher qualifiziert
digital signiert hat, ist heute
und in Zukunft auf der sicheren Seite.
Frühstarter müssen zurückrudern:
Wer in der Hoffnung auf das geplante
Signatur-Zertifikat für E-Mail-Nachrichten
Inkrafttreten des StVereinfG bereits
seit dem 1. Juli 2011 unsignierte elektronische
Rechnungen verschickt hat,
kann sich (und seine Kunden) in Teufels
Küche bringen. Und wer elektronische
Rechnungen „einfach so“ einsetzt,
ohne die Vorschriften zu beachten,
ist schon dort.
Durch ihren vom Gesetzgeber verordneten
Pflichteinsatz bei der elektronischen
Rechnungsstellung hat
die qualifizierte digitale Signatur ein
Negativimage abbekommen, das sie
nicht verdient. Faktisch ist sie das mit
Abstand sicherste technische Verfahren
gegen Manipulationen auf Dokumenten
ebene.
Digitale Signatur überdenken –
warum?
Gewissenhafte Unternehmen führen
sie daher in ihrem Tool-Repertoire.
Wer aus steuerlichen Gründen
oder durch Compliance-Vorgaben
100-prozentige Dokumentensicherheit
gewährleisten muss, kommt
nicht an ihr vorbei. Als einziges
Standardverfahren bietet sie Sicherheit
für Dokumente in allen Phasen
der Prozesskette – vom Generieren
über die Versendung bis hin zur revisionssicheren
Ablage im digitalen
Archiv. Viele Unternehmen signieren
daher konsequent neben Rechnungen
alle wichtigen Geschäftsdokumente
– wie Angebote, Bestätigungen,
Gutschriften, Kontoauszüge,
Mahnungen etc. Ein weiterer
Nutzen: Auch in der neuen Ausgestaltung
des StVereinfG wird der Gesetzgeber
auf dem Nachweis der „Echtheit
der Herkunft und der Unversehrtheit
des Inhalts“ bei Rechnungen bestehen.
Die qualifizierte elektronische Signatur
liefert ihn praktisch mit.
johannes Förster ó
Toolmaker Advanced Efficiency gmbH
www.toolmaker.de