Prozessorientierte Sicht - Midrange Magazin

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10 MIDRANGE AKTuELL Geschäftsrelevante vorgänge, die in Fax- oder E-Mail-Form vorliegen, müssen digital, unveränderbar und dauerhaft archiviert werden. MIDRANGE MAgAZIN · 01/2009 FRAgE DES MONATS Aufklärung tut Not Gesetzliche Richtlinien zu erfüllen, hat für klassische deutsche Unternehmen eine lange Tradition und ist somit nichts Neues. Gewissenhaftigkeit, Sorgfalt und Ordnung sind Tugenden, die seit jeher mit den Deutschen verbunden werden. Dies spiegelt sich schon in den zum Teil seit Jahrzehnten geltenden Gesetzen wieder – nicht nur was die vom Finanzamt vorgegebenen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten betrifft, sondern auch deren Befolgung und Überprüfung. Große verunsicherung Große Verunsicherung herrscht jedoch bezüglich der Aufbewahrungspflicht von E-Mails. Diese wird sicherlich auch dadurch noch verstärkt, dass sich die Unternehmen zunehmend mit branchenspezifischen rechtlichen Regelungen auseinandersetzen müssen. ? DIE FRAGE Beispielsweise werden in Deutschland heute Standards nachgefragt, die aus den USA kommen. Auch eingesetzte IT-Systeme unterliegen dort strengsten Regularien. Alle ausländischen Firmen, die den US-Markt adressieren, beziehungsweise US-Töchter, sind davon betroffen. Ein Beispiel ist die FDA- Konformität einer Organisation und damit auch ihrer IT-Systeme. Die Food and Drug Administration (FDA) kontrolliert zum Schutz der US-Verbraucher Herstellung, Lagerung und Verkauf von Produkten der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie. Ebenfalls an Bedeutung gewinnt der Standard 5015.2-STD – Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications des Department of Defense (DoD) vom Juni 2002. Der DoD-Standard definiert die von Records-Management- Sind diese Dokumente in Ihrem Unternehmen entsprechend der gesetzlichen vorgaben abrufbar? DAS ERGEBNIS 49 % ja 51 % nein 3.500 Teilnehmer haben abgestimmt Anwendungen (RMA) einzuhaltenden grundlegenden Leistungsanforderungen. Sie müssen erfüllt werden, bevor das amerikanische Verteidigungsministerium beziehungsweise eine ihm unterstellte Behörde die betreffende Anwendung kaufen und implementieren darf. Strenge vorschriften – nicht für alle Das Einhalten der strengen Vorschriften ist nicht gleichermaßen für alle Branchen Pflicht. In vielen Fällen profitieren Unternehmen aber von dem Nachweis der sicheren und nicht manipulierbaren Aufbewahrung ihrer geschäftsrelevanten Unterlagen inklusive E-Mails sowie der einfachen Nachvollziehbarkeit ihrer Geschäftsprozesse. Doch bevor es soweit ist, gilt es, Aufklärungsarbeit zu leisten. ó
Emrah Turudu, iStockphoto.com KOMMENTAR KOMMENTATOR ZUM UNTERNEhMEN IhRE MEINUNG, BITTE! Jürgen Biffar DocuWare-Vorstand juergen.biffar@ docuware.com 2009 Kolpingstraße 26 86916 Kaufering Tel. +49 8191 9649-0 www.midrange.de DocuWare AG Die 1988 gegründete DocuWare Ag ist heute in über 70 Ländern mit circa 7.500 Installationen und mehr als 100.000 Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare-Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort – mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten. Das Produkt DocuWare vereint unabhängig von Format und Quelle beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Die Software stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. Prozesse lassen sich in jedem unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern. DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. www.docuware.com Unsere aktuelle Frage des Monats: Im internationen Warenwirtschaftsverkehr sind eine Vielzahl von zollrechtlichen Bestimmungen zu beachten. vertrauen Sie bei der Abwicklung der Anforderungen auf einen externen Dienstleister? In der jeweiligen Frage des Monats erfassen wir aktuelle Trends und Strömungen des IT-Marktes und fragen zum einen die Leser des +++ Monday Morning Tickers +++ und zum anderen auf unserer Homepage nach Ihrer Meinung: Û www.midrange.de Beteiligen Sie sich und stimmen Sie ab. Die Abstimmung geschieht anonym und ohne jede weitere Befragung o. ä. Wir freuen uns ebenfalls über Kommentare zur aktuellen Frage des Monats, die Sie direkt nach Ihrem Voting eingeben können. Für Ideen für kommende Fragen kontaktieren Sie uns einfach per eMail: Û redaktion@midrange.de www.midrange.de Das Team vom ITP VERLAG wünscht Ihnen ein gutes und erfolgreiches neues Jahr ! Michaela Koller Renate Müller Thomas Seibold Klaus-Dieter Jägle Tanja Maršal Brigitte Wildmann 11 01/2009 · MIDRANGE MAgAZIN Brigitte Nelson
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